怎么用工具提高工作效率（必备思维习惯与工具）

对于工作而言，效率提升永远是挥之不去的的话题，下面分享几点个人工作中十分受用的经验方法和工具，希望对各位有所帮助。

1.在“偷懒”这件事上多加钻研

偷懒是第一生产力。我不是技术或工程人员，但秉持着”实用原则“和“拿来主义”，我从不因为自己不直接从事技术工作，而对各类技术和工具的学习了解抱有排斥心理，对于各类“工具”始终抱有旺盛的了解欲望。学习各类工具技术，并应用到工作中实现流程的优化和处理速度的提升，绝对是一件特别值得“投资”的事。很多优秀工具的功能能高效解决各类问题，同时，各类软件自带的逻辑也能有助于我们梳理工作思路，增进我们对于各类工作场景的理解。

对于碰到的各类工作，特别是相对机械重复的工作，我第一个想的就是，能否优化，是否有更快更偷懒的方法和工具可以使用？这样的思考方式让我储备的“解决方案”得以迅速积累。偷懒并不是降低目标和质量，而是将关注点更多地放在对做事过程的简单化、清晰化、流程化和自动化上。秉持这样的观念，形成的结果会很自然地高效优质，而节省下来的时间，也能很好地用于精力的恢复并投入到更多具有“创造性”的事务上，也就形成了一个高效且创新的良性循环。

我在文末列举了我个人的工具软件清单。硬件方面，我推荐两个：

1.电脑一定要装固态硬盘（SSD）

2.空间足够（个人/公司预算足够）的情况下，尽量双屏工作，十分方便

总之，建议大家培养“解决问题就找工具选工具”的思考和搜索习惯，可以极大地提升工作的灵活度与效率。

2.适当的“侵占性”

麻烦别人是件不好的事吗？并不是。如果你只是普通员工，即使是一个老员工，在未经授权地情况下指挥他人绝对也是一件令人生恶的事。但这绝不意味着所有的事情都要自己扛下来，在分析完一件工作事务的目标和内容后，除了思考“我如何做好”这件事外，也可以在考虑过程中将公司内外的相关方视为资源，考虑他们对于“做好这件事”的作用和价值。如果觉得能有助于达成目标，就应该去尝试申请授权（向领导汇报申请XXX一起来做这件事），或者直接沟通表明目的表示希望得到对方的协助。对方当然有拒绝的权利，但如果能够提供一定的帮助甚至共同承担压力，事后也一定要表达私下或者公开的感谢，是人家的功劳，一分都不要抢。

侵占性与“不要给他人添麻烦”的传统观念是反向的，且特别容易出现在新入职场的人身上。这里并不是说要去压榨他人或者占他人便宜，而是要尽早摆脱请求他人协助时的心理负担，更多地关注与如何解决问题，记着他人的帮助并及时回报。

相应的，如果你是一个领导（无论大小），我见过的凡是高效的领导，“侵占性“绝对是必备特性，只是有人表现得很直接，显得很强势，有人十分客气与贴心，但仍然占用着你的资源。

至于大老板们，不知道大家是否有发现，凡是18点后的加班会议上，他们绝对是精力最充沛，笑容最多的人：)

3.避短不如扬长

我过去一直追求一种较为“完美”的工作状态，如果觉得自己在哪方面表现不佳，就会有很多的焦虑，进而想要精进，做得更好。比如在大学期间，我并不外向，在刚入学时，在公众面前讲话也显得十分拘谨和不自然，但我逼着自己参加辩论赛，甚至是上台唱歌... ...(我唱歌还算一般，但我这辈子都不想再上台唱歌了，哈哈)这些举措确实像一剂猛药，迅速地改变了我的怯场，在工作场合我也十分受益于此。

这种“死磕”精神固然有其积极的意义，在有时间有兴趣的情况下，补短板也具有很大的价值。但是非要把自己一项低于及格线的能力，变成七八十分的水平，并不是性价比很高的行动。在可以选择的情况下，应该优先精进专长，而非补短。一个人在职场上获得嘉奖或者成为领导，更多地还是取决于其优势发挥的程度。短板谁都有，只要别打肿脸充胖子，让短板严重影响到当前的事务，就没有太大的问题。做不来就直说，或者请求他人的协助。所以“避短”强调的是隐藏短板，降低其风险发生的概率，而并不一定要强行发展和改善它。

所以任正非先生对于短板长板的理解对于企业管理是高效成功的： “我的短板，去的你，我不管了。我只把我这块板做长，再去拼别人的长板，拼起来不就是一个高桶了吗？为什么要把自己变成一个完美的人呢？” 在他的各种讲话中，对于个人，他强调每个人拿出自己的“长板”，收起短板，共同拼出华为这个“大桶”；对于企业，他强调华为只做通信行业的管道，做好自己的专长，与其他行业的企业共同创造更大的价值。

4.搜索能力

虽然很多人都知道“多百度，多谷歌”的道理，但是真正碰到问题的时候，却往往没有这个意识，且很难搜到想要的解决方案。我总结起来的原因有两点：

1.对于问题描述的词汇量不够，这个需要在平常多记录多积累。

2.缺乏明确的搜索目标和搜索途径。很多时候只从百度搜索是不够的，还需要从一些特定的网站和搜索引擎入手。（但知道有特殊搜索引擎和优质主题导航网站的人并不多。这个大家在知乎上搜索一下也是一大把。）

总得来说，我们需要明确自己获取信息的目的，知道上哪找，并且善于做减法，不断地精简关注方向，避免信息过载。

以下是我个人的信息获取源，仅供参考供参考

这个界面是谷歌插件infinity

Inoreader上的RSS订阅源

5.工作是会膨胀的

工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。——帕金森定律

面对需要讲究效率的工作事项，一定要为待办事项设定一个完成时间，而不是给自己规划很宽松的时间，过多的时间只会让人放慢节奏以便用掉所有分配的时间。

同时，这句话也可以这样去理解。我们一切提升效率的有效措施，其实都会让我们的时间变得富余。这个时候领导或许会给我们派更多的活，我们就需要进入到下一轮的效率改进过程，所以很多人在发现自己的效率提升后反而更忙了。这在一定的范围下是可行的，能者“多”劳嘛，也能充分体现自己的价值。但是不断地做加法也容易让人疲惫，从长远来看，是不可持续的，一段时间用力过猛的后果，是可能在后续产生“报复性”懈怠的心理。

一旦熟练了就马上揽新活干，这很积极，但并不一定是好的做法。我在刚入职场时经常这样，但当超过自己的承压负荷时，就会出现“失衡”，进而感觉无论生活还是工作都很匆忙，效率显著降低，自己也容易在诸多事项的逼迫下陷入情绪的低潮。主要的原因，在于我们在揽新活的时候，对很多可能发生的”突发“状况难以预测，你现在有两个小时的时间，你就去揽2个小时的活，但也许这项事务会衍生出新的事务，或者生活上的某个突发状况（比如生病、男女朋友关系问题、堵车等）就可以轻易地扰乱节奏。

所以我的做法是适当地转变观念，用效率换空间：

1.把通过效率提升赢得的时间视作对自己的奖励，适当地休息放缓当前的工作节奏。

2.利用赢得的时间，多做总结和分析，做一些自己喜欢做或者想做的工作。

我在这里并不是鼓动采取“老油条”的工作策略，而是提醒大家适当地为自己的工作留有空间（缓冲带），这样可以让我们的高效变得持久。在更好地激励自己的同时，赢得的更多缓冲空间以及应对风险的能力。

这里并不是鼓动采取“老油条”的工作策略，而是提醒大家适当地为自己的工作留有空间（缓冲带），这样可以让我们的高效变得持久。在更好地激励自己的同时，赢得的更多缓冲空间以及应对风险的能力。

6.避免多线程工作

多线程看起来很厉害，像个大忙人一样的日理万机，但其实十分地消耗精力和效率，并影响工作的最终质量。人的大脑并不适用于同时去处理多件事务。这就需要我们建立好自己的待办事项清单（IOS软件推荐Things或者Microsoft To Do，小巧美观精致），一件件去执行。知道这件事并不能从根本上解决可能出现的多线程工作场景，但能够帮助你提前拒绝或者推迟一些可能要做的事，进而减少多线程的可能性和程度。

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附个人工具清单（仅供参考），这些工具极大地提升了我在各类工作场景中的效率，也希望能对你的工作有帮助。

常规工作软件

• PowerPoint
• Word
• Excel
• Project
• Foxmail

数据提取、清洗与分析

• Navicat
• TableauPrep
• Kettle
• Tableau
• Power BI

文件管理、搜索及工作流管理

• Everything
• Listary
• Duplicate Cleaner（文件查重清理）
• Quicker
• Rolan
• Total Commander

时间管理&任务管理

• ManicTime（电脑软件使用时间监控）
• Things（IOS，暂不支持windows）
• ColdTurkey（网站禁用）

桌面分区及系统视觉效果优化

• Satardock Fences 3（桌面自定义分区）
• StartsBack （将工具栏变透明）

文件处理、预览与标签卡插件

• Seer（文件预览工具）
• Clover（文件夹标签栏工具）
• Total Commander（综合文件管理工具）

解压缩

• Bandizip

截图，取色，贴图，文字识别

• Snipaste（截图、贴图、取色码）
• FastStone Capture（截长图）
• 天若OCR

云文件管理

• 坚果云

剪切板管理

• Ditto（存储你复制过的内容，快速调用）

浏览器

• Chrome
• Vimum：键盘功能拓展
• Tampermonkey：脚本管理
• 百度去广告及自定义清爽界面
• 百度云直链下载
• 视频网站去广告及VIP观看
• ...更多待发现
• AutoPagerize：自动翻页
• Screencastify：截屏与录屏
• Infinity：自定义标签页及管理
• SmoothScroll：浏览器滑动更平滑
• Axhub Icons：一键复制Iconfont至Axure
• 印象剪藏（Evernote Web Clipper）：剪藏网页内容
• IE Tab：IE浏览器内核
• LastPass：密码管理
• 流量节省程序：降低流量消耗
• 划词翻译
• inoreader（RSS阅读器）
• Axhub Icons（阿里巴巴素材库直达与Axure调用，Axure素材库直达）

笔记

• 印象笔记（Evernote）
• 幕布
• OneNote
• Notion
• Typora

思维导图&流程图&原型

• Xmind
• ProcessOn（网站）
• Draw.io
• Visio
• Axure

下载

• Eagleget
• 迅雷极速版
• 速盘（百度网盘解除限速）

卸载

• Revo Uninstaller

Office插件

• 方方格子(Excel插件）
• OfficeTab（Office选项卡）
• islide（PPT插件）

屏幕护眼

• f.lux

播放器

• PotPlayer

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