职位说明书注意事项（本填写指引教你快速上手写出最接地气的职位说明书）

职位说明书填写指引

感谢您的阅读，本填写指引旨在指导您如何对职位说明书里的各要素进行准确描述，包括如下部分：

第一部分：模版

主要内容包括：职位清单列表、职位说明书模版。

第二部分：职位说明书重点部分填写指引

主要内容包括：职位名称、职位目的、职位职责、工作权限、学历要求、专业要求、工作经验、培训经历、知识要求、能力素质要求。

第三部分：补充说明

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第一部分：模版

1.职位清单列表

表1：职位清单列表（模板）

2.职位说明书模版

表2：职位说明书（模板）

说明：各部门职位说明书的编写者请用提供的《编写模板》文件进行编写，不需要在这里进行填写，这里的模板内容只是起到标识和解释作用。

第二部分：职位说明书重点部分填写指引

职位说明书重点部分填写指引

• 职位名称

职位名称是区分不同职位的主要标志，应该填写职位的全称。一个职位名称就意味着这个职位所需要承担的一系列职责和任务。

• 职位目的

1. 撰写职位目的时要考虑如下方面：

• 这个职位为组织整体目标的完成承担了什么？
• 该职位对组织的独一无二的贡献是什么？
• 到底我们为什么需要这个职位？
• 对一个职位所期望达到“什么”及“如何达到”的简短准确的表述。

2.职位目的撰写指导：

1)可以采用“三段论”的方式：

• 根据什么或在什么限制下依据…
• 所做工作的主要内容
• 所要达到目的

举例：涂装技术岗

职位目的：依据事业部关于产品涂装技术标准和规范等制度要求，负责解决各工厂在产品试制和生产过程中的各种涂装技术制约项目，制定各工厂的涂装技术标准和操作规范，并协助工厂持续开展涂装成本优化改善工作，为产品生产的有效运行提供保障。

说明：用以上“三段论”的标准方式来编写每个职位的设置目的。

• 职位职责

职位职责的描述是职位说明书中最重要，也是最困难的部分。它清晰地界定了每个职位应该做哪些工作，拥有哪些权限，是员工工作的基础指导手册。是否能够准确描述职位职责与权限，是衡量职位说明书质量的一个最重要的指标。

职位职责的描述是否能达到标准，有以下的关键条件：

• 职位说明书的编写人员是否能够清晰地了解该职位到底有哪些工作，拥有哪些权限；
• 职位说明书的编写过程中是否有相应的经验、技巧和统一的要求

为了让编写人员能准确描述职位的职责， 我们将重点从以下几方面进行解释和指导：

1. 职位职责通俗的说就是这个职位应该做哪些事情。

2. 职位说明书作为书面文件，对职位职责的描述有一定形式上的要求。本次职位说明书职责描述部分的标准格式如下，主要包括职责描述和主要任务两部分的信息：

职责表述：

表3：职责表述

3. 基本概念：

1) 职责表述：是对职位所需要完成的工作的概括性描述。一般情况下每个职位的工作都不是单一的，而是复合的。总结众多工作中的某一类具有共同特点的工作，就成为职责。

举例：应用和维护职位说明书体系是人力资源部主任的一项职责。

2) 主要任务：也可理解为工作主要活动，是对上述职责的细分，是比较具体的直接用来指导行动的职责。

举例：“应用和维护职位说明书体系”是人力资源部主任的一项职责，主要任务则可细分为：

• 组织编制各职位的职位说明书；
• 建立职位说明书应用和维护体系，并对员工进行培训和指导；
• 监督检查各职位说明书在招聘、绩效管理、人员调配等方面的应用程度和效果。

4. 职位职责描述的通用格式

1) 职位职责描述应用标准的格式有利于以书面的形式将工作的职责描述出来，并有利于让任职者清晰理解。

2) 职责描述的通用格式：

“表示权限和参与方式的动词” “需要完成的工作或动词所指向的对象” “职责目标”（可选项）

举例：“审核公司年度财务报告，以确保信息披露的真实性”是财务总监的一项重要职责，其中“审核”是表示权限和参与方式的动词，“公司年度财务报告”是“审核”所指向的对象，“确保信息披露的真实性”是责任目标。

举例：涂装技术岗的职位职责和工作任务描述如下

表4：职位职责和工作任务

1. 负责新产品技术攻关，确保产品的功能性、外观效果及可批量生产
2. 主持新材料应用的技术评估，协助制定新材料采购及产品使用标准
3. 组织技术监察，确保技术程序及标准的有效运行

说明：实际描述职位职责时，由于不同职位的职责变化多样、非常复杂，因此在形式上并不完全拘泥于这种形式，但不论如何描述，“表示权限和参与方式的动词”和“需要完成的工作或动词所指向的对象”这两部分是必不可少的。

参照：“表示权限和参与方式”的动词列表：

• 针对制度、方案、计划等文件可以用：草拟、拟订、审核、审定、转呈、提交、下达、备案、存档、提出意见等动词；
• 针对信息、资料可以用：调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理等动词；
• 关于某项工作（上级）可以用：主持、组织、指导、安排、协调、监督、管理、会同、审批、审定、签发、批准、评估等动词；
• 思考行为可以用：研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词；
• 直接行动可以用：组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、解释、提供、协助等动词；
• 上级行为可以用：批准、指导、确立、规划、监督等动词；
• 管理行为可以用：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督等动词；

• 专家行为可以用：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价等动词；
• 下级行为可以用：检查、核对、收集、获得、提交、办理等动词；

3) 职责描述的原则：在实际职位说明书的编制过程中，经常出现职责罗列的现象，将所有职位需要完成的工作杂乱无章地写进职位职责中，往往使任职者产生无从下手的感觉。

说明：通过某种逻辑关系将职责进行有效组织，有利于任职者明确哪些工作是重点，难点，明确不同工作在实现职位工作目标中起到的不同作用，从而更好地安排工作计划、调配资源，为实现工作目标找到更好的突破口与切入点。

以下提出了一些可参考的方法，有利于职位职责的描述。

1.将同一类职责排列在一起并且不同层级的人员职责描述的顺序有所区别。对于管理人员（部门主任、副主任等）把管理职责的描述写在前半部分，业务职责写在后半部分；非管理人员则把业务职责也在前半部分，协助配合管理的职责写在后半部分。

2.职位职责的描述需要按照一定的逻辑进行分类，在对职责分类时可以考虑以下几个方面：

• 按服务对象分；
• 按工作性质分；
• 按流程或者职能模块分；
• 按工作量分

3.紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一个小标题下做概要描述。

说明：临时性或随机性的工作内容不需要描述在工作责任中。

参照：管理人员经常性职责的统一规范

(一)计划和组织性工作：

• 组织xx拟定/制定计划，并组织监督检查计划的实施计划
• 组织xx拟定/制定制度
• 组织xx开展xx活动

(二)控制工作：

• 检查xx工作
• 监督xx工作
• 考核xx/考核xx工作

(三)日常工作：

• 组织召开xx会议
• 审批xx

(四)内部管理工作

• 部门内部计划的制定、分解与实施
• 部门内部人员的管理
• 部门内部规章制度的执行
• 部门内部安全管理
• 部门内部的费用管理
• 部门内部的薪酬分配

• 工作权限

填写本职位所具有的权限，恰当使用“负责、承担、审核、审批、组织”等标准权限表述词汇（参见上文）。

举例：涂装技术岗的工作权限：

1. 涂装流程设定合理性判定权与决定权；
2. 现场涂饰技术的培训具有建议权；
3. 对样品和工厂的色板具有决定权和监督权。

• 学历要求

填写本职位所需要的最低学历要求。

举例：大专以上学历。

• 专业要求

填写本职位所需要的专业背景要求。

举例：家具设计等相关专业。

• 工作经验

填写本职位所需要具备的最低的“工作年限”和“专业工作年限”等工作经验要求；

举例：3年以上工作经验，1年以上家具涂装工作经验。

• 培训经历

填写本职位所需要具备的培训经历要求。

举例：具有涂饰上岗培训经历。

• 知识要求

知识技能是指从事本职位所必须掌握的相关专业理论和实践知识。

注意：需要明确知识技能的要求程度，在每项知识前增加程度的限制词：了解、熟悉、掌握、精通，正确使用“精通×××××知识”的标准模式进行描述；

• “了解”，即能够对所需要的知识有所认识，但这种认识可能是局部或点状地，当谈及这些知识时，能意识到自己知道；
• “熟悉”，即对所需要的知识有系统性地认识，能够找到知识之间的联系,把点状地认识连成线，且可以运用相关知识解决部分实际问题；
• “掌握”，即对所需要的知识有全局性的认识，能在将各个知识点串成线的基础之上，认清整个知识网络，且可以在实际工作中自由运用；
• “精通”，即对所需要的知识能够做到融会贯通，不仅对知识网络有清晰的认识，而且能够将其与其他相关领域的知识相融合，能够在灵活运用知识的同时不断创新。

举例：熟悉财务分析知识；精通薪酬设计知识；掌握绩效考核方法等等

• 能力素质要求

完成本职位工作所需要的能力素质方面的要求，正确使用“具备较强/良好的XX能力”的标准模式进行描述。

举例：具备风险防范能力；具备较强的人际沟通能力；具备组织协调能力等等

第三部分：补充说明

1. 部门职责必须落实和体现在部门的各个职位职责描述中，不能遗漏；
2. 具体某项职责在不同职位的权限必须要清晰；
3. 职位职责描述部分不局限于模板中提供的3项，可以根据实际情况增加或减少；
4. 知识要求描述最多不超过6条，统一描述格式为：精通/掌握/熟悉/了解××××××；
5. 素质能力要求描述最多不超过6条，统一描述格式为：具有优秀/良好的××××××能力；
6. 字体统一采用“宋体，五号”，行距1.5倍。

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感谢您的阅读，如您需要电子版文件，您可关注并私信我获取，谢谢！

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