怎么用工具提高工作效率(必备思维习惯与工具)


怎么用工具提高工作效率(必备思维习惯与工具)(1)

对于工作而言,效率提升永远是挥之不去的的话题,下面分享几点个人工作中十分受用的经验方法和工具,希望对各位有所帮助。

1.在“偷懒”这件事上多加钻研

偷懒是第一生产力。我不是技术或工程人员,但秉持着”实用原则“和“拿来主义”,我从不因为自己不直接从事技术工作,而对各类技术和工具的学习了解抱有排斥心理,对于各类“工具”始终抱有旺盛的了解欲望。学习各类工具技术,并应用到工作中实现流程的优化和处理速度的提升,绝对是一件特别值得“投资”的事。很多优秀工具的功能能高效解决各类问题,同时,各类软件自带的逻辑也能有助于我们梳理工作思路,增进我们对于各类工作场景的理解。

对于碰到的各类工作,特别是相对机械重复的工作,我第一个想的就是,能否优化,是否有更快更偷懒的方法和工具可以使用?这样的思考方式让我储备的“解决方案”得以迅速积累。偷懒并不是降低目标和质量,而是将关注点更多地放在对做事过程的简单化、清晰化、流程化和自动化上。秉持这样的观念,形成的结果会很自然地高效优质,而节省下来的时间,也能很好地用于精力的恢复并投入到更多具有“创造性”的事务上,也就形成了一个高效且创新的良性循环。

我在文末列举了我个人的工具软件清单。硬件方面,我推荐两个:

1.电脑一定要装固态硬盘(SSD)

2.空间足够(个人/公司预算足够)的情况下,尽量双屏工作,十分方便

总之,建议大家培养“解决问题就找工具选工具”的思考和搜索习惯,可以极大地提升工作的灵活度与效率。

2.适当的“侵占性”

麻烦别人是件不好的事吗?并不是。如果你只是普通员工,即使是一个老员工,在未经授权地情况下指挥他人绝对也是一件令人生恶的事。但这绝不意味着所有的事情都要自己扛下来,在分析完一件工作事务的目标和内容后,除了思考“我如何做好”这件事外,也可以在考虑过程中将公司内外的相关方视为资源,考虑他们对于“做好这件事”的作用和价值。如果觉得能有助于达成目标,就应该去尝试申请授权(向领导汇报申请XXX一起来做这件事),或者直接沟通表明目的表示希望得到对方的协助。对方当然有拒绝的权利,但如果能够提供一定的帮助甚至共同承担压力,事后也一定要表达私下或者公开的感谢,是人家的功劳,一分都不要抢。

侵占性与“不要给他人添麻烦”的传统观念是反向的,且特别容易出现在新入职场的人身上。这里并不是说要去压榨他人或者占他人便宜,而是要尽早摆脱请求他人协助时的心理负担,更多地关注与如何解决问题,记着他人的帮助并及时回报。

相应的,如果你是一个领导(无论大小),我见过的凡是高效的领导,“侵占性“绝对是必备特性,只是有人表现得很直接,显得很强势,有人十分客气与贴心,但仍然占用着你的资源。

至于大老板们,不知道大家是否有发现,凡是18点后的加班会议上,他们绝对是精力最充沛,笑容最多的人:)

3.避短不如扬长

我过去一直追求一种较为“完美”的工作状态,如果觉得自己在哪方面表现不佳,就会有很多的焦虑,进而想要精进,做得更好。比如在大学期间,我并不外向,在刚入学时,在公众面前讲话也显得十分拘谨和不自然,但我逼着自己参加辩论赛,甚至是上台唱歌... ...(我唱歌还算一般,但我这辈子都不想再上台唱歌了,哈哈)这些举措确实像一剂猛药,迅速地改变了我的怯场,在工作场合我也十分受益于此。

这种“死磕”精神固然有其积极的意义,在有时间有兴趣的情况下,补短板也具有很大的价值。但是非要把自己一项低于及格线的能力,变成七八十分的水平,并不是性价比很高的行动。在可以选择的情况下,应该优先精进专长,而非补短。一个人在职场上获得嘉奖或者成为领导,更多地还是取决于其优势发挥的程度。短板谁都有,只要别打肿脸充胖子,让短板严重影响到当前的事务,就没有太大的问题。做不来就直说,或者请求他人的协助。所以“避短”强调的是隐藏短板,降低其风险发生的概率,而并不一定要强行发展和改善它。

所以任正非先生对于短板长板的理解对于企业管理是高效成功的: “我的短板,去的你,我不管了。我只把我这块板做长,再去拼别人的长板,拼起来不就是一个高桶了吗?为什么要把自己变成一个完美的人呢?” 在他的各种讲话中,对于个人,他强调每个人拿出自己的“长板”,收起短板,共同拼出华为这个“大桶”;对于企业,他强调华为只做通信行业的管道,做好自己的专长,与其他行业的企业共同创造更大的价值。

4.搜索能力

虽然很多人都知道“多百度,多谷歌”的道理,但是真正碰到问题的时候,却往往没有这个意识,且很难搜到想要的解决方案。我总结起来的原因有两点:

1.对于问题描述的词汇量不够,这个需要在平常多记录多积累。

2.缺乏明确的搜索目标和搜索途径。很多时候只从百度搜索是不够的,还需要从一些特定的网站和搜索引擎入手。(但知道有特殊搜索引擎和优质主题导航网站的人并不多。这个大家在知乎上搜索一下也是一大把。)

总得来说,我们需要明确自己获取信息的目的,知道上哪找,并且善于做减法,不断地精简关注方向,避免信息过载。

以下是我个人的信息获取源,仅供参考供参考

怎么用工具提高工作效率(必备思维习惯与工具)(2)

这个界面是谷歌插件infinity


怎么用工具提高工作效率(必备思维习惯与工具)(3)

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5.工作是会膨胀的

工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。——帕金森定律

面对需要讲究效率的工作事项,一定要为待办事项设定一个完成时间,而不是给自己规划很宽松的时间,过多的时间只会让人放慢节奏以便用掉所有分配的时间。

同时,这句话也可以这样去理解。我们一切提升效率的有效措施,其实都会让我们的时间变得富余。这个时候领导或许会给我们派更多的活,我们就需要进入到下一轮的效率改进过程,所以很多人在发现自己的效率提升后反而更忙了。这在一定的范围下是可行的,能者“多”劳嘛,也能充分体现自己的价值。但是不断地做加法也容易让人疲惫,从长远来看,是不可持续的,一段时间用力过猛的后果,是可能在后续产生“报复性”懈怠的心理。

一旦熟练了就马上揽新活干,这很积极,但并不一定是好的做法。我在刚入职场时经常这样,但当超过自己的承压负荷时,就会出现“失衡”,进而感觉无论生活还是工作都很匆忙,效率显著降低,自己也容易在诸多事项的逼迫下陷入情绪的低潮。主要的原因,在于我们在揽新活的时候,对很多可能发生的”突发“状况难以预测,你现在有两个小时的时间,你就去揽2个小时的活,但也许这项事务会衍生出新的事务,或者生活上的某个突发状况(比如生病、男女朋友关系问题、堵车等)就可以轻易地扰乱节奏。

所以我的做法是适当地转变观念,用效率换空间:

1.把通过效率提升赢得的时间视作对自己的奖励,适当地休息放缓当前的工作节奏。

2.利用赢得的时间,多做总结和分析,做一些自己喜欢做或者想做的工作。

我在这里并不是鼓动采取“老油条”的工作策略,而是提醒大家适当地为自己的工作留有空间(缓冲带),这样可以让我们的高效变得持久。在更好地激励自己的同时,赢得的更多缓冲空间以及应对风险的能力。

这里并不是鼓动采取“老油条”的工作策略,而是提醒大家适当地为自己的工作留有空间(缓冲带),这样可以让我们的高效变得持久。在更好地激励自己的同时,赢得的更多缓冲空间以及应对风险的能力。

6.避免多线程工作

多线程看起来很厉害,像个大忙人一样的日理万机,但其实十分地消耗精力和效率,并影响工作的最终质量。人的大脑并不适用于同时去处理多件事务。这就需要我们建立好自己的待办事项清单(IOS软件推荐Things或者Microsoft To Do,小巧美观精致),一件件去执行。知道这件事并不能从根本上解决可能出现的多线程工作场景,但能够帮助你提前拒绝或者推迟一些可能要做的事,进而减少多线程的可能性和程度。


附个人工具清单(仅供参考),这些工具极大地提升了我在各类工作场景中的效率,也希望能对你的工作有帮助。

常规工作软件

  • PowerPoint
  • Word
  • Excel
  • Project
  • Foxmail

数据提取、清洗与分析

  • Navicat
  • TableauPrep
  • Kettle
  • Tableau
  • Power BI

文件管理、搜索及工作流管理

  • Everything
  • Listary
  • Duplicate Cleaner(文件查重清理)
  • Quicker
  • Rolan
  • Total Commander

时间管理&任务管理

  • ManicTime(电脑软件使用时间监控)
  • Things(IOS,暂不支持windows)
  • ColdTurkey(网站禁用)

桌面分区及系统视觉效果优化

  • Satardock Fences 3(桌面自定义分区)
  • StartsBack (将工具栏变透明)

文件处理、预览与标签卡插件

  • Seer(文件预览工具)
  • Clover(文件夹标签栏工具)
  • Total Commander(综合文件管理工具)

解压缩

  • Bandizip

截图,取色,贴图,文字识别

  • Snipaste(截图、贴图、取色码)
  • FastStone Capture(截长图)
  • 天若OCR

云文件管理

  • 坚果云

剪切板管理

  • Ditto(存储你复制过的内容,快速调用)

浏览器

  • Chrome
    • Vimum:键盘功能拓展
    • Tampermonkey:脚本管理
      • 百度去广告及自定义清爽界面
      • 百度云直链下载
      • 视频网站去广告及VIP观看
      • ...更多待发现
    • AutoPagerize:自动翻页
    • Screencastify:截屏与录屏
    • Infinity:自定义标签页及管理
    • SmoothScroll:浏览器滑动更平滑
    • Axhub Icons:一键复制Iconfont至Axure
    • 印象剪藏(Evernote Web Clipper):剪藏网页内容
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    • 流量节省程序:降低流量消耗
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笔记

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  • 幕布
  • OneNote
  • Notion
  • Typora

思维导图&流程图&原型

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  • ProcessOn(网站)
  • Draw.io
  • Visio
  • Axure

下载

  • Eagleget
  • 迅雷极速版
  • 速盘(百度网盘解除限速)

卸载

  • Revo Uninstaller

Office插件

  • 方方格子(Excel插件)
  • OfficeTab(Office选项卡)
  • islide(PPT插件)

屏幕护眼

  • f.lux

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  • PotPlayer
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