结构化分析步骤包括哪些（你明白结构化流程）

认识“结构化流程”与“动态流程”

提起流程，许多朋友感觉既熟悉又迷惑，熟悉的是，日常工作中大家都离不开公司既定的流程，比如，财务报销就有清晰规范的操作流程；迷茫的是，难道我们每件事都要按既定的规程去做、容不得半点自由发挥？

当然不是！问题出在，我们没有从组织运作的现实出发，对流程的基本类別加以区分，进而形成共同的认识和一致的语境。导致我们谈论流程时，你谈的是“结构化流程”，他想的却是“”“动态流程”，自然是心猿意马、话不投机了。

因此，很有必要对企业中这两大类流程作以介绍和辨析。

企业运营中有成百上千不同的业务流程，有些业务流程是很稳定的，基本上是固定的，比如签订合同，针对不同业务类型、不同授权额度的合同如何审核和签订，均有严谨细致的流程规定；又比如退货流程，什么情况下可以退货、如何退货，都应该有标准化的规定，这样才能妥善处理退货、公平地对待客户。

细加考量，在企业实际运营中还有一些流程的结构化程度并不太高，规定不那么严格，有时还要有创造性。比如销售计划及销售策略的制定，管理人员可能会参照过去的销售数据、考虑当下的市场需求以及当前的促销政策等，但综合考虑这些因素、制定出的计划和销售策略的过程并不是很结构化的，这与退货处理流程有很大不同。

我们可以照此把流程分为结构化流程与动态（化）流程两大类：

• 结构化流程（structured processes）是指正式制定好的、标准化的流程。绝大多数结构化的流程是用来支持企业日常运营的，比如定合同、下订单，收付款等。
• 动态（化）流程（dynamic processes）指确定化程度低、需调整适用甚至要凭直觉的流程，比如战略制定与投资决策、业务问题分析与流程优化等。

1、结构化流程的特点

结构化流程要正式确定流程的具体活动细节，并将其调整为预先定义的固定活动序列，就像我们公司的“标准化流程图”所展示的。结构化流程的改变是缓慢的，要经过深思熟虑的研讨、评审，控制是结构化流程的关键。结构化流程在运行中不鼓励创新，实施中的独出心裁往往不被赏识。

对于结构化流程，效率（意味着用最少的资源实现流程，即“正确地做事”）与效用（意味着流程对战略的直接贡献，即“做正确的事”）同样重要。

支持结构化流程的信息系统具有明确的操作规范，清楚规定了系统用户能做的事项和具体的操作条件，比如要在Oracle ERP信息系统中执行采购、销售及其它流程的特定任务，会对作业人员的操作活动加以约束，在执行任务的时候想要随意变动是不被容许的。

2、动态(化)流程的特点

动态流程往往是不太正式的流程，但这并不意味着这些流程是非结构化的，而是说这类流程不能够被分解成固定的步骤，无法做到在具体的业务活动中照章执行。

动态流程的流程图具有高度的通用性，其中的活动听起来也很一般化，比如“收集信息”、“分析优劣势”、“选择最优方案”等，人的直觉、经验在流程中起很重要的作用。

就像其名称所暗示的一样，动态流程的变动较为剧烈。动态流程不以控制为核心，而是强调调整适应性，通过实验获得改善和发展是其命脉。动态流程的行动主体之间会相互协作，彼此之间提供反馈。流程会随着时间慢慢得到改善。调整就需要创新，动态流程中的大胆创新会受到鼓励和奖励。

大多动态流程的评价主要看效用如何、而不是看效率高低，即要看动态流程是否能够帮助企业实现其战略。

动态流程所用的信息系统是支持性的而非确定性的。信息系统会提供一个平台或者基础设施来辅助动态流程的运行。

小结：结构化流程与动态流程的特点及其区别如下图:

图1：结构化流程与动态流程的区别

从“结构化和动态”的角度对流程进行区分非常重要，作为企业管理者该采取何种行为与其所参与的流程类型密切相关。创新在动态流程中会受到鼓励和期许，但在结构化流程中却不被赞赏；刻板的刚性结构在重要的制造流程中大行其道，但在协作流程中却广受诟病，这正是本文开篇言及问题的原因所在。

让我们再回到企业经营的原生态中讨论流程建设的价值与意义，我们常说当今是一个高速变化的时代，大家对红海和蓝海的讨论非常多，如果企业遇到的某个问题是从来没有遇到过的新情况、新问题，如科研公关、挑战技术极限称为“蓝海”，这时的流程就应该设定为动态化流程，需要依赖和发挥企业家和管理人员的经验、直觉、综合决策能力、创新的动力。

如果把稳定的业务、曾经做过的事情、遇到的情景和问题以及犯过的错误称之为“红海”，那么，企业就应该通过结构化流程及时总结流程的原则与目标、流程的流转图、流程的操作要求、风险提示乃至岗位作业手册等，通过结构化的流程总结经验，通过严密地设计、刚性地执行来避免重复犯错、提升工作效率和组织能力。

可见，如今当变化成为一种常态的时候，企业流程建设工作依然具有非常重要的现实意义。

可以说，从结构化流程到动态流程就是从红海到蓝海的过度利器。即企业一旦遇到蓝海的新事物，就通过动态流程的平台辅助机制发挥个人才华和团队的创造力，一旦这件事情、这项业务发生过了、稳定了就应该转变为红海，结构化流程建设就应迅速跟上，这样不断地转变，不断地将动态流程转化为结构化流程，就可以帮企业打造稳定、可积累的架构，使企业在基础稳固的基础上及时应对变化、持续发展。

通过结构化流程和动态化流程的有效运行，使组织保持一种既能有序、稳定、高效运营，又可适应外界变化、富有创新力的动态平衡过程（如下图2）。

图2：企业蓝海与红海（动态流程与结构化流程）的循环变化

（文\文育）

说明：本文初版发表于企业内刊《隆基人》（总第64期、2018年第06期封面文章）