如何判定投标文件(如何审查投标文件)

项目投标是项目售前阶段最后一个环节,也是最重要的环节,只有做好项目投标工作,才能为项目售前工作画上一个完美的句号,从而拿到客户的合同。整个投标过程可以细分为多个内容,包括招标文件的获取、招标分析、标书撰写、述标,而其中标书撰写是工作量最大、最繁琐的部分,一份完整的标书一般多达数百页,往往需要团队分工协作、共同完成。

由于标书涉及的内容非常多,涉及商务标、技术标两大部分,包含企业资质、项目规划、技术方案、实施方案、项目案例等内容,以及技术偏离表、承诺函、委托书等一系列附件,所以在撰写过程中需要对标书进行全面的审核,包括主体内容、敏感信息、进度计划等。由于笔者在实际工作中主要负责技术标的整理,所以本次主要针对技术标审查进行说明,总结标书审查工作的内容和注意事项。

总体说明

投标工作的开始是要有招标文件,一般是由企业根据需要进行发布,提供给有资质的企业。文件内容涉及招标企业的招标要求、业务需要、投标规范等,取得了客户的招标文件,投标单位才能进行投标工作。

1.工作流程

投标工作总体流程,如下图所示:

如何判定投标文件(如何审查投标文件)(1)

1.招标企业发布招标文件,要求符合条件的企业进行投标,或者投标企业主动进行申请;

2.投标企业获得招标文件,根据招标要求进行清标,整理相关的投标要求;

3.根据投标要求撰写招标文件,包含技术标和商务标;

4.整理技术偏离表,并根据偏离要求对标书内容进行适配和完善;

5.根据招标文件要求整理投标资料,包括商务标、技术标以及偏离表、资质文件等附件,并根据要求进行装订、提交;

6.开标、述标、评标。

2.清标工作

首先进行的是清标工作,清标工作主要是基于招标文件进行梳理,梳理招标文件中的企业资质、业务需要、业务要求、技术要求、产品要求、实施要求、评分项等内容,并将相关内容整理到Excel中,一般包含以下列:

1.序号:从1开始的顺序号;

2.招标文件条目号:包含一级分组、二级分组、三级分组等子列;

3.招标要求:招标文件的内容描述;

4.备注:对招标要求的其他说明,如问题澄清。

3.投标文件

投标文件是整个投标过程中最重要、最复杂的内容,一份完整的投标文件一般都有数百页,内容包含商务标、技术标、技术偏离表以及资质文件、证明文件、承诺函等附件,往往需要团队成员共同完成。

对于技术标而言,内容至少需要包含:企业介绍、项目介绍、需要说明、技术说明、产品介绍、实施方案、售后服务、相关案例等内容,一般会根据招标文件的要求进行增加。

由于投标文件是投标工作的主体,所以在撰写过程中要梳理好大纲和逻辑,同时也要和招标文件的要求进行有效匹配、对应,所以一方面需要保证撰写标书时主要内容的完备,要尽量涵盖招标文件中的技术要求,另一方面就是要严格进行标书审查,对于遗漏、不匹配的内容进行二次完善。

4.内容审查

审查标书是标书撰写过程中极为重要的一环,审查工作一定要由专业人员进行,如技术标的审查人员要具备项目实施经验,对于业务、产品、实施有明确的了解,能够及时发现标书中存在的问题,并进行内容修复完善。一般标书审查内容主要有:清标文档、标书内容、技术偏离等,保证标书的内容可以和招标要求有效对应,文档内容、逻辑不存在错误和缺失。

标书审查

一般标书的审查人员也是标书撰写团队的一员,但是需要对标书进行整体把控,对业务的理解、产品的了解要足够充分,能够根据项目需要,制定并审核项目的实施计划。

1.清标审查

首先是对清标文件的审查,在审查时需要对招标文件进行整体分析,充分了解招标文件的内容以及客户的业务需要、技术要求、产品要求等。在分析招标文件的过程中,对应审核清标文件的内容,检查清标内容是否存在遗漏、偏差,以及内容不明确的情况,及时完善或联系客户进行问题澄清。

2.大纲审查

对于标书的审查,首先需要审查文档大纲,确定大纲是否全面,是否充分覆盖客户的需要和相关技术要点,可以参考如下大纲结构:

1.项目总体概述

1)项目背景:客户介绍,项目诞生的背景说明;

2)建设目标:项目建设需要达到的目标或实现的效果;

3)建设内容:具体的项目建设内容;

2.项目总体方案

1)项目需求分析:分析客户的业务现状与业务需求梳理;

2)总体架构思路:项目解决方案的总架构规划;

3)产品架构设计:整体架构、技术架构、功能架构、集成架构、部署架构、安全架构等;

3.技术解决方案

1)具体建设内容:建设内容的详细描述;

2)集成建设范围:业务集成、数据集成、集成接口等;

3)建设技术要求:技术能力要求,如技术支撑、系统通信、安全监控等;

4)服务标准规范:标准规范的制定,如接口标准、数据标准、集成标准等;

4.平台产品介绍

1)XXX平台总体介绍:项目涉及的各产品的总体说明;

2)XXX平台功能清单:产品的功能详细说明;

3)XXX平台技术特性:产品的技术特性,如安全、集成、接口等;

5.项目实施方案

1)项目实施原则:实施的总体原则,实施落地的保证;

2)项目组织管理:实施管理组织,双方的领导团队;

3)项目进度计划:具体计划,里程碑,实施周期等;

4)项目实施团队:实施团队的安排以及介绍;

5)项目部署方案:项目的部署架构,以及软硬件环境要求,部署和备份方案等;

6)项目测试方案:项目的测试计划以及测试内容;

7)质量管理方案:项目质量管理的方式以及质量保证措施;

8)风险管控方案:风险预案,风险管控,风险规避;

9)项目验收方案:验收策略,交付材料,验收时间、计划。

6.售后服务方案:后续培训、技术支持、售后技术团队;

7.方案特点说明:方案的特点说明;

8.典型案例分析:相关技术案例。

对于标书而言,具体内容一般会到4级标题甚至5级标题,3级以下标题需要根据实际内容进行确定,标书内容要和招标文件契合,如果招标文件有比较明确的内容结构,可以直接复用招标文件的子级标题。

3.内容审查

内容上主要是审查标书内容是否全面覆盖招标要求,这里就需要使用清标文件,基于梳理的要求对标书内容进行考察,如果存在缺失的内容要进行补充(反馈标书撰写人进行内容完善)。

> > > > 需求分析

对标书中的需求分析进行审查,考察需求分析的内容是否符合客户实际业务,包括业务系统的情况,系统集成的情况,系统使用情况以及具体的业务逻辑。在实际撰写标书的过程中,除了要对招标文件提出的需求进行明确外,还需要考察是否有未在招标文件中体现的需求,这种属于隐含的需求,这就要求标书的审查人,具备对业务的了解以及业务的敏感性,具备一定的项目实施经验,知道实际项目可能存在的相关问题。如在招标文件中提出了数据分析的需求,那么对于数据汇聚过程中的主数据处理、业务单据集成的需求是需要进行明确的,如果有必要需要在标书中进行说明。

> > > > 产品方案

产品方案主要是对内的产品方案描述,这部分内容一般情况下不太容易出现问题,但是需要注意以下几点:

1.产品方案的内容介绍要从客户角度出发,从客户可以理解的业务角度进行介绍,而不单单是内部的产品介绍;

2.在进行产品介绍时,要注意内容尽量贴合招标要求,尽量让产品介绍符合招标文件提出的要求;

3.切忌不要大幅度直接照搬招标文件,即使产品功能一样,但是也要和招标文件有所区别,避免影响客户的第一印象。

> > > > 敏感信息

由于标书的内容较多,特别是技术部分,很多内容是各个项目可以通用的,所以在撰写标书时,经常会复用其他标书中写过的内容,但这种直接复用很容易造成一些敏感信息的问题,所以审查标书敏感信息的检查至关重要,主要需要检查以下内容:

1.客户名称:这一点至关重要,如果客户名称出现问题,可能直接造成废标;

2.产品名称:在标书撰写时,系统名称有时会根据客户招标要求进行调整,要注意产品名称统一,避免客户误解;

3.伙伴信息:在投标时对于和伙伴合作的项目,如果涉及到伙伴的信息(名称、产品等),要注意进行调整和处理;

4.文档截图:无论是客户、产品还是伙伴,文字的内容都能通过全局搜索进行替换,但是如果是截图就会无法检索,所以必须人工检查,如截图中的客户名称、产品名称、客户业务系统、业务流程等都需要仔细检查核对。

4.内容完善

审查标书除了审查外,还需要进行内容的完善,特别是如果之前的内容是由非技术人员或者经验不足的人员完成的,审查人在审查标书时还需要对标书进行完善,如:

1.对客户业务的理解,对业务需求的分析;

2.对产品功能、产品架构、产品特性等比较强的技术方面的内容;

3.对客户的招标要求涵盖不到位,或者描述不够清晰准确,容易造成客户误解和无法理解的;

4.实施相关内容不够全面和到位。

> > > > 业务理解

审查标书中对于业务理解的相关内容,如对客户的实际业务逻辑理解不到位,或者对客户的需求有认知偏差,都容易造成标书内容无法有效、全面覆盖客户的需求,从而出现标书内容不全面而评标失分的结果。

如客户在招标中提出了“单环境、级联环境方案”,如果不仔细理解确认,容易理解成产品的单机部署、集群部署。但是客户的想法是开发环境、测试环境、生产环境之间的部署方案和联动方式,如果不对这些内容进行明确和完善,很容易出现遗漏。

> > > > 方案架构

在撰写标书时首先要进行总体的说明,如背景、目标、内容等,之后才是对于方案的介绍,而方案介绍首先需要介绍总体的规划,要借助系列架构图进行说明,一般会包含以下几点内容:

1.整体架构:对于整个项目的产品、集成、数据、业务规划;

2.技术架构:项目方案中涉及的技术规划,如云平台、容器化、大数据等;

3.功能架构:项目涉及的各个产品功能说明,包括主要的功能模块以及模块之间的关联;

4.集成架构:各个产品的集成方案,包括应用集成、数据集成、统一认证等;

5.部署架构:整体的部署方案,软硬件环境、部署方式(单机/集群/云平台等)、访问方式等;

6.安全架构:数据安全至关重要,整套方案涉及的安全控制策略。

> > > > 功能覆盖

功能方面的审查主要是审查产品功能介绍是否全面、准确,是否符合客户的实际需求,以及对于招标要求中提出的一些定制化、业务性等需要,平台是否实现,实现过程需要哪些前置条件以及后续维护、扩展的方式等。

一个标准化产品往往是很难满足不同客户的所有需求的,所以往往会存在一些定制化需要,主要考虑的是客户的定制化需要是否能通过产品配置实现,如果能通过配置直接或间接地实现,需要提出明确地解决方案,因为定制化需求往往会成为客户评标过程中的重点。

> > > > 项目计划

一般情况下客户在提出招标需求时,都会有一个大致的时间要求,要求的多长的时间内完成,试运行、验收的时间节点,并且在项目实施阶段也会制定清晰明确的WBS分解。因此在进行投标时也一定要在标书中体现时间节点,并且保证时间节点和客户要求是一致的

在制定计划时要明确项目周期,如整体时间、项目人数等,同时制定里程碑节点,如开始节点、蓝图节点、上线节点、验收节点等,并且规划出每个节点内所需要完成的大致工作,保证客户在评审标书时能够充分了解项目的实施流程

偏离梳理

标书审查完成后需要完成技术偏离表,技术偏离表主要是针对招标文件中提出的技术进行明确。明确产品是否可以满足招标要求,如果不满足是否可以扩展开发或者提出明确地解决方案,所以技术偏离表也是标书中非常重要的一部分。

技术偏离表的梳理一般是以清标工作整理的Excel为基础,按照招标文件中技术偏离表的格式要求进行调整,通常情况下,技术偏离表包含以下几项:

1.序号

2.招标文件条目号

3.招标要求

4.是否偏离

5.投标对应

6.备注说明

1.招标对应

招标对应主要是对应招标文件的条目号和具体要求,一般在清标工作时就会梳理相关的内容,同时在审查标书时最先审查的也是这部分内容,所以一般直接复用清标文件即可,但在整理技术偏离表时对于一些商务层面的需要,如供方资质、案例要求等可以不放在技术偏离中的,可以在商务标中进行明确。

2.投标对应

投标对应主要基于招标要求,在标书中对应的功能实现位置。投标对应可以分为两种写法,一种是只写标书中对应的条目号,如“5.1.2.集成标准规范”;另一种是写清具体的实现内容同时写清标书中对应的条目号,如“建立统一的开发标准,实现服务开发、管理、运维、测试标准……,参见投标文件“5.1.2.集成标准规范”。在实际工作中根据需要采用不同的方式,但需要注意:

1.切忌在撰写实现方式时直接照搬招标要求的内容;

2.功能实现要和招标要求高度适配,避免出现较大的偏差,如果有必要对标书内容进行调整。

3.内容完善

在整理技术偏离表的同时,要注意进行标书应对,对于投标文件中没有涵盖的内容,进行投标文件的二次完善,如招标文件中明确提出的要求,标书中没有明确给出实现方案,或者只给出部分实现方案,一定要进行标书的二次完善,已符合招标要求,如确实无法完全满足,也要说明需要二次开发的工作。

在进行二次标书完善时,应尽可能在已有的标题下进行内容完善,尽量减少标题的扩展,如果必须进行标题扩展,也尽量在同一级的最后添加标题,并且添加标题后,一定要对技术偏离表中的投标对应进行二次检查,以避免技术偏离表和标书不对应。

其他内容

投标工作是一项系统的工作,往往需要一个团队协作完成,并且需要技术、商务、实施等不同的人员参与,才能把标书撰写得尽量完善、全面。并且在标书撰写的过程中,也需要有其他的辅助工作,如和客户沟通进行问题确认,以及商务层面的交互等。

1.问题澄清

主要是对招标文件的问题进行澄清,客户的招标文件是由客户方提供,由于甲乙双方的立场、定位、理解的不同,对于招标文件中的内容可能存在理解歧义,所以前期的清标工作非常重要,在清标时除了梳理技术要求,也要梳理招标文件中不清晰的内容,并且向客户方提出澄清要求,明确要求的具体内容,避免因理解不同造成标书的内容出现偏差,从而影响最后的评标

2.商务沟通

商务层面主要是由销售人员和客户进行沟通,构建好客户关系,及时了解客户对于项目的想法,是否有变化,对于时间、产品、方案等方面一些隐含的需求,业务上一些比较具体的内容,这样有利于在标书撰写过程中,使标书内容更加贴合客户的实际业务需求,加强客户的认同感,提高投标成功的概率。

3.述标准备

在标书完成后就要进行投标准备了,主要是根据客户开标的具体要求准备述标PPT和产品演示,在准备时要明确述标、演示的时间要求,避免时间过短或超出时间范围。

述标PPT需要基于标书的实际内容进行概括,要和标书以及客户需求高度契合,并且能体现出标书的重点内容,产品、方案的优势特点等。产品演示主要是基于项目中涉及的产品功能进行演示,演示时注意要尽量结合实际业务场景,从业务出发演示产品的功能实现,要尽量涵盖招标文件中要求的技术点。

分析总结

最近参与了几次标书的撰写与审查工作,所以对工作中的内容进行了总结。梳理审查标书过程中发现的一些问题和注意事项,通此篇文章分享标书撰写的要点,为后续标书撰写与审查提供借鉴。

1.工作总结

通过参与多次的标书撰写,对于标书撰写、审查的过程有了更加清晰地了解,对于不同的产品方案在实际项目中的实现也有了更多地认识。通过分析客户的招标文件,了解客户的实际业务,对于公司产品、业务的支撑以及后续产品的升级完善也有了更多地认知,同时对于后续参与开发和实施工作带来帮助。

2.能力要求

从标书审查人的角度来说,对于个人能力的要求会更高。首先是要求对于产品和方案有充分地了解,了解在实际项目中该如何进行实施,了解产品的各个功能和实际业务需求的结合方式,之后才能在标书中很好的和招标要求进行对应,已满足各种应用场景。同时审查人也需要一定的文档能力,对于文档的结构逻辑,文字的语言组织有一定的要求,保证标书内容的完整性、连续性,让客户更加了解标书内容。

3.个人总结

通过最近几个标书的撰写,对于个人来说帮助还是比较大的,不仅是在产品、方案的理解还有文档撰写方面的提升。通过审标书、写标书的过程,不断分析理解客户的业务,对于公司产品与业务的结合,对于后续项目中产品与业务的有效融合有了更深的理解。

在标书审查的过程中也发现一些问题,如标书审查的不细心,出现敏感信息没有及时处理等问题,在后续的工作中需要加强,审查内容要细心,考察内容全面,避免遗漏。要继续加强对实际业务的理解,分析业务、理解业务,将业务需求与项目经验结合,才能不断提升个人能力。

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