怎么用办公软件把数据整理成一行(一个懒人的计算机文件夹整理懒办法)

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怎么用办公软件把数据整理成一行(一个懒人的计算机文件夹整理懒办法)(1)

1.别把时间浪费在整理上

有人提出让我说说电脑里的文件夹该怎么整理比较好,我觉得,整理电脑里的文件夹,其实和家里装修或收拾家务一样,是一件挺私人的事情。一千个人有一千零一种对文件夹分类整理的方法,对于任何一种分类法来说,适合你的才是最好的。

但是,也正如同有些人家里婉约整洁、让人心旷神怡,而有些人家里无处下脚、勉强算得上一个“窝”一样,文件整理的思路和习惯也是有高下之分的。那么,评判的标准是什么?

我觉得,任何分类法的原则必须且只能是:①为了更快地处理手头的文件。②为了更快找到保存过的文件。一切与此原则相悖的分类方法都应舍弃。

我发现,分类和整理文件各种千奇百怪才华横溢的方法,无非可以概括为两种路径:一种是边处理边整理;一种是先处理再整理。

边处理边整理的人是我的偶像,我对他们充满了敬仰之情。这群人有着宗教信仰般的“文件洁癖”和高度自律。

比如,下载文件前,他们会找准拟存放的文件位置,精准地把文件投入到文件夹中;新建文件前,他们会在已经建立的文件分类体系的各个文件夹之间反复流连,犹豫到底要把新建文件放在哪个文件夹里才合适。

边处理边整理似乎有助于保持电脑的整洁状况,似乎逻辑清楚明晰,但其实有致命的问题。

首先,非常非常耽误时间。比如你从邮箱下载一个文档,如果想一次到位的保存,可能要点四五次鼠标才能达到你预设的文件夹位置,还不包括你犹豫的时间,效率实在太低,有时事情火烧眉毛了,还要在文件夹里选来选去,实在是一件讨人嫌的事情,并不适合我这种懒人。

其次,即使你是个耐心超凡的人,无法忍受一丝不洁,提前建好了一个又一个整齐的文件夹,但会存在这样的情况:一项工作没有完成之前,各种文件总是在不停地改动变化、增加减少,你如果要保持文件系统的完整,就要不停地整理你的文件系统,修改调整文件夹,假如你因为偷懒或者太急而一次两次或一小段时间不整理东西,或者把同一项工作的文档一不小心整理到了几个不同的文件夹里去,那么之前和之后做得再好也失去意义了,你会有一堆东西“不知道放哪儿去了”,于是整个系统就彻底崩溃了,要再恢复到原来的秩序就需要花很长时间弥补错误。

所以我提倡的文件处理方式是:永远不要尝试一次性把所有文件归位,永远不要尝试让文件系统随时保持完整和清洁。你要做的是先处理、再整理,先收纳、再整理。

我处理文件的第一步,也是核心思想,是建立一个“收纳区”,把你所有类型、所有格式、所有项目正在处理的文件都先一股脑丢到这个分区,在这里决不再细分文件夹,直到闲得无聊或者文件太多以至于目不暇接的情况下再去整理。

这个“收纳区”可以直接是计算机桌面,也可以在桌面上开辟一个“近期文档”文件夹。这么做的好处在于:

(1)减少你保存整理文件的时间以及可能造成的投放错误,提高了效率。

(2)你不会丢东西了,起码你知道,最近从各种渠道得到的工作文档肯定在“收纳区”里,不会在第二个地方,东西总是在的。反过来说,如果没找到,不是真的删了就是真的没下载过。这能极大排遣了你找不到东西的恐慌感。

(3)易于整理,需要整理的时候,抓着这一个“收纳区”猛攻一番下功夫即可。

这样一来,你就可以摆脱“总是在整理”的巨大工作量和心理压力,不用在“处理”和“整理”两种状态间反复切换,文件来了,随手一丢,然后专心处理,而不考虑整理的问题;有空闲时间了,再专门整理。无论是处理还是整理都能集中精力、专心致志,效率当然会提升。

怎么用办公软件把数据整理成一行(一个懒人的计算机文件夹整理懒办法)(2)

2.把未完成事项、库存文档和参考资料三类文档分开

我之前建议过,最好设置一个文档暂存区、收纳区,把最近正在用的文件都丢进去,先别着急整理。

暂存是为了给整理赢得时间,一段时间之后,暂存区或者说收纳区满了,文件都快漫出桌面的边界了,这时候怎么办?应该如何规划自己的文件系统?

我为大家介绍一种办法,你只需随意动动手,就可以快速清理管理电脑文件。

首先,大家应当把待整理的文件分为三个大类:待处理文件、库存文档和参考资料。

待处理文件

就是最近工作涉及的文件,可能随时会修改变更,也可能随时会有新的议程、讲话、名单等文档进来。这些文件就让它们老实待在“收纳区”好了,晚点再去管它。我一般就把这类文件直接扔在桌面上,讲究一点的,可以在桌面上建一个“近期文档”的文件夹。

文件放在桌面,这样可以随时警告自己,要尽快地处理,留给自己一个清洁的桌面,而且经常会脑子里已经把一个事忘了,看到待处理的文件,一个激灵马上又想起来了。

如果你和我一样把桌面当成收纳区,从实用性和美观程度考虑,桌面尽可能不要放太多快捷方式,同时建议你将最常浏览的一些文件夹的快捷方式发送到桌面。假如你安装了很多软件,那么软件的快捷方式则应使用桌面整理工具管理,比如“Executor”“小Q书桌”“牛牛桌面”“HDshortcutter”,最最常用的软件应固定到任务栏,比如浏览器。

库存文档

这里放的是一段时间以来,已经结项工作的相关文件。开完的会、定稿的文件等,一般来讲这些文件不会再更新了,但又有保存的必要,这些文件就可以集中整理到库存文件库中去。

参考资料

其实也是已经处理完的文件,但是和库存文件不同的是,库存文档打开的概率不大了,为的是不怕一万就怕万一。而参考资料可能还要频繁调用,最好放在专门的文件夹里,免得在库存资料里翻来翻去耽误时间。

比如什么介绍信的模板啦、证明的模板啦、议程的模板啦、通讯录啦、领导基本信息啦、本单位的重要数据统计啦,等等,三五天时不时就要打开,那就放到专门的参考资料库里,要用了就径直奔去。

接下来,三类文件怎么分心里大致有谱了,怎么建文件夹呢?

待处理的好说,前面已经提到,让它们躺在桌面上好了;参考资料也好说,单建个参考资料文件夹,按“基本信息”“数据”“文件模版”等丢进去就好;关键是这个库存文档,占了大头,里面细分要花些心思。我提供几种横向纵向划分思路。

按部门分

比较适合联系工作面比较广的同志。比如某领导在市里分管农业、畜牧、乡镇企业、水利等工作,那么协助这位领导开展工作的办公室同志,电脑里的库存文件也应该按照领导的分管部门划分,农业局相关文件、水利局相关文件,等等,一目了然、互不干扰。

按时间分

比较适合做专项工作的同志。比如某位同志在办公室管文字工作,主要任务就是写稿改稿,那么把稿子按类别分其实意义不大,不如就按照时间线来捋,1月、2月、3月,等等,逻辑也算清楚。

按工作内容分

比较适合工作事项杂,或者是做综合工作的同志。我在综合部门的时候,常常要联络全单位80多个部门,文件夹按部门分那绝对是不可能完成的任务;按月份,也不现实,文件类型杂七杂八,有议程、有讲话、有通讯录,有调研、有大会、有会见,放到一起相当于没整理。这时最好就根据自身分工的实际,按工作的条块来规划文件系统,分为对外联络、大型活动、重要会议、调研活动、来访接待,等等。

怎么用办公软件把数据整理成一行(一个懒人的计算机文件夹整理懒办法)(3)

3.层级太多是在给自己挖坑

很显然,文件系统建立起来后,其实总是处在动态的变化中的。每过一段时间,总会有大量原本在“收纳区”的文件排队被分配到各个文件夹。

当一个子目录中的文件过多时,你就应该继续往下建立子目录,因为,一个文件夹中如果文件超过100个的话,查找会比较费劲,还是得依靠文件检索工具,这样就有违分类的初衷,必须得往下分类。

但分类的细化就意味着层级增多。层级越多,浏览的效率就会越低,所以整个结构最好控制在三级以内。应对的办法就是脑子里应该有根弦,宁愿多增加一些横向的文件夹,也要尽量控制纵向的层级数。

还需注意,越常用的类别文件,对应的文件层级就应该越高,原因很明显,层级高意味着可以更快地访问,你可以选择将目录的层级上调,或者发送这个目录的快捷方式到桌面。

正如设立“收纳区”的原理一样,分类整理是必需的,但分得太细太多绝对不是一件好事,所以我建议任何大目录下建议都建立一个名为“其他”的文件夹,这个文件夹存放两类文件:一是实在不好分类的文件;二是只有一两个文件。不值得再建立新的子目录保存,暂时存放在“其他”里。

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4.习惯才是最重要的

我上面说的都是“想”这个层面的事,但每个人内心都知道,整理的关键其实不在于怎么安排规划,而在于是否能够持之以恒地落实和执行之前设计的规划,想得再好,即使用“中图法”去分类文件夹,做不到也是没用。

我小时候是这方面的典型负面案例。小我有一个很大的书柜,我爸很爱给我买书,书柜里很快都塞满了我自己的书,各种童话大王、各种漫画、各种百科,很快这个书柜就成了家里的卫生死角。

我怀着对图书档案学的朦胧好感,饱含雄心壮志打算把书柜整理成环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的家中典范。

第一步,先把所有书籍统统推到地上,把书架空出来;

第二步,对已有书籍进行分类,文学、科学、教材、工具等十几个门类;

第三步,粗略统计每一门类书籍的大致数量;

第四步,根据书籍门类和数量对书柜进行分区,确定每个格子书籍类别;

第五步,制作一批小纸条,认认真真地在上面写上文学、科学、教材等字眼;

第六步,把小纸条贴在相应的书柜格子上;

第七步,把地上的书按类别上架。

经过这一系列对六七岁的我来说绝对算得上浩大的工程之后,果然一个环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的书柜诞生了。

故事并没有完,现实的残酷在于,大概没过半年,书柜又一次成为家中的卫生死角,这样的浩大工程只能重新来过。很快,小我对这样没有尽头的工作就失去了耐心,书柜的环境从此一蹶不振。

小我的问题在哪?当然不在于文件系统的谋划和分类,他已经做到了他所能达到的最高境界。问题在于,图书存放系统建立后,他没有定期整理的习惯和意识,指望毕其功于一役,那肯定是行不通的,文件系统只能定期走向崩溃。

所以我的建议是,一定要形成自己固定整理文件的周期,这个周期最好不要超过一个月。

比如办公室经常会值夜班,我所在单位大概两周一次夜班,这个夜班就是我自己的整理时间。利用夜深人静的时候,把积攒了两周文件的“收纳区”来一个大扫除,该处理的尽快处理,该删除的果断删除,该归档的按类别归档,目标是恢复一个空空荡荡的“归纳区”。

要强调的是,和纸质文件一样,电子文档也需遵循“断舍离”的原则。对于资料来说,最重要的是了解你存储的资料对你是否有用。如若不能吸收转化为知识能力,资料再多也不能体现其价值,而且会让你的文件过于繁杂,因此定期清理无用文件尤为重要。

比如,我觉得,以下文件果断删除,毫不可惜:已过期,无任何保留价值的文件;重复的文件、模式化的文件;可以从网络上轻易下载到的文件等。

另外,郑重说明,整理并非我的强项,这里介绍的说到底还是我的懒人懒办法,如果你有更为科学、更加独到的文件整理方法或心得,一定要留言告诉大家哈!

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