英文邮件格式范文简短(如何写好一封英文商务邮件)
新入职外企,纠结如何拟英文商务邮件?
如何言简意赅又不失礼节?
邮件常用语不会表达?
开头如何称呼?
落款怎么书写?
到底什么才是正确格式……
如果这些问题正在困扰着你
快快收藏下面这份速成攻略吧!
称谓 & 开头
开始撰写一份正式电子邮件的标准方式是使用 "Dear 某人的名字,"。然而,在非正式的电子邮件中,可以使用 "Hello 某人的名字,"或 "Hi 某人的名字," 。
如果需要使用正式的称谓,诸如 Mr.、Mrs.、Dr.,之后必须接某个人的"Last name"或"First name Last name",而不可以接"First name"。
若只称呼他人的First name会给人一种严肃的感觉,但,绝不要只称呼他人的Last name。
商务邮件礼仪
原则:尊重他人时间
在职场交往中要尊重一个人,首先要懂得为他人节省时间。表现在电子邮件方面即为:只把最有价值的信息用最快、最直接的方式提供给需要的人。
邮件显示名设置
正式的商务交流中,如果没有公司统一的邮箱,在使用163/126等免费邮箱(商务交流不建议使用QQ邮箱)时,无论是发工作邮件还是投递简历,都建议将邮箱显示名设置为自己的名字。因为让正式商务邮件接收方猜你的身份是浪费时间的,以真名显示可以减少不必要的误会。
关于主题
发送邮件时需要拟定一个主题,以便让收件人一眼明白你想要表达的内容,当然也便于邮件分类和后续的检索查阅,由此可见主题的重要性。建议:
- 不要空着主题栏或拟定空洞的主题,需要对收件人起到提醒作用;
- 简明扼要,不要把正文写在主题栏中;
- 反应邮件的真实重要性,不要随便使用紧急标识;
- 一封邮件一个主题;
- 注意避免错别字;
- 多次回复邮件时建议修改主题,避免RE:RE:RE:这样的叠加。
关于正文
正文非常关键,基本原则是简明扼要、行文通顺
- 按照自己与收件人的熟络程度、等级关系、对内还是对外,来旋转适当的语气与选词,防止造成误解;
- 用简单易懂的语句把要传达的内容叙述清楚,避免出现晦涩难懂的语句;
- 如果要传达的内容过多,正文最好只做摘要介绍, 单独写文件作为附件进行详细描述;
- 如必要,合理使用序号列表、图示表格,清晰明确。
总结 & 结尾辞
在使用结尾辞之前,可以用下列语言来总结信件内容:
I look forward to...
If you have any questions, please don't hesitate to...
Please let me know if...
That's all for now...
最常见结尾辞的是Sincerely(敬上)、Yours truly(敬上)、Best regards (顺颂安祺)、Regards(祝安好)
其他较少用到的有:Yours faithfully (敬上)、Warm(est) / Kind regards(祝安好)
在极非正式的信件中最后常会用到 Cheers(再见)。
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