你不知道的时间管理小技巧（一文讲透时间管理）

本文较长，将近9000字，道理深刻，宏观及细微均有独特见解，请耐心阅读，终有所获。

时间管理简单理解就是个人如何分配时间。

更精准地说是如何分配人的精力、如何分配人的注意力。

每个人一生的时间是短暂的，每一天的时间都是宝贵的。

因此时间管理这个命题

可以很大，比如如何过好一生？

可以很小，比如怎么高效利用一天的时间？

可以很全面，比如生活和工作如何平衡（work life balance）？

可以很单一，比如今天的工作怎么安排？

因此对时间管理的掌控既要全面又要具体，既有原则又有方法。

时间管理度过一生

时间管理常见的误区是缺乏大局观，只在细处提升。

时间管理之大局观

时间最终都会花在具体的事情上。

时间是有限的，事情是多种多样千奇百怪的。

人的一生只能做一些事情，体验有限的人生，并不能做全部的事情。

因此只能选择最重要的事情。

不同人生

不同于稀松平常的时间管理方法和理论，

我认为时间管理首先是三观(世界观、价值观、人生观)问题。

你怎么理解和看待现实世界？

你用什么来判断一个事情是否有价值？

你想要度过怎样的一生？

不要笑，冷静下来仔细想一想，是否是这样？

不同的世界观、价值观、人生观，对每件事情的价值评判也不同。

有不同的三观，对同一件事情就会有不同的重要性和意义性判断。

最终会做出截然不同的选择。从而将时间花在不同的事情上。

不同方向

将工作视为人生意义的人，时间管理常常聚焦于工作效率、学习成长。

热爱公司的人，时间管理聚焦于为公司创造价值、为公司业务增长努力开拓。

而热爱生活的人，认为热爱公司的人傻透了。

因此时间管理的第一决定人是你自己，你想要什么，就决定了后续的一切。

时间管理需将每日提效和长期规划相结合。

不仅要活在当下将每天过好，还要理想远大每日投入持之以恒，选择一生。

比如早前我的一个朋友告诉我，他的三观让他做出了如下选择，

他决定将时间投入如下认为重要的事情：工作、学习、家人、健康。

而且不能偏废，要全面均衡。

是不是你觉得没意思透了？

不要急，正如我前文所说，这是他的三观决定的他，你完全可以有不同的分类。

无关对错，只关乎个人的渴望。

分类不可偏废，偏废后某一方面很突出，成果很好，另一些方面被牺牲，终将埋下祸根。

因此时间管理第一步应是先分大类而不是陷入局部细节。

随着人生不同阶段获得的不同，诉求的不同以及三观的持续发展，

分类也是一个动态调整的过程来匹配自我的新一阶段的渴望和诉求。

后来我的朋友在经历了互联网的起起伏伏、人来人往、冷酷裁员后，

发现工作并不是他想象的那样：只要努力肯干，就可以一直做下去。

因此重新对分类做出了大调整：工作、创业、家人、健康。

他认为他之前放在非常重要地位的学习其实是为了更好地提升，

让自己更具有职场竞争力，现在直接变成边工作边创业，将知识变现。

对个人项目持续投入，追求能够获取到第二个收入来源，来应对工作的不确定性。

时间管理大局观要求我们 谋长远 分大类。

你永远没有时间做每件事，但你永远都有时间来做对你最重要的事。

比如现实中忙着工作没空恋爱成为剩男剩女，

比如专注手头工作每日忙碌，不学习成长，最后失去竞争力被裁员，

比如把工作当成最重要的事情，整日加班身体出现重大疾病甚至猝死等等。

都是时间管理缺乏大局观的结果。

缺乏大局观后悔来不及

史蒂芬.科维提出的以原则为中心的时间管理方法，指出要事第一（First Things First，FTF），强调根据七个习惯的原则和自己的使命、价值观，来规划自己的人生，根据这些原则决定哪些事情是真正对实现自己的人生意义重大的要事，然后处理要事。

要事第一不能只用于工作，要在工作、家庭、夫妻、亲子、健康、交际等等中选出要事。

但是在实际的工作场景中，不少公司对史蒂芬.科维的方法倍加推崇，进行培训。

但是他们不会告诉你或故意隐藏：要事第一是让你全面规划自己的人生而不仅仅是工作。

他们只是选择性地告诉你或暗示你：工作是第一要事，工作给我们提供衣食住行。

在工作范畴内的很多事情再进一步区分哪是要事，进行要事第一。

你一试这种工作方法很有效，就一直沿用下去了。

方法其实没问题，根源是教方法不教全面才是邪恶。这是一种潜意识洗脑。

有了大局观后，要按照大局观指导找到最重要的事。按年筹划。

时间管理之年度愿望

《汉书·礼乐志》：精健日月，星辰度理，阴阳五行，周而复始。

没有人能一下子规划好一生，一生是一年一年来度过的。我们按照周期来不断前行。

在时间管理的大局观指导下，找到真正重要的事。然后将这些事分成大类。

每年在分好的大类上，提出自己的心愿，定几个要完成的目标，来往自己想要的人生上努力。

年度愿望

比如四个大类：工作、学习、家人、健康，定出具体的目标。

工作类：获得一次晋升、独当一个工作方面

学习类：读完工作领域的3本书，梳理和探究该业务领域的全貌

家人类：全年出游2趟

健康类：控制体重60公斤

这类方法有不同的名字，你一定都有所耳闻或见证过：

年度愿望、年度目标、三只青蛙、绩效KPI指标、OKR关键成果、互联网公司的三大必赢之战、三大战役、关键任务。

无论用哪一种方法和表述，其实都指向了对重大事项的关键结果的渴求。

我喜欢年度愿望这个名字，我们不是公司和企业，我们是独立的个人。

愿望这两个字既表达了人的渴望，又体现了每个人的不同选择，最后又代表了关键的结果。

因此时间管理要做好，第二步就是在时间管理大局观之后，

给每一个重大分类，建立年度愿望。

将时间和精力分配给年度愿望，为之努力，

一年之后，自己心愿达成个七七八八，经年累月，效果必现。

收获

本质上到这一步，时间管理，就是要在重要的事情盘清楚后（整体的事情和长远的事情）。

分配时间之前先理清事情，搞清楚了什么事情才是最重要的。

才不会被后续的鸡零狗碎的繁杂和急急如律令的仓促

乱了阵脚、迷了方向和失了进退，

才不会被居心不良、别有用心的人和公司蒙蔽、欺骗、洗脑和控制。

用年度愿望得出三个最重要的事情。

如果心愿太多，自己就要做出取舍，进行放弃。

总有人想要的太多，最终什么也得不到。

牢记 少即是多，双鸟在林不如一鸟在手。

少即是多

有了年度愿望后，要制定一个相对合理的细分计划。

时间管理之阶段计划

跑完马拉松对运动员来说是一个重要的事情和重大心愿，

但是实现需要分阶段有节奏有里程碑。

马拉松

我们需要将事情分配到不同的时间阶段节点：每季度、每月、每半月、每周、每天

大时间跨度设立里程碑，小时间跨度制定详细计划。最终得出整体计划。

这样就知道了重要的事情什么时间做，投入多少时间做。

成功将重要的事情排入时间分段中。

能够正确地认识和分解要完成的愿望，就完成了一半工作。

当然每个人能力有限和阶段认知也有限，尤其是后续遇到困难达不成，会深深挫败积极性。此处建议量力而行，可以经过计划制定后，发现支撑困难，

可以进一步缩减年度心愿，少做几件。

再次强调：少即是多，积小胜为大胜。

同时在执行过程中，也可以进行动态调整，确保能实现一定的成果。

阶段计划

好了，经历了大局观-年度愿望-阶段计划，是否来到具体执行的环节了呢？

不，要想做好，还需要认识时间管理容易出问题的根源：人与时间的特质。

时间管理之人与时间

同样的计划，为什么有人做成了，有人坚持不下去？这还跟人的特质有关。

人的特质不同，各人的品性也不同。

有人擅长创造、有人耐力持久、有人善筹谋、有人高执行。

但人也有共同之处，这些普适的特质研究，

能让我们有针对性地匹配上特定方法来克服人性或降低人性中不利的一面的影响。

千姿百态的人

人的特质一

人不是机器，人不能每一小时每一分钟都保持同样的专注和效率。

简单地将事情拆分并排时间并不能保证做好。

专注时刻

《黄帝内经》 岐伯曰：春生，夏长，秋收，冬藏，是气之常也，人亦应之，以一日分为四时，朝则为春，日中为夏，日入为秋，夜半为冬。朝则人气始生，病气衰，故旦慧；日中人气长，长则胜邪，故安；夕则人气始衰，邪气始生，故加；夜半人气入脏，邪气独居于身，故甚也。

进入现代社会后，每个人由于长期的工作习惯和生物钟，并不能完全做到黄帝内经中所说的人应四时，但是我们可以根据自身的特点，将人最专注最能聚精会神的大段时间分配给最重要的事情，以求达到最佳效果。

人的特质二

人的大脑切换需要成本和时间。

你不能正在干着一件事情突然切换到另一件事情保持效率不损失。

所以要尽可能少地避免切换。

社会分工

这个特质其实深刻地影响了社会的发展，按照亚当斯密的国富论里的说法，为适应这个特质，促成了社会化大分工的出现，生产效率得以大幅提升。这个特质对做好时间管理同样重要。

人的特质三

人需要被激励，得到激励和正向反馈，能够心情大好，能够如有神助。

人会有挫败感，挫败之后，如果管理不好，会极大地影响后续的做事。

可能心生退却放弃掉了，也可能越挫越勇，屡败屡战。

自我激励

因此要管理好自己的情绪，怀抱必定成功的信心，认定功力必不唐捐。

告诉自己没有退路，只能一往无前。

时间的特质一

时间有时节性。各个时间阶段有最适合这个阶段的事情。

《史记·太史公自序》：夫春生夏长，秋收冬藏，此天道之大经也。弗顺则无以为天下纲纪。

不违农时-时间的时节性

一年之计在于春，事情越早起步越好。

起步越早，相当于遇到问题越早。

容易进行调整和投入更多时间攻关，越能保证年度愿望达成。

同时现代社会到年底了，各个公司都忙着总结，不是一个很好的奋斗季节。

这也符合天道和自然规律。

时间的特质二

时间极易碎片化。

人极易受外部影响，尤其是分工协作越来越重要的今天。

拿工作来说，一个团队之间可能会频繁的沟通。

人可能会被经常打扰打断，一天的时间可能是支离破碎的。

碎片化

但是不同种类和不同长度段的时间能做的事情是不一样的。

因此一定要做好时间与事情的匹配。将事情安排到正确的时间里。

当我们理解了人的特质中不利的一面，理解了时间特质中限制性的一面，

就能面对这些不利因素时，有一个坦然的心态，有一个积极的态度。

从而寻找合适的方法，只争朝夕！

时间管理之只争朝夕

一万年太久，只争朝夕。

每一天都很重要。要好好地安排。

人的特质不同，因此需要我们对更细微的时间和事情的匹配给出安排，

这也是狭义的时间管理，也是大多数文章讲的时间管理范畴。

要用好方法，来克服人的特质中的不利的方面，做到因势利导以及良好习惯养成。

要学会增加时间

挤时间

挤出来的片段时间如果能并入整块时间，增加整块时间的长度，是最好不过了。

金钱换时间

购买别人提供的服务，付出金钱，购买别人的时间，从而延长自己的时间，做更有价值的事情。富豪就是这样做的。

利用别人时间

如果你是管理者，可以安排别人去做事情，学会授权，从而将对自己价值低的事情安排出去，自己只享受最终的结果。事必躬亲的管理者不一定是一个坏管理者，但是一定是个时间贫乏的管理者。作为管理者，我强烈建议一定要培训指导下属，促进下属成长，让他更好地承担工作，能更好地利用他的时间，从而双赢。

占据别人时间

有些工作不要随便接，划清工作界限，将工作往外推，说服别人去承担。但是要管理好自己的声誉，不要留下不积极承担的恶名。

拒绝别人白嫖自己的时间

学会Say No，礼貌而又有勇气地拒绝掉烂活和不属于自己的活。告诉自己并不是帮别人就是好事，有时候帮得越多，反而别人认为你好欺负。

增加时间

要学会节约时间

低调防人找。

在低效的会议上，默默打开电脑，处理自己琐碎的事情。

不要过多地将时间浪费在休闲上，尤其是带有沉迷类的娱乐内容上，尤其是不要在工作群中尬聊。

浪费时间

要学会统筹安排

-用好整块大段时间，做对自己最有价值的事情（注意：最有价值一定是对你最重要，但是最重要不一定对你最有价值，可能仅仅是对别人重要，别人的目标不一定和你的一致）

-集中事情成捆：有共同可复用流程的统一处理。

比如贴发票报销过程中 提交工作流，跑腿送发票，和财税沟通等都是可复用流程。

如果多次捆在一起，相当于这些相同的流程本来要做多次，现在做一次就好了。

比如培训，集中培训一批人而不是被动等待各个人反复来询问。

财税票据文件整理

区分事情的轻重缓急

美国总统艾森豪威尔：我手中的待办事项可分为两个种类，紧急和重要，重要的事情永远不会紧急，紧急的事情不会重要。

各个待办事项可依照“重要/不重要”和“紧急/不紧急”来划分。

因此该方法称为艾森豪威尔表格或决策矩阵，或者数学上的四象限法。

我不建议记这些名词，建议用老祖宗简明扼要的智慧总结，就四个字：轻重缓急

四象限

重要紧急：当然最高优先级，立即行动，不能有卡点。

重要不紧急：要持续关注，持续行动，长期持之以恒。

不重要紧急：日清或委托他人。

不重要不紧急：在认清自我的基础上，要么提升重要性要么减少或杜绝。

最容易被忽略或做错的是重要不紧急和不重要不紧急这两种

重要不紧急，容易失之于不紧急。

因为来日方长，所以很多人的策略慢慢就变成以后再说。

对重要不紧急的事情，落脚点一定要在重要上面。

从长计议，不是以后再说，而是长期规划，坚持执行。

要靠毅力和内心的渴望持之以恒。

俗话说：低头拉车，抬头看路。因为这块是唯一一块促进个人长期思考的地方。

很多人整日忙碌，就是因为每日处理的都是重要紧急，以及不重要紧急的事情，

一定要让自己在这一块慢下来，并思考什么是真正重要的，并坚持去做。

不重要不紧急，容易失之于不重要。

重要不重要，不仅取决于个人判断，而且取决于人生阶段。

每个人的判断可能受自身认知限制，判断错误。

比如有人说人脉最有价值，工作努力一无是处。

每个人的判断可能受外界影响，被人洗脑。

比如工作最大，学习服务于工作。

人生不同阶段，关注点也不同。

这个阶段不重要的事情可能下一个阶段变得极其重要。比如年轻时健康没那么重要

因此不重要不紧急容易失之于固有的不重要判断。

制定短期的合理目标

红果子目标自我激励

红果子

不要定过高的目标，过高的目标达不成后会挫伤积极性或带来阴影，让自己潜意识回避或畏惧，最终不利于坚持。

要去设定需要跳一跳才能够到的红果子目标，最能激励人。

不要满足过低的目标，过低的目标意义不大，不能给自己带来长足进步和深度发展。

追求一定的延迟满足，延迟满足得到满足后，内心会享有极大的喜悦，自我蜕变的深刻感受以及久久不能平静的成就感。

建立预约制

建立预约制，让无序的各种请求和外部打扰被自己的预约制规则捋顺。

从而自己掌控和安排自己的时间段，而不是别人碎片化你的时间。

长此以往，自己最高效的几个时间段，完全用于做对自己最有价值的事情。

而不是在为别人做事情。

会议预约

使用科学的步骤

GTD时间管理五步法（Getting Things Done）

和其他时间管理专家不同，GTD工作法创始人并不把重点放在设置任务的优先级。而是全面收集并追踪工作，通过收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤来有条不紊而高效率地处理个人生活中的所有事情。尤其适合工作繁杂的人士。

为了准确理解，特将英文原文加在中文后：

-搜集/收集(Capture)：

Collect what has your attention.

任务篮子-便利贴

将所有能想到的未完成事情，统统列出来，放入工作篮(其他同等语义的有：列表、工作便签、Backlog、任务池等等)中。

充分利用人收藏的天性，将所有事情全部收拢起来，会有全部尽在掌握的统治感。

确保所有的事情都不会漏掉，解放大脑的记忆负担。

我小时候的老师就经常教导我：好记性不如一个烂笔头，表达了同一个原理。

-Clarify整理：

Process what it means.

将事情分类整理。

分类组织整理

-Organize组织：

Put it where it belongs.

通常将事情组织到四种归类中：

Next Actions下一步行动清单：顾名思义。

Projects专案：需要较多行动。要跟踪并周期性回顾，确保继续下去。

Wait For等待清单：委派他人去做的工作或者需要等外部某个事件触发的工作（比如卡点解决）

Some day未来清单

-Reflect回顾：

Review frequently.

如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。至少以周为周期，定期回顾及检查所有清单，确保即将到来的事情进入你的列表。

-Engage执行：

Simply do

按清单中排好的顺序具体行动起来：从最上面开始，一次处理一项。

两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。

根据所处的地点/环境，时间段进行处理。

其中回顾和执行环节容易被误读和顺序搞反，很多大公司的专业培训人员也会想当然地搞错，认为先执行，再总结复盘，其实是没有理解透彻。

reflelct的英文解释是to think carefully, especially about possibilities and opinions，

也即深思熟虑，尤其是可能性。

因此GTD中回顾环节其实是动态追踪，看下一步做啥。

而不是行动之后的复盘总结。因此回顾在一个循环中，顺序是排在执行之前的，而不是之后。

综合GTD工作法，以及核心思想，我推荐一个工具，微软的OneNote

将事情分为 日清列表、项目1～项目N、任务池

onenote工具做时间管理

所有的事情接到后，都可以直接扔进任务池。对应收集这一步

重大专项，单建一个项目。紧急事项，放入日清列表。对应整理和分类这两步

将事情分解，每周过一遍所有项，每日看一下当天项。对应回顾这一步

行动做事，同时把事情标注为三种颜色。对应行动这一步

事情已完成，标绿，增加成就感。

事情当前做，标黄，警戒色显著地提示自己。对应行动清单。

事情已委托，标蓝，加上委托人到期日，来定期跟进。对应委托清单。

事情未开始，什么颜色也不标，表示待处理。 对应未来清单。

不同的颜色标注是运用前述的轻重缓急原则进行判断。

每周回顾，将可以进行的标黄，将完成的标绿，将已委托的标蓝。

同时将上周已完成的移除或存档。

我的做法是将本周的OneNote工作页复制一个出来，

重命名为新的一周，同时将已完成的删除。

使用优秀的工作方法

番茄工作法

番茄时钟

移动互联网时代，其他人很容易找到你，其他你感兴趣的内容也被推荐给你。

导致做一件事情，容易三心二意，有客观上被各种即时消息打断，

也有自己受不了诱惑刷手机。

最终各种碎片化娱乐和打扰消耗掉大量时间。

番茄工作法，有利于克服人的不良特性，是独处是专注是坚持也是心力。

-定一个固定时间段（比如30分钟，一个番茄），在这个时间段全力以赴，让自己只专注于当前事项。如果个人体质属于容易沉浸投入类型，状态特好，可以将固定时间段更长一些。

-时间段走完后，站起来走一走，休息一个固定时间段（比如10分钟），保持劳逸结合。

然后再开始下一次冲刺。

-统计自己每天能坚持几个番茄钟。

强迫自己切分和腾出来番茄时钟后，能够保持专注。

而专注带来效率大幅提升，专注带来创造性和深度思考。

是最能产生价值的，一定要用好。

这点和互联网公司内比较流行的敏捷是异曲同工之妙，

敏捷让团队专注于当前迭代，全力冲刺（Sprint），

之后让团队有一个休整，再规划新的迭代。

保持良好的工作心态

接受自己包容失败

容忍和接受自己的失败，不能焦虑，不能将自己逼太紧，不然影响成就感。

包容和接受失败

拖延的本质是带有厌恶情绪的自我欺骗。

改变想法，强迫自己立即去做你所拖延的某件事。

根据美国心理学之父威廉.詹姆士对时间行为学的研究，有两种对待时间的态度：

“这件工作必须完成，所以我能拖便尽量拖”

“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。这两种不同的态度会产生巨大的差异。

用长期愿景激励自己：更优秀的自己、更美好的生活、伴侣更大的认同等等。

认同激励

确立底线的逻辑

有些时间一定是要留给自己的

这些时间哪怕什么都不做，强迫自己停下来。

去思考哪些东西是真的非常重要的，而不只是工作。

独处底线

这类的主题通常是 家庭规划、个人规划、个人提升、身体健康等等

筛选自己状态最好、注意力最能集中、精力最充沛、头脑最清醒的时间段，

去匹配最重要的事情。

换用完成优于完美的思维方式

设定期限，优先完成而不是完美，先出成果再完善。

帕金森法则：你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。

完成先于完美

尤其是勾心斗角的职场，完美地完成工作需要大量的时间。

员工和老板之间存在天然不信任和沟通壁垒。

老板通常不会接受长期不出成果，通常能够接受出了阶段成果再逐步优化。

老板也需要用成果往上一级汇报。

完成优于完美是向上管理的有效手段。

不然不光老板不信任质疑你的能力，居心不良的同事也会背后捅你刀子。

应用最佳实践

-用高效的沟通方式，当面沟通效率最高、其次是语音电话说、再次是截图，一图胜千言，最后才是打字和邮件，同时记得标注文字中的重点。越高效越省时间。

高效沟通

-需要依靠决策的事情，尽早推动做，越早做越好，不然所有的沟通可能都是无效的或者是被推翻否决的。

-换位思考、复述对方的要求，进行确认。

-建立模板流程和FAQ，发送给找你问这些问题的人，

从而避免向不同的人，在不同的时间，重复答疑和讲解固有的知识。

-如果有记录时间消耗的习惯，可以统计和分析时间来认清时间花在哪了，从而更好地管理时间。

时间管理之总结

1，要有时间的大局观，知道什么是对自己最重要的，进一步制定年度愿望单，进行重点落地。推导全年计划至月和周。

2，客观认识人的通用特质和自己的独特资质，因势利导。

3，只争朝夕学会增加时间、节约时间、统筹安排时间

4， 区分事情的轻重缓急，制定短期合理目标

使用预约制建立有序的行动队列，使用科学的步骤。

使用优秀的工作方法，保持良好的工作心态

确立底线的思维，应用最佳实践。完成优于完美。

但是一定要这样吗？还有没有其他角度？

时间管理之他山之石

上述分享是基于最大化时间利用来阐述的，但是一定要这样吗

不同的思考方式

一定要占据全部碎片化时间填满自己吗？

人空下来啥也不做真的没有意义吗？

我什么都不想做，只想搞钱，真的是三观不正吗？

忠于公司是品德良好还是silly到家？

真的要完成每一件事情吗？

目标定的跳起来刚刚好，真的不会影响长期主义吗？

每天都是效率最大化，那什么时间思考呢？

完全拒绝打扰，也会遭人非议，声名狼藉在外怎么办？

这些问题深刻地告诉我们，要做好平衡和度。

要找到适合自己的路。

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