老板让我每天汇报工作（为什么老板老爱让他做Excel汇报表）

原创： E图表述 转自：excel教程

编按：

哈喽，大家好！在excel中有很多的图表类型，可供小伙伴们选择。大多数小伙伴在制作图表时，都是直接选中数据源，再插入图表，就完工了。而真正的高手，往往会在原本的数据中挖掘出一些新的、有意义的数据，并将其制作为新的图表，方便决策者更好地分析数据，这或许就是我们与高手之间的距离吧！今天，作者E图表述就带着大家一起来了解一下“图表设计”的思路过程，一起来看看吧！

【前言】

很多同学对于图表，都是即喜欢又不知如何下手。说起图表其实就那么几个类型，柱形图、条形图、折线图、饼图、环图、雷达图等等，这些就是图表的基础图形，随着EXCEL版本的提高，在“图表类型”中，又增加了几种高级用法，如树状图、旭日图、直方图、箱型图、瀑布图等等，如今BI这个重量级的软件面世之后，数据的可视化，更是上了一个很大的台阶。

但是即便学会了基础的作图方法，有时在工作中依然感觉“束手无策”，每每看到别人做出的漂亮的图表时，有没有一点失落或者干脆不以为然呢！虽然不断地想追赶，但图表是一个有着太多“个人思维”的模块，当你学会了一个新的创意图表时，又会发现另一个“新奇特”的图表。所以同学你是追不上的，今天作者E图表述就带着大家一起了解一下“图表设计”的思路过程！

【正文】

《制图常规篇》

我们还是从实际工作出发，如果我们有这样的一个数据源，如下：

这个内容对于从事财务工作的同学们，应该不算陌生，这就是“财务三大表”中的《利润表》。我们将它的主要内容提取出来，删掉了计算的部分和没有金额的部分就是现在这个样子了。（模拟数据，只为制作图表使用，不做他用。）

这样的一份数据源，其特点是：在一定的运营周期中，不仅可以反映最终的某项指标数据，还可以显示出为了计算此指标，所涉及的各个组成因素的数据。这样的数据源如果用“图表”来做可视化，作者给出的“图表类型”是“瀑布图”。以EXCEL2016版为例，制作“瀑布图”是相当方便的，制作流程如下：

选中A1:B15单元格区域，在工具栏中选择“插入”——图表——瀑布图，

选择“瀑布图”后，就可以得到下面的图表：

但是因为财务金额数值一般都比较大，如果用这样默认的效果，看上去是相当“凌乱”的，我们需要处理一下数据源的数值，如下：

步骤1：

在C2单元格输入函数：

=--TEXT(B2%%,"#.0")

B2%%是B2的值除以10000的意思，%是除以100，两个百分号就是10000了，这样可以帮我们缩减录入函数的字符，便于检查修改。再以“--”做减负运算，将TEXT函数返回的文本值转换成能被图表识别的数值。

步骤2：

然后，按住CTRL键，复选A1:A15和C1:C15两个区域作为图表的数据源，插入“瀑布图”，得到下图效果：

这样数值是不是就“清爽”了许多，起码我们能“看清”数值了。这里要说一点，“瀑布图”的数据标签是自动添加的，如果不做特殊处理的话，永远保持“正数在上方表示、负数在下方表示”的效果。

步骤3：

《利润表》最终要展示的是“未分配利润”，所以最后一个图形我们需要额外“处理”一下，如下图操作：

步骤4：

更改数据源A列中各项目名称的不规则录入，去掉空格或者缩进，再将图表X轴的标签字号缩小，以便全部显示出来。

最终的结果就是这样的了，没有复杂的配色过程，也没有特殊的排版方式，但效果还是可以的。

《思路发散篇》

既然明白了“瀑布图”的效果是展示“增加、减少、汇总”关系，那么我们是不是也可以把这种思路用在其他的效果展示上呢？以“今年每月销售额”为例。

你的图表是下面的哪一种呢？

如果要对这么“简单的数据源”再进行“数据可视化”方面的“深挖”，作者E图表述认为，应该要从数据源中考虑问题，图表是数据的表现，如果从一份数据中可以衍生出新的、有意义的数据，那么就可以对新的内容做出新的数据展示。

比如：我们想看到每个月的销售额增长情况，可以给数据源加一列辅助列：

C2单元格输入函数=B2-N(B1)，并下拉填充，得到每个月销售额相对于上个月的增长情况。用N函数确定单元格是否为数值，如果是数值，则返回数值；如果不是数值，返回0。因为这个新的数据也是“有增、有减”的情况，那我们还是用“瀑布图”来套一下这个数据，看看是什么效果。（有的时候，图表的创意就是试验出来的）

按住CTRL键，复选A1:A13和C1:C13单元格区域，插入“瀑布图”，如下：

这样是不是就可以看出来每个月的销售额，相对于前一个月的增长情况，决策的时候就可以根据这个图表，清楚知道哪个月的业绩上涨，哪个月的业绩下降，再通过其他因素分析造成业绩下滑的原因，来调整后期的经营方向。

《思路升华篇》

如果用上面的方法添加辅助数据，就可以利用“瀑布图”得到一个新的展示，那我们可以继续发散思维，来做一个“直角折线”的走势图。

步骤1：

在C列中按上图输入“序号”，一会儿我们来解释这个“序号”的原理。

在D2单元格输入函数：

=IFERROR(IF(C2<>C3,OFFSET($B$1,C3,0,1,1) D1,D1),NA())

函数解析：判断对应C列的序号是否和下一行的C列序号相同；如果不相同，利用OFFSET函数确定B1单元格下移的位置，引用对应月份的销售额；如果相同，则返回上一个D列单元格的值。再以IFERROR容错为NA()，NA()返回#N/A，在图表中，这个值将不会被显示。

步骤2：

选中C2:D26单元格区域，工具栏——插入——图表——“带直线和数据标记的散点图”。

这样我们就得到了一个图表，为什么我们要加一个这样的序号，是因为我们用了“散点图”，这个序号，既可以代表月份，也可以作为X轴的坐标值。

步骤3：

选中X轴坐标，设置格式，参数如下：

再选中散点的标记点，设置格式，参数如下：

步骤4：

在E2单元格输入函数=IF(C2<>C3,D2,"")，没有太多的解释，因为我们需要将这个值作为数据标签的显示内容，所以规避了重复内容。

点击标记点（虽然没有标记点的图形，但是我们还是可以选中它），添加“数据标签”；选中“数据标签”，按下面的参数设置格式：

再去掉X轴网格线，改变一下字体，得到下图：

及此，完成。

【编后语】

对于一份数据，我们如果要做“数据可视化”，就一定要深挖数据背后的意义，什么是“数据分析”，不是单纯的加加减减，汇总出来就可以的，“数据是可以说话的”。今天的图表重要想说思路，所以没有配色，那么最后就用“没有配色的图表”，给大家一个展示作为今天的结束吧。

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