word 数据分析排版（这2招小技巧）

“ 小优，把这个文档里边的数据都核算一遍，十五分钟后给我！”领导发来一份大小接近5MB的文件。

时间紧任务重，小优用上洪荒之力，马不停蹄地开始核算环节。

但是，看到数据后，小优却犯了难！

不仅数值大，加、减、乘、除全都轮番上，虽然大部分是简单计算，但……，按计算器怕漏按出错；用Excel软件核算，数据算完还要来回搬，费时费劲真难办！

眼瞅着领导要求的时间就要到，小优在工位上哀嚎：“谁来救救我呀！”

路过的阿羡很直男地用上“感冒就要多喝热水”的语气，轻飘飘来一句：“你直接用Word计算，不就行了！”

“you can you up！”小优没好气地指着她的“烂摊子”挑衅道。

“上就上，今天小爷心情好，教你巧用Word计算！”傲娇阿羡如是说。

下面，我们大家也一起来学学怎么使用Word计算吧！

01

表格外的计算巧用：Word计算器

Word的简单计算，一般可以选择快捷访问Word的【计算器】。

事实上，Word是有自带【计算器】功能的，只是被隐藏起来，这个时候为了提高效率，咱们可以“解除封印”，让它现身！

具体操作方法：

打开Word文档，点击左上角的“倒三角”图标，打开【自定义快速访问工具栏】，选择点击【其他命令】，打开系统设置的页面，找到【快速访问工具栏】，选择“所有命令”，在列表找到自定义功能区里的【计算】，选择【添加】到快速访问工具栏，点击【确定】按钮。

这样【计算器】就出现在我们的快速访问工具栏上了，我们测算一下：选中需要计算的公式，点击【计算器】，然后在公式等号的后面直接粘贴。

Look，成熟的Word君就自己把计算答案给出来啦！Cool！

02

表格内的计算巧用：公式为王

在Word文档里面添加数据表格，不仅能能有更直观地体现数据信息，而且图、表、文有机结合，使得文档的档次提升好几个level。

只是，对于文档里的表格内的较为复杂的计算，很多朋友是选择开多一个Excel，把复制粘贴过去，输入函数公式进行计算，算好后再复制到Word上粘贴。

来回搬换，眼花缭乱，一旦不小心漏了一行，数据全错，十分的麻烦。

这里，咱们就来学习一下，直接在Word表格中用公式数据计算的方法，非常便捷！

具体操作方法：

1. 初阶版：设置公式，自动计算

① 将鼠标光标定位在计算结果的单元格中，在【表格工具栏】选择【布局】里【f x公式】，打开“公式”对话框。

② 这个时候我们可看到，默认自动匹配左侧单元格相加的公式“=SUM(LEFT)”，如果刚好是要计算总和的话，就可以直接设置编号格式。

③ 这里我们要留小数点后2位，编号格式即设置为“#,##0.00”，点击【确定】按钮就可以得出结果！

④如果不是对左侧的单元格数据进行求和，那么，我们可以在【粘贴函数】下拉列表框中选择相应的函数选项，比如，这里选择平均值函数（AVERAGE），并更改公式，点击【确定】按钮。

或者如果要跨单元格计算，可以在公式文本框中直接输入自定义公式。比如，计算不相邻两个单元格的差，输入“= B4-D4”，即可求出“1月和3月的差值”。

小窍门：

公式中的用于指定要计算的单元格区域，比如：以公式“=AVERAGE(LEFT)”为例。

① 当要计算结果的单元格在左面时，“=AVERAGE”括号中显示为“LEFT”。

② 当要计算结果的单元格在右面时，“=AVERAGE”括号中显示为“RIGHT”。

③ 当要计算结果的单元格在上方时，“=AVERAGE”括号中显示为“ABOVE”。

④ 当要计算结果的单元格在下方时，“=AVERAGE”括号中显示为“BRLOW”。

以此类推！另外，PRODUCT（求积）、ABS（绝对值）、COUNT（计数）、MOD（余数）、MAX（最大值）、MIN（最小值）等计算方法与上方相同，如下图所示。

2. 进阶版：公式结果的全自动，填充计算

在“初阶版”的基础上，设置公式进行计算，得出结果后，马上选取其它单元格，按下【F4】键，公式就在新的选中单元格中进行自动填充，计算出结果。

3. 高阶版：巧用“域”代码，随“数”应变

如果需要保持公式跟随数据的变化而变化，那么我们可以用上“域”代码的概念。

将求和结果复制粘贴到下方其它单元格，然后选中这个单元格，按下【F9】键，这样就完成了域的更新，当表格里的数据发生变化的时候，只要选择这些有公式的单元格并且按下【F9】键，这样就能得到最新的结果。

以上就是咱们的超实用的Word计算技巧，是不是觉得打开了世界的新大门。从此以后，再也不用Excel和Word双开了。

所以，赶紧学起来吧！提高工作效率，让领导对你刮目相看。

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