怎样有效地组织会议：如何组织会议

从事办公室职能类工作的朋友经常会遇到组织会议的工作，怎样组织会议，组织会议有哪些流程和需要注意的细节呢。

一般来说，会议可分为三部分：会前准备、会中准备及会后整理。

一、会议前准备工作

1、发起部门确定会议内容，主要包括会议主题（需要讨论的及预期结果）、会议时间、会议地点、参会人员；

2、突发事件应急预案

会前讨论模拟现场，对突发情况做预案。如人多临时加会等；

3、是否需要宣传（如需宣传，预留时间）；

4、通知参会人员

根据会议需求，提前通知，以便对方安排；

5、会务工作分配

如组织专家评审会：联系在库的专家，邀请对方参加会议。

1）工作分配清晰，提高人员跟踪有效性。

根据专家库，分配给各人员，避免重复沟通。

2）提前统一话术（会议关联信息尽量多掌握，避免对方问一些问题无法回复）、拟好传真、短信等通知模板（一定包含会议时间、地点及联系人，诚挚邀请对方参加）。

3）联系反馈的及时性及信息共享

如电话联系人员和安排食宿人员不同，则需要及时共享信息，并根据会议安排，询问是否有住宿及接送需要，如需食宿要告诉对方如何办理入住及就餐事宜。

4）联系后的整理

对联系后的情况及时进行整理，可以分为几大类：确定来/本人不来，但单位会有人来/有时间就来/发传真后再确定，对未确定的和对方确定下次联系时间，及时跟踪。

6、会议设备调试

提前对会议设备进行调试，如电脑投影是否全屏、话筒及分话筒音量是否正常；

7、桌牌摆放

一定事先确定好位置；

8、资料准备

1）会议资料按桌牌摆放人手一份，根据会议要求，确定是否需要标记及回收；

2）草稿纸、签字笔、饮用水等人手一份，茶水及续水服务间隔时间（可半小时一次）。

二、会议中注意事项

1、专家到场，进行桌牌指引；

2、如某专家参加多个会议，进行会议间的指引；

3、签到表从一侧往另一侧顺序签；

4、如为保密会议，按保密会议执行，开启信号屏蔽，准备手机屏蔽柜；

5、对会议中涉及到公司或岗位的相关反馈进行记录。

三、会议后的整理

1、资料回收：根据发放记录查看是否回收齐全（如有回收）；

2、资料整理：

1）签到表存档纸质与电子版，并附会议介绍；

2）专家信息存档，主要包含单位名称，手机号，专家专业；

3、会议报告：形成会议报告。