受控文件更新通知（企业里隐藏在受控文件版本号背后的小秘密）

文件受控， 是质量管理中十分重要的文件管理功能，关于文件受控的概念与含义，在以前的文章中《质量管理中的“受控”的三层含义你理解对了吗？》有比较明确的说明。下面是受控文件管理中常用的英语表达（如果有错误敬请留言更正，谢谢）：

• 受控：CONTROLLED
• 文件受控： Document Control
• 受控文件： Controlled Document
• 受控状态：Under Control
• 发放号：Issue No.
• 版本号： Version

今天专门来谈一谈受控文件，特别是岗位作业指导书（简称为岗位SOP，即Standard Operation Process）的受控版本号里面隐藏的管理小秘密和细节。按照受控文件版本号的管理要求，岗位SOP文件初次建立的时候，版本号应该是A0，代表着初版，如果有效的修订与改动，则版本号会相应的变化为A1、A2等，如果有大的改版，则会定义为B1、B2……C1、C2等等。

受控文件岗位SOP的版本号管理

经常在给企业进行辅导现场调研的过程中，会仔细观察特别是岗位SOP的版本号，如果发现一直都是A0，或者是签发时间已经好几年了还是A1等，那就说明：①、要么是文控人员不懂得版本号一说，只修订了文件没有改变版本号。②、要么就是文件一直就没有修订过。对于一个发展几年乃至于几十年的企业来说，岗位SOP作为受控文件的版本号没有变化，也说明可能企业在生产现场作业改善方面就没有做多少工作，或者是应付做了一些工作，完了就完了，巩固工作就没有扎实落地。

事实上，不论是按照PDCA还是DMAIC还是其他的改善循环，都要求在最后阶段进行标准化巩固化长效化等工作，其中就包含了“修订对应的文件包括岗位SOP等”、“核算经济效益”、“进入下一个循环”等至少三个内容。所以，如果一个企业生产现场的岗位SOP文件版本号变化很少或者没有变化，那就说明：

1. 可能是企业在文件受控管理方面存在需要改进改善的地方；
2. 应付级别的改进和改善工作有进行过，但是过去了就过去了，并没有巩固下来
3. 企业进行了对应的改善工作，并修改了岗位SOP，但是并没有注意到版本号的变化，就更不用说发放号了；
4. 根本就没有进行过任何改善工作，生产管理一直都是按部就班。

你们公司的受控文件特别是岗位SOP文件的版本号管理有以上的嫌疑吗？