英文邮件基础知识大全（如何写一篇专业的英文电邮）

现在好像挺多人吐槽用微信来工作的。我从来觉得微信很不适合用来聊工作（事实上它也不是为工作而设计的）。然而我却很喜欢电邮这个发明，它包容度很大，很适合用它来做很多方面的交流，甚至在没有 MSN 和微信的时代，同事之间用电邮聊天也是常有的事情（我是不是说得有点多……

现在在国内，电邮的功能似乎已经退化为注册账号和收垃圾邮件。但在国外，电邮似乎还是很流行的沟通工具。我平时有听 BBC 的 Podcast，每次听到最后，主持人都说有任何想法，可以发送电邮到 xx@bbc.co.uk，我就翻一下白眼️：什么鬼？谁还发 email？你咋不叫我寄信给你呢？……

对工作而言，我觉得电邮最好用的是它独有的 thread 形式。回复邮件时包含以前邮件的内容，这样可以对整个工作项目的进展有一个全盘的跟踪和了解。

这一点是微信很难做到的（至少我觉得做得不好），而一些团队协作的工具可能在功能上和易用性上能做得更好，但是似乎只适合团队内部使用，一旦涉及到跨公司的交流，它的不足就显示出来。而电邮在这一点上再次显示出它强大的包容性。

用电邮聊天当然是怎么轻松怎么来，但是在正式的工作当中，还是需要遵循一些撰写电邮的规范，体现我们的专业性。

1. 邮件标题

邮件标题要一目了然，使用便于搜索的关键字。一般可以用项目的名称、事件名，可以适当加入时间用以区分。如果是一些来回交流不需要很多，只需要对方回应的，也可以直接写发邮件的目的。

• ✔ Annual Party 2021

✔ Your input about 2021 online banner please

标题不宜过长，或者过于琐碎或笼统，又或者是不同的项目使用相同的标题，更不能不写标题直接发送。这样在后续的交流和搜索中都会造成一定的麻烦。

• ✘ Weekly Meeting

✘ Let's have a meeting to discuss something about our website......

2. 邮件开头

邮件开头要开门见山，直切主题。不需要大谈事件的背景或者来龙去脉，啰啰嗦嗦。最好能把 5个W（What/When/Where/Who/Why）都说清楚。

• Example A: I am writing to confirm…
• Example B: In reply to your email dated Oct 15, we decided…
• Example C: As a follow-up to our phone conversation yesterday, I wanted to get back to you about…

Example D: Please note that…

3. 邮件正文

我认为对于和他人沟通的所有工作内容，都应该遵循“倒金字塔”结构，即最重要的事情放在最开头，最次要的内容摆在最后面。写邮件也是如此。也要遵循 KISS（Keep It Short and Simple）原则，不要洋洋洒洒写一大堆废话还没有进重点。也不要怕对方搞不清来龙去脉而把 Day 1 的事情从头说起。

写邮件的重点，就是要告诉别人你想让对方做什么。不要模棱两可，也不要让对方猜。

Bullet points 可以很好地帮助我们把事情梳理清楚。

必要的截图、示意图或者表格，可以帮助对方迅速地了解你所说的内容。

避免发大于 20M 的附件，很多情况下，文件（例如 PPT，含图片的 Word 等）都是可以被压缩的。

4. 邮件结尾

如果是长邮件，可以总结一下已陈述的内容。最重要的是，在邮件结尾再次告诉对方，需要他/她做什么。

• Example A: To recap, …
• Example B: We would be grateful if you could…
• Example C: Please kindly send us…
• Example D: Looking forward to your…

Example E: May I have your reply by Nov 7?

5. 其他注意事项（通用邮件规则）

• 对于收件人，需要对方反馈的，放在收件人栏；不需要对方反馈的，放在抄送栏。

不要设置“要求对方发送已读响应”。

• 不要使用背景图（信纸），尽量不使用非系统默认字体，或者在同一封邮件中使用多种颜色和字号。
• 对于邮件多次来回讨论同一件事件，应该在已收到的最新邮件的基础上回复，不要随便另起新邮件。
• 如果收件人比较多，可能有人会忽视或不回复。如果你希望每位都给意见，可以最后点明，请 XX （或 All）回复意见。
• 有些是逾期不候的，可以写明（最好 Highlight），请在周三下班前回复（COB），如果没有收到回复，我们将往下走。

如果是会议纪要，最好在当天或次日发出，以免有疏漏

• 如果需要转给别的部门处理，需要看邮件下方过往的信息是否适合公开，可酌情删掉部分信息。