excel打印知识和技巧（Excel最常用的七个打印技巧）

大多数Excel用户都需要将表格打印成纸稿，用户在打印表格时会遇到不同的要求。譬如：打印的每张纸稿统一标题行；打印一张表格中的一部分内容；或者表格太大，需要对表格进行缩印等。

本文介绍一些工作中常用的打印技巧，掌握这些打印技巧可以更好的完成工作中的打印任务。

1、打印标题行或标题列

2、临时设置指定打印区域

3、指定打印区域（非临时）并保存设置

4、分页预览调整打印尺寸

5、微调打印大小

6、打印时不显示零值、不显示错误值

7、居中打印

预祝七夕快乐！

小窍门：将屏幕横放或点击图片可放大图片！

▎1 打印标题行或标题列

制作Excel表格时，工作表的第一行或者第一列通常存放各列或各行的字段名称。譬如“工资表”的第一行的字段名称“序号”、“姓名”、“应付工资”等，第一行即为标题行；如果将字段名称放在第一列中，那第一列即为标题列。如果数据量较大，表格过长或者过宽超过一页的时候，打印时只有第一页有标题行或标题列，会影响表格阅读和打印的效果。

图1 工资表

解决方法：

■ 使用Excel打印设置，设置第一行为打印标题行。

（1）调出打印页面设置界面。打开工资表，单击工具栏上的“页面布局”标签，点击“打印标题”，如下图2所示。

图2 调出打印页面设置界面

（2）设置顶端标题行。Excel弹出“页面设置”对话框界面，点击“顶端标题行”右侧的图标，如下图3所示。

图3 设置“顶端标题行”

（3）页面设置对话窗口将缩小为仅剩“顶端标题行”下方的输入框，点击行标：1，选定第1行，可以看到“顶端标题行”下方的输入框内为：=$1:$1，点击“顶端标题行”下方右侧的图标，如下图4所示。

图4 页面设置“顶端标题行”取数

（4）Excel回到“页面设置”对话框界面，“顶端标题行”右方输入框内已完成取数，点击：确定，如下图5所示。

图5 页面设置“顶端标题行”完成取数

至此，打印顶端标题行设置完毕，打印出来的工资表每一页都会出现行标题。

（5）每一页打印标题列的设置，可仿照标题行设置的方法，不同之处是标题列设置“左端标题列”，输入框内取数“$A:$A”,如下图6所示。

图6 左端标题列设置

▎2 临时设置指定打印区域

工作中很多时候不需要打印整张工作表，只需要打印表格中的一部分特定区域，这需要对打印区域进行特别的设置。

沿用上文中工资表案例的数据，要求只打印工资表A列至E列数据。

解决方法：

■ 使用Excel打印设置，设置特定打印区域。

使用Excel打印设置特定打印区域的特点是，Excel不会保存设置的打印区域，以后执行打印任务时还需要重新设置打印区域。如需要Excel保存设置的打印区域，以后执行打印任务时还会打印该设置区域，需使用第2种方法“分页预览”进行打印区域设置。

（1）选定需打印的特定区域单元格A1：E7，如下图7所示。

.

图7 选定需打印的特定区域

（2）单击工具栏上的“文件”标签，从弹出菜单中选择“打印”，点击“打印选定区域”右侧的下拉箭头，从下拉菜单列表中选定“打印选定区域”，最后点击“打印”，如下图8所示。

图8 打印设置打印选定区域

▎3 指定打印区域并保存设置

工作中很多时候不需要打印整张工作表，每次打印时只需要打印表格中的一部分特定区域，这需要Excel能够保存打印设置。

沿用上文中工资表案例的数据，要求：每次打印时只打印工资表A列至E列数据。

解决方法：

■ 使用分页预览，设置特定打印区域。

使用分页预览设置特定打印区域的特点是，Excel将会保存设置的区域，以后执行打印任务时还会打印该设置区域。

（1）进入Excel“分页预览”模式。进入Excel“分页预览”模式的方法有两种。

第一种解决方法：

选定需打印的特定区域单元格A1：E7，点击Excel主界面的状态栏右下角的“分页预览”快捷键，如下图9所示。

图9 “分页预览”快捷键

第二种解决方法：

鼠标选定需打印的特定区域单元格A1：E7，单击工具栏上的“视图”标签，点击“分页预览”，如下图10所示。

图10 工具栏的“分页预览”

（2）Excel进入“分页预览”模式，在选定需打印的特定区域任意位置点击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“设置打印区域”，如下图11所示。

图11 “分页预览”设置打印区域

至此，打印表格中特定区域设置完毕。

（3）如需要打印表格中的不相连单元格区域，可以按住CTRL然后连续选定不相邻的单元格区域，如图12所示，然后进行打印设置，设置方法同上。

图12 按住Ctrl键，选定不相邻单元格区域

（4）如打印特定区域已经设置完成，需要另外添加打印区域。操作方法为：选定需要添加的打印区域，点击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“添加到打印区域”，如下图13所示。

图13 添加打印区域

（5）同样，如打印特定区域已经设置完成，需要移除一部分打印区域。操作方法为：选定需要移除的打印区域，点击鼠标右键，从弹出的菜单中选择“排除在打印区域之外”，如下图14所示。

图14 移除打印区域

▎4 使用分页预览缩放打印大小

工作中经常会遇到工作表中数据过长或过宽，打印超过一页，但超过部分并不多，可能第二页只有几行数据或几列数据。如果不进行处理直接打印，会浪费打印用纸，也影响表格的阅读。这时需要将多出来的少量内容缩印至第一页中。

沿用上文中工资表数据，增加“基本工资”、“补贴”、“出勤天数”3列，如下图15所示。

要求：将打印内容缩印至第1页中。

图15 工资表

解决方法：

■ 使用分页预览，将打印内容缩印至一页中。

（1）点击Excel主界面的状态栏右下角的“分页预览”快捷键，Excel进入“分页预览”模式，M列和N列中间的蓝色虚线为打印页面的分割线，分割线左侧为打印的第1页内容，分隔线右侧为打印的第2页内容，如下图16所示。

图16 工资表“分页预览”显示为2页

（2）鼠标移动至分页预览的页面分割线上，鼠标形状变成左右箭头时，按住鼠标不放，将鼠标往右方拖动至第2页最右侧（O列的右侧），如下图17所示。

图17 拖动分割线

拖动完成后，打印的页数已经从2页缩小为1页，如下图18所示。

图18 打印的页数已经从2页缩小为1页

（3）如需要将打印的页数从1页拆分变成2页，譬如将已经上面缩小为1页的表格从L开始拆分为第2页。

第一种解决方法：

选定需要分页位置左侧的单元格区域L1：L7，点击鼠标右键，从弹出菜单中选择“插入分页符”，如下图19所示。

图19 拆分打印页数-插入分页符

从下图20可以看到，表格已经被分为2页，页面分割线位于L列左侧。

图20 页面分隔线位于L列左侧

第二种解决方法：

插入分页符的另一个方法，单击工具栏上的“页面布局”标签，点击“分隔符”，从下拉菜单中选择“插入分页符”，如下图21所示。

图21 页面布局插入分页符

▎5 打印设置微调打印大小

沿用上文工资表数据，增加“基本工资”、“补贴”、“出勤天数”3列，如图22所示。

要求：将打印内容缩印至第1页中。

图22 工资表

解决方法：

■ 使用Excel打印设置，缩放打印大小。

（1）打开工资表，点击工具栏上的“页面布局”标签，点击“页面设置”功能区右下角的“页面设置”小箭头，如下图23所示。

图23 调出“页面设置”对话框界面

（2）Excel将弹出“页面设置”对话框，选择“页面”标签，“缩放”下方勾选“调整为”复选框，右侧输入框内输入“1页宽”“1页高”，点击“确定”，如下图24所示。

图24 页面设置打印为1页

（3）“页面设置”调整打印大小。

“页面设置”除了合并为一页打印之外，也可以通过调整缩放比例调整打印大小，如下图25所示，设置完成后可以点击“打印预览”查看缩放的效果。

图25 调整打印缩放比例

▎6 打印时不显示零值、打印时不显示错误值

（1）打印时不显示零值

工作表中经常会有单元格出现零值的情况，有些时候为了美观不需打印出零值，可以做如下设置：

■ 选择工具栏“文件”，从弹出的菜单中点击“选项”，进入“Excel选项”对话框界面。

■ 点击“高级”

■ 在右侧设置选项列表中找到“在具有零值的单元格中显示零”选项

■ 取消勾选该选项

■ 然后点击：确定

如下图26所示。

图26 打印不显示零值

（2）打印时不显示错误值

工作表中使用公式或者函数时，有时公式或函数会返回一些错误值的信息，如果将错误信息打印出来会影响报表阅读和表格的美观。要避免将这些错误提示信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置。

■ 单击工具栏上的“页面布局”标签，点击“页面设置”功能区右下角的“页面设置”小箭头，Excel将弹出“页面设置”对话框

■ 选择“工作表”标签

■ 点击“错误单元格打印为(E)”右侧的下拉箭头

■ 从下拉菜单列表中选择“空白”

■ 点击“确定”

如下图27所示。

图27 打印不显示错误值

▎7 居中打印

打印时想让数据居中，无论上下居中，还是左右居中，可以按照下面的方法进行设置。

■ 同样，打开“页面设置”对话框

■ 选择“页边距”标签

■ 置中方式，如需要左右居中勾选“水平”，如需上下居中泽勾选“垂直”

■ 点击“确定”

如下图28所示。

,