电子印章平台系统（电子印章系统在对账单方面的应用）

电子印章系统在对账单方面的应用

对账往往是快消品和制造业的难题。每次对账财务人员只能通过传真或快递的方式机械发送“纸质对账单”的复印件给经销商，原件3-4天内无法收到。

这个小对账单不仅是公司应收账款的重要核销凭证，也是企业产品销售情况的参考数据。经销商越来越多，对账越来越麻烦，财务人员也经常因为效率问题被各部门催:500个经销商，对账单只追回了一半，无法分析每个经销商的业绩，产品配送数据不全，耽误经销商考核，下一个。

对账单不全，具体销售情况不确定，哪些产品卖的好，是否调整主要产品的生产指标？没有对账单，参考数据丢失。上级分析报告出不来了，生产部门不知道要定多少生产目标，需要的原材料很难采购。到时候哪些产品卖的好，原材料还没采购。

之前有过账单，因为没意识到代签的风险，账单还没结算。每次因为对账，数据不准确而退回一叠文件，都要重印。用纸量在增加。你能不能小心点，别再犯错了？

十几份、几十份对账单能跟得上效率。现在经销商越来越多。一两个财务部门忙不过来。对账单不能回来，账户不能核销，资金风险高。金融部门希望比任何人都“更快、更省心、更安全”。

电子对账单VS纸对账单

电子印章管理系统可以与企业的分销管理系统、财务系统等ERP软件集成，电子印章可以连接到对账流程，对账数据，对账单，签名盖章可以电子化完成，帮助客户实现无纸化对账。

如果使用纸张对账单 对账，财务和交易商对账流程将至少需要3-4天:

首先，企业应该:

①登录业务系统下载对账数据

②参照数据起草一份对账单文档

③检查经销商名称和具体数据

④打印对账单，装订

⑤传真/快递给经销商

然后，在经销商检查传真/快递后，

⑥检查对账单的信息是否准确

⑦找相关负责人签字盖章

⑧传真/邮件退回

最后，经过内部检查，

⑨再次检查对账单信息

最后扫描上传到业务系统或纸质档案

这些问题可能存在于整个过程中:

①业务系统不能自动生成标准化对账单文件，每个对账单文件必须手工起草。

②使用物理印章时，必须打印纸质文件。快递和纸张成本高，来回至少要3-4天

③每一份对账单都要经过至少2-3轮的周转，反复审核需要很长时间

④对账此人身份无法确定，签名和萝卜印经常出现，坏账风险高

⑤纸质对账单只能在二次扫描后上传到业务系统，业务进展缓慢

⑥大量纸质原件存放麻烦，不方便查找

如果采用电子对账单 对账，整个流程将实现无纸化对账，需要2-3个小时才能完成对账:

首先，在企业内部

①登录业务系统自动生成标准化电子对账单

②流程自动驱动内部审核，启动对账并签署链接

然后，经销商

③检查对账签署链接并完成身份认证

④查看数据信息，完成在线打印和签名

⑤ 对账单自动归还和归档

电子对账单带来的变化:

电子对账单信息可以通过短信传送给经销商，对账经过简单的验证步骤，几分钟就可以签字完成，不占用双方太多时间，操作安全方便。

电子印章系统电子对账单可以提供哪些应用？

标准电子对账单可由模板自动生成。通常，对账单分发给经销商或客户有格式要求，包括对账要求、标题样式等。为了节省财务部门手工起草的时间，对账的数据可以通过访问电子印章系统直接导入系统，结合预置的单据模板自动生成一个标准的对账单格式规范、制单快捷。

可以批量推出对账单快速对账等。针对经销商对账多次发起麻烦的问题，电子印章系统通过与各大业务系统的集成，可以让客户在业务系统中一键直接发起多个对账请求，从而减少了机械性的工作，使得几秒钟内就可以完成几个小时的工作。

可以全程保证对账人身份的真实性和有效性。针对可能出现的签字盖章的情况，电子印章系统的数字身份证书可以自动帮助客户对信息进行全程验证，确保对账信息的真实性和有效性。

电子印章的广泛使用将会给一些签名数量较大的企业带来极大的便利，不仅实现了准确的成本控制，也改变了很多业务的半电子化管理状态，实现了业务数据统计、流程审批、电子打印、文件归档的一体化管理。