如何写好提案（原来有说服力的人都是这样做简报）

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在职场上，能明确有力地向他人表达想法，是一项关键的技能。但我们往往因为其他更紧迫的事情，而忽略要磨练好好简报、提建议的技巧。

当你绞尽脑汁想解释清楚你的点子时，可能已经让其他人对你的能力暗自打折。少了这份信任，将让你的未来发展及成功机会大幅降低。

凯洛学院的行销教授提姆．卡金曾说：“你也许是会议室里最聪明的人，但如果你不能以一场精采的简报表达自己的想法，你一定会倍感挫折，因为会议室里的资深人员更看重那些简报表现佳的员工，即使他们没有好的点子。”他还说：“商业简报不是TED演讲，也不是在婚礼上致词，商业简报是非常独特的场合。”

为此他提出四项准备简报，以及自信表达的建议。

准备工作应该从简报时间敲定后就开始，而且所谓的准备，可能跟你想的不一样。

卡金说：“很多人担心的是上台简报时怎么呼吸换气，以及如何在现场走动。但你在准备时，应该做的是花点时间想想听众是谁，找出明确的建议，与清晰而有逻辑的故事。”他强调特别重要的是资料搜集、简报的布局，并预留足够时间来消化听众的回应。

卡金提到他任职卡夫食品期间，准备一场大型简报的过程。当时，他知道公司需要改变烤肉酱产品的策略。在与团队反覆讨论数周后，他们提出的建议是，减少促销优惠的支出，把经费用于改良产品品质。这些措施将导致初期亏损，但会带来更大的收益，虽然这个策略有些冒险，但还是获得公司支持。

卡金认为当时向公司高层简报时的亮点，并不是简报时声音中所展现的权威，而是“整个简报清楚又有逻辑，我们团队的任何一个人都可以上去讲，我们甚至可以叫实习生上去讲，因为我们的建议就是这么简明有力。”

卡金总是很惊讶看到许多做简报的人，根本不知道要传达给听众什么讯息。“很多人根本还不清楚要讲什么，就开始写讲稿，这是很糟糕的方法，因为到最后你只会念出一堆数据，而非一个叙事流畅又有意义的故事。”

卡金建议做简报的人先抓住主题 - 也就是对该议题的建议，再决定支持论点所需要的重点。找出主题后，简报的结构就变得很简单，只要决定前、中、后段各要放入什么资讯就好。

他认为“我们身处一个充斥大量资讯的世界。我们花很多时间关注资料分析、大数据、及各种美好的想像，但一般人其实无法消化大量的数字。”

卡金建议从公司现况及简短的公司发展历程开始你的简报。“如果听众不太了解你的公司，那么提供一点背景知识，也许对他们会很有用。”

接下来就可以开始讲重点，并以数据佐证每个论点。只要你列出了关键论点，最重要的就是问问自己，这些论点如何和其他论点相呼应，以及如何导向你要提供的建议。“理想的简报是一个具有连贯性及紧密衔接的故事。”

你的每个论点都需要数据支撑，每个数据也需要有主题。

虽然数据是建构合理论述的关键，但你必须审慎选择，越多数据不代表越好。一大堆数据可能模糊简报的流畅度，以及让你的听众不耐烦，左耳进右耳出，转而开始滑手机收发邮件。

卡金认为“我们身处一个充斥大量资讯的世界。我们花很多时间关注资料分析、大数据、及各种美好的想像，但一般人其实无法消化大量的数字。”

与其用光手上所有的资讯，卡金建议将它们精简化，留下最能有力支持论点的数据，并让你转移到简报的下个部分。另外要记得，不是每个数据都可信，从可靠来源所得到的资讯更有可信度。卡金建议：“只使用你了解及信任的数据，因为你不会希望听众质疑你的资讯来源。”

我们都希望自己在说话时，听起来很聪明或是“博学多闻”，让我们的意见显得很可靠，我们的建议很合理。不过，希望别人支持你的看法，应该做的其实恰恰相反！

卡金认为“大家在简报时会做的事，就是试着使用许多艰深的字，让自己看起来很聪明，但事实正好相反。”

研究显示，使用艰深的字眼可能导致整篇文稿变得没必要的复杂。简洁版的文稿才更容易让人了解与消化，也能让作者看起来比使用艰涩字眼的人更有智慧。

卡金说：“越简单的表达，越精简的字汇，越有说服力，这就是所有简报的精髓。如果简报简洁有力又有逻辑，听众便更能理解，进而接受论点、最终同意你的想法。”

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