结构化分析步骤包括哪些(你明白结构化流程)

认识“结构化流程”与“动态流程”

结构化分析步骤包括哪些(你明白结构化流程)(1)

导言:

提起流程,许多朋友感觉既熟悉又迷惑,熟悉的是,日常工作中大家都离不开公司既定的流程,比如,财务报销就有清晰规范的操作流程;迷茫的是,难道我们每件事都要按既定的规程去做、容不得半点自由发挥?

当然不是!问题出在,我们没有从组织运作的现实出发,对流程的基本类別加以区分,进而形成共同的认识和一致的语境。导致我们谈论流程时,你谈的是“结构化流程”,他想的却是“”“动态流程”,自然是心猿意马、话不投机了。

因此,很有必要对企业中这两大类流程作以介绍和辨析。

一、什么是“结构化流程”与“动态流程”

企业运营中有成百上千不同的业务流程,有些业务流程是很稳定的,基本上是固定的,比如签订合同,针对不同业务类型、不同授权额度的合同如何审核和签订,均有严谨细致的流程规定;又比如退货流程,什么情况下可以退货、如何退货,都应该有标准化的规定,这样才能妥善处理退货、公平地对待客户。

细加考量,在企业实际运营中还有一些流程的结构化程度并不太高,规定不那么严格,有时还要有创造性。比如销售计划及销售策略的制定,管理人员可能会参照过去的销售数据、考虑当下的市场需求以及当前的促销政策等,但综合考虑这些因素、制定出的计划和销售策略的过程并不是很结构化的,这与退货处理流程有很大不同。

我们可以照此把流程分为结构化流程与动态(化)流程两大类:

  • 结构化流程(structured processes)是指正式制定好的、标准化的流程。绝大多数结构化的流程是用来支持企业日常运营的,比如定合同、下订单,收付款等。
  • 动态(化)流程(dynamic processes)指确定化程度低、需调整适用甚至要凭直觉的流程,比如战略制定与投资决策、业务问题分析与流程优化等。

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二、结构化流程与动态流程的特点

1、结构化流程的特点

结构化流程要正式确定流程的具体活动细节,并将其调整为预先定义的固定活动序列,就像我们公司的“标准化流程图”所展示的。结构化流程的改变是缓慢的,要经过深思熟虑的研讨、评审,控制是结构化流程的关键。结构化流程在运行中不鼓励创新,实施中的独出心裁往往不被赏识。

对于结构化流程,效率(意味着用最少的资源实现流程,即“正确地做事”)与效用(意味着流程对战略的直接贡献,即“做正确的事”)同样重要。

支持结构化流程的信息系统具有明确的操作规范,清楚规定了系统用户能做的事项和具体的操作条件,比如要在Oracle ERP信息系统中执行采购、销售及其它流程的特定任务,会对作业人员的操作活动加以约束,在执行任务的时候想要随意变动是不被容许的。

2、动态(化)流程的特点

动态流程往往是不太正式的流程,但这并不意味着这些流程是非结构化的,而是说这类流程不能够被分解成固定的步骤,无法做到在具体的业务活动中照章执行

动态流程的流程图具有高度的通用性,其中的活动听起来也很一般化,比如“收集信息”、“分析优劣势”、“选择最优方案”等,人的直觉、经验在流程中起很重要的作用。

就像其名称所暗示的一样,动态流程的变动较为剧烈。动态流程不以控制为核心,而是强调调整适应性,通过实验获得改善和发展是其命脉。动态流程的行动主体之间会相互协作,彼此之间提供反馈。流程会随着时间慢慢得到改善。调整就需要创新,动态流程中的大胆创新会受到鼓励和奖励。

大多动态流程的评价主要看效用如何、而不是看效率高低,即要看动态流程是否能够帮助企业实现其战略。

动态流程所用的信息系统是支持性的而非确定性的。信息系统会提供一个平台或者基础设施来辅助动态流程的运行。

小结:结构化流程与动态流程的特点及其区别如下图:

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图1:结构化流程与动态流程的区别

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三、区分结构化流程与动态流程的意义

从“结构化和动态”的角度对流程进行区分非常重要,作为企业管理者该采取何种行为与其所参与的流程类型密切相关。创新在动态流程中会受到鼓励和期许,但在结构化流程中却不被赞赏;刻板的刚性结构在重要的制造流程中大行其道,但在协作流程中却广受诟病,这正是本文开篇言及问题的原因所在。

让我们再回到企业经营的原生态中讨论流程建设的价值与意义,我们常说当今是一个高速变化的时代,大家对红海和蓝海的讨论非常多,如果企业遇到的某个问题是从来没有遇到过的新情况、新问题,如科研公关、挑战技术极限称为“蓝海”,这时的流程就应该设定为动态化流程,需要依赖和发挥企业家和管理人员的经验、直觉、综合决策能力、创新的动力。

如果把稳定的业务、曾经做过的事情、遇到的情景和问题以及犯过的错误称之为“红海”,那么,企业就应该通过结构化流程及时总结流程的原则与目标、流程的流转图、流程的操作要求、风险提示乃至岗位作业手册等,通过结构化的流程总结经验,通过严密地设计、刚性地执行来避免重复犯错、提升工作效率和组织能力。

可见,如今当变化成为一种常态的时候,企业流程建设工作依然具有非常重要的现实意义。

可以说,从结构化流程到动态流程就是从红海到蓝海的过度利器。即企业一旦遇到蓝海的新事物,就通过动态流程的平台辅助机制发挥个人才华和团队的创造力,一旦这件事情、这项业务发生过了、稳定了就应该转变为红海,结构化流程建设就应迅速跟上,这样不断地转变,不断地将动态流程转化为结构化流程,就可以帮企业打造稳定、可积累的架构,使企业在基础稳固的基础上及时应对变化、持续发展。

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小结:

通过结构化流程和动态化流程的有效运行,使组织保持一种既能有序、稳定、高效运营,又可适应外界变化、富有创新力的动态平衡过程(如下图2)。

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图2:企业蓝海与红海(动态流程与结构化流程)的循环变化

(文\文育)

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说明:本文初版发表于企业内刊《隆基人》(总第64期、2018年第06期封面文章)

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