卷内文书目录格式（文书立卷归档）

（一）定义1. 立卷，今天小编就来聊一聊关于卷内文书目录格式?接下来我们就一起去研究一下吧!

卷内文书目录格式

（一）定义

1. 立卷

立卷是指，对已经发出和收到办理完毕并具有查考保存价值的文书，按其形成规律、价值、特点或其他有机联系组成案卷的工作。

2. 归档

归档是指，按照规定将立卷的文书统一移交档案室进行保管，以备查询。

（二）立卷范围

1. 上级来文

上级要求贯彻执行或参照执行的公文。

2. 自制文书

需备考的、反映本单位主要工作过程的重要公文。

3. 下级来文

涉及重要事项的请示和反映下级单位重要工作过程的公文。

4. 平行文

与其他单位相关重要业务联系的公文。

（三）立卷要求

1. 有序保存

针对文件的具体情况，遵循文书的形成规律，保持文书之间的历史联系和有机联系。

2. 正确鉴定文书的价值和保存期限

需长期利用的永久保存 ；需在相当长的时期内利用的长期保存，一般为16 ～ 50 年 ；需短期利用的短期保存，一般在 15 年以内。

3. 便于保管利用

编写目录、卷内文件的页号、卷末考备表，以备查找方便 ；根据卷宗内容分卷装订，填写案卷封面 ；对文书进行加固，防止破损。

（四）立卷方法

1. 按作者立卷

将同一作者（指法定作者）制发的文书归在一起。

2. 按所涉及的问题立卷

将反映同一问题的文书归在一起。

3. 按名称特征立卷

将同一文种的文书归在一起

4. 按时间立卷

将同一时间段制发或收办的文书归在一起。

5. 按地区立卷

将同一区域来文或本单位针对同一地域事物制发的文书归在一起。

6. 按收发文单位立卷

将同一收发文单位的文书归在一起。

（五）程序

1. 编制案卷类目

按本单位文书的形成规律，每年初对本年可能产生和收到的文书预先编制立卷方案，并设定类目。

2. 归卷

依据卷宗类目将应该存档的文书分别归于相应卷宗。归卷可随时进行，也可年末进行。一般是平时进行收集归卷，年末装订归档。

3. 组合卷宗

（1）对归卷文书进行检查。检查要点为 ：应该归卷的文书全不全、有无多余重复、归卷是否正确、文书间的内在联系是否一致等。

（2）排列次序。按一定方法排列卷宗内文书的次序，如时间排列法、重要程度排列法、姓氏笔画排列法等。

（3）拟写卷宗标题。每个卷宗都要拟写一个标题，标题的内容一般为作者、文种名称。

4. 编目定卷

（1）编页号。对一个卷宗的所有文件统一编页号。

（2）编写卷内目录。卷内目录包括每份文书的顺序号、文号（发文字号）、法定作者、文件标题、成文日期及在卷内的起止页码。

（3）编写备考表。由立卷人填写卷内文书变更的有关情况，注明填写日期并签字。

（4）案卷装订。

5. 书写案卷封面和卷脊

（1）封面。包括全宗名称、类目名称、卷宗名称、时间、保管期限、总件数、页数、归档号内容。

（2）卷脊。包括全宗名称、目录号、年号等内容。

6. 归档

（1）将案卷移交档案管理部门。

（2）由档案管理部门填写档号。档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

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