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大家好！

昨天我和大家分享了“口头通知触达指引”模板，并提供了一些基本信息，今天我将进一步对主要的设计流程进行展开。

在展开过程中，我将结合模板截图进行对照阐述，而在明天的文章中，我将会分享此模板文件。

主要设计流程

在上一篇文章中，我已经详细阐述了例会中可能存在的各类口头通知，因此我这里不再赘述，直接进入正题。

第1步 概略描述口头通知工作的意义。

在首页中，我们可以适当为目标读者提供一些概略性的信息，比如口头通知沉淀工作的意义、会出现口头通知的主要场景以及典型的口头通知内容等，让读者有一个第一印象有的时候，第一印象的效果往往会高于任何后期的重复和激励，因此我们需要抓住这一机会，留给读者相对良好的第一印象。

第2步 梳理高频出现口头通知的关键场景。

​当我们开始真正重视口头通知时，那么就需要有一个起步工作，如果没有良好起步的话，那么一切将会变成一种空谈，意愿再好，目标再远，也无法成功落地，最终只能束之高阁。

在我看来，最重要的起步工作便是对高频出现口头通知的关键场景进行梳理。

在一开始，我们可以先梳理出这些场景，并在详情页中列出其包含的所有口头通知，完成了这些工作后，我们便可快速发布《口头通知触达指引》的1.0版本，使其尽快投入到实践中。

这里的1.0版本即可看作是《口头通知触达指引》的最小可行性模型。

1.0版本发布后，我们便需要在日常工作中，不断积累并探索更多口头通知或全新场景，并及时将其补充到文档中，让文档保持更为活跃的迭代过程。

3. 梳理口头通知类别及基础信息。

​完成了关键场景的梳理后，下面便是对口头通知的细化梳理。

• 场景概述

该部分位于左上角的黑框部分，在该部分中，我们可以对当前场景进行概略说明，让读者充分了解当前场景下存在的一些特征，便于其有一个初步的了解。

• 通知类型和说明

当我们完成了对口头通知的梳理后，我们便可将这些通知罗列出来，并对其进行分类。

这里需要注意的是，我们在一开始梳理出的通知类型可能较为有限，很难实现相对精准的分类，因此这里的分类并不是固定的，而是需要不断迭代优化。

比如，在示例中，我将例会中的口头通知分为了“规则变更”、“流程变更”和“临时措施”这三类，但实际情况一定远远不止这些类别，我们在实践中不断摸索，发现更多的类别。

• 发布人和记录人

无论针对哪一种场景，我们总会看到两大关键角色，即口头通知的发布人和记录人。

​当我们将口头通知的潜在发布人精准罗列出来时，那么记录人便能在一定程度上实现对号入座，提升其对于不同发布人的敏感性，从而能够及时识别并抓取到一些口头通知。

这里的记录人其实是“推荐记录人”，即针对于某一种口头通知，我们需要提前安排一位最为合适的角色来进行记录。

对例会场景而言，绝大多数的口头通知都建议由会议纪要记录人来进行记录。

• 典型话术

对于任何口头通知而言，无论其有多么千变万化，只要仔细观察的话，一定会发现一些潜在的“痕迹”，从而让我们在识别时有章可循。

“典型话术”就是最为常见的痕迹之一，能够帮助我们去识别潜在的口头通知。

在示例中，我举了一个简单的话术，即当发布人在例会上说出“从明天起，我们将按照以下方式开展…”这样的话时，其实就可以看作是一种关于规则变更方面的通知痕迹。

一旦识别到了这样的话语，那么我们就可以推断发布人正在发布口头通知，这时便需要第一时间记录下来，完成记录后，还需要由发布人自己进行审核，直至其确认无误后，才能正式落地。

4. 提供各类通知的潜在挑战和解决方案。

• 主要挑战

在每一类口头通知的识别和沉淀上，或多或少都会存在一些挑战。这里我们需要将同一类口头通知上可能遭遇的挑战详细列出，让受众有一个心理准备，也便于引出后续的解决方案。

• 解决方案

针对每一种挑战，我们都需要向受众提供详尽的、可执行的解决方案。这里需要注意的是，我们应尽可能确保解决方案和挑战之间一一对应，便于受众能按图索骥进行解决。

• 补充说明

这是一个预留的空白列，用于对口头通知进行一些必要的补充说明，这些说明可以是关于挑战和解决方案层面的，也可以是任何其他的补充事项或注意事项。

5. 指定通知的沉淀目标和应用目标。

​前几个步骤是关于口头通知识别层面的指引，而从这一步骤开始，便是在完成识别之后所需要进行的沉淀和转化工作。

• 沉淀目标

如我在上一篇文章中所述，口头通知是一种特殊的知识形态，我们同样需要对其进行沉淀。

​如果所在企业已经部署了知识管理系统，那么可以直接将沉淀目标指定到系统中的某一个目录，如果尚未部署的话，则可以指定一个专门的共享目录。

无论沉淀目标在哪里，我们都需要提前做好规划，设置好相应的子目录，尽可能以场景进行分类，便于对号入座进行沉淀。

• 应用目标

正如我在前几篇文章中所述，口头通知并不一定只是转化成对等的“书面通知”，因为在一份口头通知中，可能包含多种信息，可以是一段知识、一个需要执行的全新规则，也可以对现有解决方案的微创新设计等。

而这些信息的最终归宿也是不同的，有些可能会化身为全新的流程，有些则可能成为亟待开拓的新业务，我们同样需要罗列出这些“应用目标”，确保口头通知能真正应用到相应的目标之中，形成良好的闭环。

6. 按需绘制流程图。

流程图是我增加的可选模块。

如果我们能够针对当前场景提炼出较为通用的识别和沉淀流程的话，那么便可以以流程图的形式附带在表中，从而能够使受众能够快速理解，从全局上把握当前场景。

流程图同样可以覆盖“记录”、“内容”、“审核”和“应用”这四个层面，每个层面包含相应的子流程。

流程图并不是静止不动的，其本身也是可以被“运营”的，我们需要在日常业务的执行过程中，不断发现问题，使流程得到不断改善和优化，最终为口头通知的良好识别与沉淀赋能。

希望大家能够在使用该模板的过程中，举一反三，认真制定各场景下的“口头通知”触达指引流程，切实为一线人员赋能，并最终建立起完善的触达指引知识库。

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作者 Meta烟中雯城

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