怎么用办公软件把数据整理成一行（一个懒人的计算机文件夹整理懒办法）

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1．别把时间浪费在整理上

有人提出让我说说电脑里的文件夹该怎么整理比较好，我觉得，整理电脑里的文件夹，其实和家里装修或收拾家务一样，是一件挺私人的事情。一千个人有一千零一种对文件夹分类整理的方法，对于任何一种分类法来说，适合你的才是最好的。

但是，也正如同有些人家里婉约整洁、让人心旷神怡，而有些人家里无处下脚、勉强算得上一个“窝”一样，文件整理的思路和习惯也是有高下之分的。那么，评判的标准是什么？

我觉得，任何分类法的原则必须且只能是：①为了更快地处理手头的文件。②为了更快找到保存过的文件。一切与此原则相悖的分类方法都应舍弃。

我发现，分类和整理文件各种千奇百怪才华横溢的方法，无非可以概括为两种路径：一种是边处理边整理；一种是先处理再整理。

边处理边整理的人是我的偶像，我对他们充满了敬仰之情。这群人有着宗教信仰般的“文件洁癖”和高度自律。

比如，下载文件前，他们会找准拟存放的文件位置，精准地把文件投入到文件夹中；新建文件前，他们会在已经建立的文件分类体系的各个文件夹之间反复流连，犹豫到底要把新建文件放在哪个文件夹里才合适。

边处理边整理似乎有助于保持电脑的整洁状况，似乎逻辑清楚明晰，但其实有致命的问题。

首先，非常非常耽误时间。比如你从邮箱下载一个文档，如果想一次到位的保存，可能要点四五次鼠标才能达到你预设的文件夹位置，还不包括你犹豫的时间，效率实在太低，有时事情火烧眉毛了，还要在文件夹里选来选去，实在是一件讨人嫌的事情，并不适合我这种懒人。

其次，即使你是个耐心超凡的人，无法忍受一丝不洁，提前建好了一个又一个整齐的文件夹，但会存在这样的情况：一项工作没有完成之前，各种文件总是在不停地改动变化、增加减少，你如果要保持文件系统的完整，就要不停地整理你的文件系统，修改调整文件夹，假如你因为偷懒或者太急而一次两次或一小段时间不整理东西，或者把同一项工作的文档一不小心整理到了几个不同的文件夹里去，那么之前和之后做得再好也失去意义了，你会有一堆东西“不知道放哪儿去了”，于是整个系统就彻底崩溃了，要再恢复到原来的秩序就需要花很长时间弥补错误。

所以我提倡的文件处理方式是：永远不要尝试一次性把所有文件归位，永远不要尝试让文件系统随时保持完整和清洁。你要做的是先处理、再整理，先收纳、再整理。

我处理文件的第一步，也是核心思想，是建立一个“收纳区”，把你所有类型、所有格式、所有项目正在处理的文件都先一股脑丢到这个分区，在这里决不再细分文件夹，直到闲得无聊或者文件太多以至于目不暇接的情况下再去整理。

这个“收纳区”可以直接是计算机桌面，也可以在桌面上开辟一个“近期文档”文件夹。这么做的好处在于：

（1）减少你保存整理文件的时间以及可能造成的投放错误，提高了效率。

（2）你不会丢东西了，起码你知道，最近从各种渠道得到的工作文档肯定在“收纳区”里，不会在第二个地方，东西总是在的。反过来说，如果没找到，不是真的删了就是真的没下载过。这能极大排遣了你找不到东西的恐慌感。

（3）易于整理，需要整理的时候，抓着这一个“收纳区”猛攻一番下功夫即可。

这样一来，你就可以摆脱“总是在整理”的巨大工作量和心理压力，不用在“处理”和“整理”两种状态间反复切换，文件来了，随手一丢，然后专心处理，而不考虑整理的问题；有空闲时间了，再专门整理。无论是处理还是整理都能集中精力、专心致志，效率当然会提升。

2．把未完成事项、库存文档和参考资料三类文档分开

我之前建议过，最好设置一个文档暂存区、收纳区，把最近正在用的文件都丢进去，先别着急整理。

暂存是为了给整理赢得时间，一段时间之后，暂存区或者说收纳区满了，文件都快漫出桌面的边界了，这时候怎么办？应该如何规划自己的文件系统？

我为大家介绍一种办法，你只需随意动动手，就可以快速清理管理电脑文件。

首先，大家应当把待整理的文件分为三个大类：待处理文件、库存文档和参考资料。

待处理文件

就是最近工作涉及的文件，可能随时会修改变更，也可能随时会有新的议程、讲话、名单等文档进来。这些文件就让它们老实待在“收纳区”好了，晚点再去管它。我一般就把这类文件直接扔在桌面上，讲究一点的，可以在桌面上建一个“近期文档”的文件夹。

文件放在桌面，这样可以随时警告自己，要尽快地处理，留给自己一个清洁的桌面，而且经常会脑子里已经把一个事忘了，看到待处理的文件，一个激灵马上又想起来了。

如果你和我一样把桌面当成收纳区，从实用性和美观程度考虑，桌面尽可能不要放太多快捷方式，同时建议你将最常浏览的一些文件夹的快捷方式发送到桌面。假如你安装了很多软件，那么软件的快捷方式则应使用桌面整理工具管理，比如“Executor”“小Q书桌”“牛牛桌面”“HDshortcutter”，最最常用的软件应固定到任务栏，比如浏览器。

库存文档

这里放的是一段时间以来，已经结项工作的相关文件。开完的会、定稿的文件等，一般来讲这些文件不会再更新了，但又有保存的必要，这些文件就可以集中整理到库存文件库中去。

参考资料

其实也是已经处理完的文件，但是和库存文件不同的是，库存文档打开的概率不大了，为的是不怕一万就怕万一。而参考资料可能还要频繁调用，最好放在专门的文件夹里，免得在库存资料里翻来翻去耽误时间。

比如什么介绍信的模板啦、证明的模板啦、议程的模板啦、通讯录啦、领导基本信息啦、本单位的重要数据统计啦，等等，三五天时不时就要打开，那就放到专门的参考资料库里，要用了就径直奔去。

接下来，三类文件怎么分心里大致有谱了，怎么建文件夹呢？

待处理的好说，前面已经提到，让它们躺在桌面上好了；参考资料也好说，单建个参考资料文件夹，按“基本信息”“数据”“文件模版”等丢进去就好；关键是这个库存文档，占了大头，里面细分要花些心思。我提供几种横向纵向划分思路。

按部门分

比较适合联系工作面比较广的同志。比如某领导在市里分管农业、畜牧、乡镇企业、水利等工作，那么协助这位领导开展工作的办公室同志，电脑里的库存文件也应该按照领导的分管部门划分，农业局相关文件、水利局相关文件，等等，一目了然、互不干扰。

按时间分

比较适合做专项工作的同志。比如某位同志在办公室管文字工作，主要任务就是写稿改稿，那么把稿子按类别分其实意义不大，不如就按照时间线来捋，1月、2月、3月，等等，逻辑也算清楚。

按工作内容分

比较适合工作事项杂，或者是做综合工作的同志。我在综合部门的时候，常常要联络全单位80多个部门，文件夹按部门分那绝对是不可能完成的任务；按月份，也不现实，文件类型杂七杂八，有议程、有讲话、有通讯录，有调研、有大会、有会见，放到一起相当于没整理。这时最好就根据自身分工的实际，按工作的条块来规划文件系统，分为对外联络、大型活动、重要会议、调研活动、来访接待，等等。

3．层级太多是在给自己挖坑

很显然，文件系统建立起来后，其实总是处在动态的变化中的。每过一段时间，总会有大量原本在“收纳区”的文件排队被分配到各个文件夹。

当一个子目录中的文件过多时，你就应该继续往下建立子目录，因为，一个文件夹中如果文件超过100个的话，查找会比较费劲，还是得依靠文件检索工具，这样就有违分类的初衷，必须得往下分类。

但分类的细化就意味着层级增多。层级越多，浏览的效率就会越低，所以整个结构最好控制在三级以内。应对的办法就是脑子里应该有根弦，宁愿多增加一些横向的文件夹，也要尽量控制纵向的层级数。

还需注意，越常用的类别文件，对应的文件层级就应该越高，原因很明显，层级高意味着可以更快地访问，你可以选择将目录的层级上调，或者发送这个目录的快捷方式到桌面。

正如设立“收纳区”的原理一样，分类整理是必需的，但分得太细太多绝对不是一件好事，所以我建议任何大目录下建议都建立一个名为“其他”的文件夹，这个文件夹存放两类文件：一是实在不好分类的文件；二是只有一两个文件。不值得再建立新的子目录保存，暂时存放在“其他”里。

4．习惯才是最重要的

我上面说的都是“想”这个层面的事，但每个人内心都知道，整理的关键其实不在于怎么安排规划，而在于是否能够持之以恒地落实和执行之前设计的规划，想得再好，即使用“中图法”去分类文件夹，做不到也是没用。

我小时候是这方面的典型负面案例。小我有一个很大的书柜，我爸很爱给我买书，书柜里很快都塞满了我自己的书，各种童话大王、各种漫画、各种百科，很快这个书柜就成了家里的卫生死角。

我怀着对图书档案学的朦胧好感，饱含雄心壮志打算把书柜整理成环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的家中典范。

第一步，先把所有书籍统统推到地上，把书架空出来；

第二步，对已有书籍进行分类，文学、科学、教材、工具等十几个门类；

第三步，粗略统计每一门类书籍的大致数量；

第四步，根据书籍门类和数量对书柜进行分区，确定每个格子书籍类别；

第五步，制作一批小纸条，认认真真地在上面写上文学、科学、教材等字眼；

第六步，把小纸条贴在相应的书柜格子上；

第七步，把地上的书按类别上架。

经过这一系列对六七岁的我来说绝对算得上浩大的工程之后，果然一个环境优美、秩序井然、分类科学、取用便捷的书柜诞生了。

故事并没有完，现实的残酷在于，大概没过半年，书柜又一次成为家中的卫生死角，这样的浩大工程只能重新来过。很快，小我对这样没有尽头的工作就失去了耐心，书柜的环境从此一蹶不振。

小我的问题在哪？当然不在于文件系统的谋划和分类，他已经做到了他所能达到的最高境界。问题在于，图书存放系统建立后，他没有定期整理的习惯和意识，指望毕其功于一役，那肯定是行不通的，文件系统只能定期走向崩溃。

所以我的建议是，一定要形成自己固定整理文件的周期，这个周期最好不要超过一个月。

比如办公室经常会值夜班，我所在单位大概两周一次夜班，这个夜班就是我自己的整理时间。利用夜深人静的时候，把积攒了两周文件的“收纳区”来一个大扫除，该处理的尽快处理，该删除的果断删除，该归档的按类别归档，目标是恢复一个空空荡荡的“归纳区”。

要强调的是，和纸质文件一样，电子文档也需遵循“断舍离”的原则。对于资料来说，最重要的是了解你存储的资料对你是否有用。如若不能吸收转化为知识能力，资料再多也不能体现其价值，而且会让你的文件过于繁杂，因此定期清理无用文件尤为重要。

比如，我觉得，以下文件果断删除，毫不可惜：已过期，无任何保留价值的文件；重复的文件、模式化的文件；可以从网络上轻易下载到的文件等。

另外，郑重说明，整理并非我的强项，这里介绍的说到底还是我的懒人懒办法，如果你有更为科学、更加独到的文件整理方法或心得，一定要留言告诉大家哈！

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