怎么写商务邀请函（书写商务邀请函的5大要点6大结构你都知道吗）

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在工作中与国际客户进行沟通，难免就会遇到书写商务信件的情况。书写商务信件一般会使用比较正式礼貌的商务用语，那么如果书写一封商务邀请函，都需要注意哪些要点呢？今天毛毛就给大家列一列。

Business Invitation Letter也就是商务邀请函的书写，最重要的，是要覆盖五大关键信息：

• Who? 信中要包含邀请人和被邀请人的信息，以及对方是否可以携带宾客等。
• Why? 邀请的目的是什么？是一次商务会面？还是一次公司酒会？亦或周年庆？
• What? 活动中要做些什么？穿些什么？有没有特定的主题和建议？
• Where? 活动的详细地点。
• When? 活动的时间，以及RSVP预约截止时间，以方便主办方得知对方是否应约。

那书写商务邀请函有没有具体的格式或结构呢？

虽然现代社会电子信件常常取代纸质信件，但书写信件的格式依然不离其宗。

而商务邀请函的内容通常包含下面六个部分：

1. Opening 开场白：信件开头决定了整个邀请函的语气和风格。书信的语气应该考虑邀请方和被邀请方的关系，对方可以更加清楚应邀的穿着打扮等细节。
2. Reason 因由：不论是邀请人还是被邀请人都希望彼此有所准备，因此详细告知对方邀请的原因或主题，甚至能够付上日程表都可以帮助对方了解邀请的细节。
3. Details 详情：会面的详情，包含日期、时间、地点、时长、是否提供吃食酒水等，是邀请函中最重要的部分，甚至可以使用加粗等格式强调突出，以方便对方一目了然地查看自己行程是否可行。
4. RSVP 应邀答复：通常邀请函都需要对方应邀的答复，因此，提供一个RSVP的答复方式（例如电话号码或邮件地址）以及RSVP的截止时间，可以使主办方清楚应邀的人数。
5. Closing 结束语：在结束语中，向对方表达你期待对方应邀的心情，也是一种礼貌而友好的态度。
6. Signature 落款：最后的签名落款，最好包含正式的商务签名，包含姓名、职位、公司名称、商务电话、网站及电子邮件等信息。

那有了上面的信件结构，我们在书写时，还应该注意些什么呢？

1. Personalize 个人化信函：邀请函通常是发送给许多人的。但是如果能够包含有针对性地个人化信息，将被邀请人的姓名加在标题和开场白中，可以使信件的打开率大大提升。
2. Simplify 精简语言：邀请函的重点是将关键信息提供给受邀人，而不是华丽的辞藻。因此，要尽量精简信函语言，让对方一目了然。
3. Professionalize 专业语气：不过邀请函书写时的语气应保持既友好又专业的态度，毕竟这是正式的商务沟通信函。
4. Reminder 贴心提醒：电子邮件大部分都有设置提醒的功能，在信件中插入这样一个功能可以方便收信人查看行程。
5. Proofread 发送前检阅：千万不要写完信不检查用语就点击发送。如果一封商务邀请函中包含低级的语法错误，邀请方的专业度会大打折扣。

这里有一封员工大会的邀请函样例，可供参考：

在商务会面中，除了邀请函（多以电子形式发送），我们还能经常见到商务邀请卡Business Invitation Card，通常是为举办一些庆祝活动而特别制作的精美卡片。

与商务邀请函一样，贺卡中也需要包含五大要点：

• Who? 贺卡中要包含邀请人和被邀请人的信息，以及对方是否可以携带宾客等。
• Why? 邀请的目的是什么？是一次商务会面？还是一次公司酒会？亦或周年庆？
• What? 活动中要做些什么？穿些什么？有没有特定的主题和建议？
• Where? 活动的详细地点。
• When? 活动的时间，以及RSVP预约截止时间，以方便主办方得知对方是否应约。

只是贺卡的用语要求更简洁，格式更精美。

好了，今天的分享就到这里了，对你有帮助吗？感谢您关注毛毛讲英语！