提升工作效率技巧的书（为什么工作总是做不完）

#非哥2022年荐书#第203本，天天都读书，一天读一本。

一本书，每人根据自己的需求，能够摘录若干条对自己有用的知识点，就叫作读书。读书并不是非得全盘吸引一本书的内容，也不是要记住多少。读书是本着实用主义，解决现实问题，为用而学，学了就用。知识的内化和应用，是一个螺旋式重复的过程。是以多读同类书，可以反复强化记忆。

读书不求甚解，只观大意，辑录精要，薄为己用，并以飨有需要者。

书名：《为什么工作总是做不完：从低效变高效的42个秘诀》

作者：日/吉田幸弘（企业经营管理与人才培养顾问，日本顶级沟通培训师。）

点评：从低效变高效，首先要有“改变”的意识，再有“改变”的行动。所谓“变则通，通则灵”，不变，只能维持原有结果。改变靠方法，将方法运用熟练，形成习惯，则变从中出。

1、工作时间长不等于工作进展快。要提升工作表现，必须尽可能缩短工作时间，高效利用时间。

2、1天只有24小时，这是无人可以改变的客观事实。因此，必须让有限的时间发挥出最大作用，充分体现价值。我们必须提高效率，优先处理集中时间才能完成的工作，其他业务则可以利用碎片化时间处理。高效人士确保集中的工作时间，优先处理首要任务。

3、高效人士起点即加速，低效人士终点才冲刺。集中力量用于“起点加速”，将大大缩短工作周期。

4、将大项目拆分为多个子项目，心理学上将其称为组块破解。大项目来了，首先是将其拆分为小的子项目，并制作日程表，然后逐项一一解决。

5、人们往往容易有这种想法:未来一定会比现在好。未来的自己一定会比现在的自己更加能干。其实，这种想法不过是种错觉。

6、工作进展的最大阻碍之一：迟迟不行动。

7、高效人士有意识休息， 低效人士选择不休息。等到感觉疲惫之后才休息的方式，反而给工作进度造成阻碍。因为，持续高强度长时间的工作，大脑就会进入疲惫状态。如果不采取合理方式让大脑休息，工作的专注力就会持续下降，工作效率自然随之变低。从整体效率而言，持续工作直到疲劳才休息，这样一天的工作效率会比平时更低。不是等到疲惫后才休息，而是在感觉疲劳前就安排休息，这正是提高效率的关键。切记，休息时间停止任何思考，让大脑放空。

8、人的优缺点是互为表里的整体，需要辩证地看待。(缺点)某人想到哪里说到哪里(说话不经过大脑)→(优点)思维活跃。(缺点)某人过于保守，害怕接受新事物挑战→(优点)行事谨慎。(缺点)沉默寡言→(优点)善于倾听。同一件事，当我们转变观察角度，会得出不同的结论。这种有意识地将缺点转换为优点的行为，在心理学上被称为:认知重构。

9、美国人赫伯特・W.海因里希提出一个著名法则:海因里希安全法则——通常一个重大事故背后，可能会发生29件轻度事故，还会有300件潜藏隐患。

10、高效人士及时汇报，低效人士即时汇报。及时汇报工作的标准，并不是只追求“速度”。高效人士，通常在搜集整理好部分信息之后，尽快向上司汇报。工作遭遇困难，及时搜集信息，确认并分析，再向上司汇报。如此一来，上级就能边整理信息，边分析解决方案。这样，不仅能快速作出行动决策，同时还能避免作出错误决定的风险。

11、高效人士行动中完善计划，低效人士完善计划后行动。在开展新业务时，我们必须清楚:许多问题，只有在具体实施后才会出现。在行动过程中逐步完善，是提高计划准确性的不二法则。美国陆军名将乔治·fk·巴顿曾说：明天再完美的计划，也抵不上今天将就可以实施的计划。

12、高效人士注重精准反复核对，低效人士追求速度急于求成。向前辈请教，如何避免工作中出现失误，前辈告诉我他的经验是:检查两次。出现失误就意味着重新返工，反而浪费更多时间。（1）按照清单正反序各确认一次这种方法是餐饮业常用的方法。对账单的时候，第一次算以从前往后的顺序计算，验算核对则从后往前计算。进行第二次确认时，放弃重复使用与第一次相同的方式，调整改变为不同方式，更有利于检查到失误。（2）错开每次确认的时间段与地点。每次，我在做书稿的校正(重新审阅)时，会分两次进行确认核对。一次时间安排在白天，第二次则安排在傍晚。在校正中，常常出现这样的情况:原本白天根本没发现的问题，第二次晚上核对的时候就检查到了。如果两次核对是连续进行，中间没有合理的时间间隔，那么第二次检查发现问题的概率就很小。因此，要确保检查确认分两次进行，并在两次之间预留出合理的时间间隔，这样的话，发现失误的概率将大幅度提高。而且，在休息之后，能够恢复精力以全新的面貌重新投入，更有助于发现工作中的疏漏。此外，推荐更换第二次检查确认的办公地点。当工作地点更换后，视野也会随之发生变化，工作专注力得以提升，检查确认准确率也会提高。

13、有不少人，出于节约时间的考虑，一接到任务就立刻开始执行。但是，效果却适得其反。未经过仔细思考，就无法明确行动目标。高效人士将工作时间分为两类:思考时间、行动时间。思考时间，就是思考所制作文件的整体结构框架、流程等的时间;行动时间，就是开始电脑前开始输入、制作幻灯片等的时间。记住:首先确保足够时间思考，构思好工作指南，最后才进行文档输入的工作。

14、职场上，速度非常重要。无论工作如何努力，不能按时完成任务就没有任何收获。

15、低效人士大多思维较为固化，往往认为工作方法、劳动方式等都必须遵循一套固定模式。遇到事情，他们脑海中就会出现“理应如此”的概念，根深蒂固。你所认为的“理应如此”的事，对方眼中则可能是“毫无必要”。所谓“理应如此”的观念，其实不过是个人的思维定式。凡事都按思维定式思考的人，面对他人的行为往往缺乏耐心，会质疑他人为何不按照自己的要求做事，并且还会因此耿耿于怀，进而影响到自己工作的专注力。与之相反的是，高效人士往往是抱有“未尝不可”的态度。所谓“未尝不可”，也就是“或许可以试试看”。比如说，不用非要赶在上级或公司前辈前到达集合地点，而是稍微宽松一点，只要在集合时间前5分钟到位就没问题。日常生活中，用“未尝不可”的思维看待他人，个人的焦虑就会减少，自身也能专心专注于工作。

16、向对方传递相关信息的时候，需要遵循一个重要法则:KISS法则。Keep it Short and Simple. KISS就是这句英文中四个单词的首字母组合。商务文书中最重要的要求:短时间内简明扼要总结信息。人们通常喜欢简洁明了的说明。简短的语言提炼出的信息，更容易给对方留下深刻印象。我们看看下面的例子。●一张幻灯片只列出一项信息。●传达的内容浓缩为三页。●幻灯片的底色保持一致。●商品说明提炼为一句话。●资料内容过多时，在幻灯片开始的摘要部分将其浓缩为两页进行说明。●尽可能用简短的语句表达。●去掉主语谓语以名字结句。●版面留出足够的空白。●零碎的信息做好总结。●每张幻灯片插入图表不超过一张。●曲线图中的重点部分字体加粗。●运用矩阵图或矢量图。●精简信息。

17、高效人士力求优势最大化，低效人士希望能面面俱到。

18、“ECRS”，是一种帮助提高工作效率的优化策略。Eliminate(清理)、Combine(统筹)、Rearrange(替换)、Simplify(提炼/精简)，通过以上四个切入点，构建工作效率的优化策略。四个切入点，首要的就是第一个清理任务E(不需要做的事情不做)，因为这是优化效果最明显的策略，然后依次是C、R、S。例如:每天1小时的例行会议。●E(清理)——废除这一例行会议。●C(统筹)——统一为每月1次例行会议。●R(替换)——采用视频会议方式参加。●S(精简)——会议时间控制在30分钟。

19、总结工作经验的时候，可以使用便捷的“YWT”方法。通过Y(已完成的工作)、W(工作中的发现)、T(下一步的工作)这三方面做工作总结，方便以后随时做一个工作回顾。（1）.Y列出已完成的工作。一一列出实际已经完成的工作。（2）.W列出工作中的发现。已经完成的工作(Y)中，列出工作中的发现(W)。这是寻找工作中需要学习和观察的环节。无论是总结成功的经验，还是分析失败的原因，领悟和心得都尽可能毫无遗漏地记录下来。（3）.T列出下一步的工作。根据（1）和（2）的内容，列出下一步的工作。如果以后遇到同类型的工作该如何处理，将想法构思写出来。专科学校的入学说明会，每个月举行1次，将其作为示例演示一下。（1）.Y列出已完成的工作●迄今为止已经给咨询的600封邮件做出回复并发送了明信片。●说明会开始时间是下午6点30分，会议地址安排在新宿。●整个说明会45分钟，体验实习60分钟，现场答疑15分钟，总计用时120分钟。（2）.W列出工作中的发现●安排的2名工作人员，跟踪调查30名参会人员难度较大。●有好几个人说明会迟到了。●有5名参会者在问卷调查中提出会场不好找的问题。●有10人以上工作地在中央区和千代田区。●现场答疑时间超时10分钟。（3）.T列出下一步的工作●加强客户跟踪调查，当参加人数达到30人时，安排3名工作人员而不是2名。●参加人数限定为10名，安排2名工作人员进行细致周到的调查。●整体说明会限定在30分钟，现场答疑安排在30分钟。●会议开始时间安排在7点，地址安排在方便出入的饭田桥。●探讨定期给客户发送邮件杂志的相关内容。通过回顾以上YWT三项，T(下一步的工作)在PDCA中，创建P(计划)的时候将会起到重要的启发作用。最终结果，原本所需的工作周期必然因此而大幅度缩减。

20、想要向对方传递信息，但内容表达比较困难时，可以使用DESC法则。D(Describe，描述)——描述目前的状况。E(Explain，说明)——说明自己的心情。S(Specify，建议)——提出希望对方协助解决的方案。C(Choose，选择)——当对方表达同意或反对时，事先列出选项，考虑下一步怎么做。举例：D——原本由4个人承担的工作，如今变成了只有两个人承担。E——每晚加班到很晚，为赶在期限前提交，时间紧张。身体承受能力也达到极限。S——是否可以增派人手帮忙。C——(征得同意后)希望这个月内能安排好人手。如果以上建议遭到反对，还有备选。单位工作日下午5点前安排下来的报价表任务，要求在两天后的中午12点前提交并发送，时间紧迫。这个月内，是否可以调整一下，将提交时间延长一天，时间宽限到3个工作日?

21、“为什么我连这件工作都完成不好?”“我居然会犯这种错误，做人简直太失败了!”当工作中出现失误后，以这样的方式不断自责，只会进一步陷入负面情绪的旋涡中。重要的是需要明白:事情没做好，并非“人本身”的问题，而是“行为”存在问题。在进行自我剖析时，需要将“自己这个人”和“自己的行为”区分对待。改正自己行为中不足、不好的部分，下一次采取恰当的行为处理就行了。

22、美国心理学家戈登・霍华德・鲍威尔，通过实验发现了“情绪一致效应”的心理现象。所谓情绪一致效应，意思是人往往会搜集与情绪相符的信息。例如，那些认为自己毫无疑问会取得成功的项目，就会非常高兴投入其中，并且会倾向于搜集一些有助于工作成功开展的信息。相反，如果担心项目会失败，害怕下期预算达不了标，整个人就会处于不安情绪之中，此时就更容易去关注那些不利的负面信息。这就是“情绪一致效应”。这种现象，和每个人的思维习惯是密切相关的。换言之，就是如果习惯做什么事认定“会成功”，就会只关注那些促成成功的信息;如果习惯性担心“可能会失败”的话，关注点就会更多放在那些会导致失败的信息上。消极还是积极，思维习惯的倾向性，决定了对于影响我们行为的信息关注点。

23、高效人士规律性减压，低效人士累积性减压。每当感觉压力变大，影响工作状态，高效人士就会及时想办法释放压力，而不会任由压力堆积。

24、不要期待一次到位、一蹴而就。如果总是急于求成，就会很容易出现混乱不堪、半途而废的情况。

一本书，看完后，是根本记不住的，因此，需要进行摘录做笔记。一本书，看完后，成果就是几条或几十条摘要。将书看完，就是所谓的读薄的过程，就是抓重点的过程，看后的摘要成果，再行反复记忆和实践。

所以，我看书，求速度，快速看完。看快看慢，其实最终的收获都差不多。看书，就是按己所需，抓取书中重点。记忆本就是靠不住的，看得慢，也并不代表就记得多，第二天仍然是一半多都要忘记的。何况，记忆本就不属于看书这一步骤。

这种快速摘取要点的读书法，我称之为“淘金读书法”。

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