如何在短期内成为公文写作高手（掌握这8个写作原则）

01

我们为何要写作呢？

对我而言，从文字记者到做企业品宣公关以及业余写读书笔记，写作是我赖以生存的技能，也是我一直试图精进的技能和爱好。

但对于其他人，对于别的工作，有必要写作吗？

当然，不只必要还很重要。

首先，写作是职场通用能力，日常文字汇报、提案、报告、邮件……大部分岗位都对文字表达有一定要求，只是要求高低不同。

其次，写作是对既得经验知识的梳理，犹如桌面整理，通过分门别类将新知识与原有知识体系真正融合，让新知识真正为我们所用。

最后，写作是逻辑能力的提升器和显示器，逻辑能力强的人或许可以不加练习，就做到分析问题头头是道；而对于感性偏于理性的人，长期写作能大大提升思考逻辑性、表达条理性。

同时，非功利性写作是一种倾诉，犹如对话，能够舒缓个人的情绪，比如日记。

如何写作呢？你当然可以漫无目的、随心所欲，当作一种个人情致的表达。但如果你是为他人而写，需要读者有效接受信息，那就需要系统学习。

许多人认为写作非有才华、才情不可，但实际日常实用文体大都不需辞藻华丽、文采飞扬。写作和说话一样，是种人人都能习得的能力，只需掌握一定技巧，并勤加练习。

写作精进之路没有止境。从横向上说，任何行业、不同公司、不同岗位都有特定写作特点和需求，需不断学习；纵向上，有人求词能达意、语句通顺、逻辑缜密；再高者求文章立意“拨开云雾见晴天，见他人所不能见”；有人求遣词造句“气象峥嵘,采色绚烂，也有人求“绚烂之极,归于平淡”。

但写作的基本目的首先是达意，再则进一寸有一寸的欢喜。

02

写作有没有捷径？

近日，无意寻得一本《实用写作完全指南》。作者桑德拉E.兰姆是一名编辑、技术作者和专栏作家，著有《私人便条》《写出恰当的词》等书。

这本书中，从社交、求职、提案报告、媒体公关等不同使用场景分为11个部分。在每个部分中，按不同的场合指出了73种不同写作类别的应用范围、内容要点，言简意赅又不乏关键细节。

如何发布一封公告？如何编辑一份有效而简洁的简历？如何准备一篇通俗易懂、鼓舞人心的演讲稿？从哪些方面撰写一份提案或可行性报告？这本书都给你有效指导。

作者在开篇分享了写作的通用原则。我从个人写作经验判断，这些“原则”如果掌握其中要意，确实可“万变不离其宗。如果涉及具体某个类型的文体，可以再翻开这本书根据需求阅读。

1、要说什么？

动笔前先梳理想法，明确写作动机。比如我这篇笔记：为了推荐这本书，分享书中最有价值的内容。比如写日记：为了记录当天的生活和感受。

2、读者是谁？

如果你的写作不仅供个人浏览，就需要考虑读者：是谁？他们已知什么？我希望他们了解的关键是什么？他们阅读后可能会有什么反应？

3、传达什么信息点？

比如这篇读书笔记，我主要传达三个信息点：为什么写作很重要，如何写作，部分类别示范。

不同于第一步，这个步骤需要更明确写作重点：我要提供信息，那具体有什么信息？我要说服对方，需要说服哪几点？我要激发对方行动，具体是什么行为？尽量具体、精简地组织核心信息，可以写在纸上。

4、逻辑化框架

首先，将第四步已经列出的核心信息“小标题化”，哪些核心信息可以整合为一部分，哪些内容需要单独为一部分。

其次，将这些小标题有逻辑地排列，并且构思可以插入的内容，列出下一步的要点。随时关注要表达的核心信息，就不会偏题。

通用结构 @书籍《实用写作完全指南》

可以选择的逻辑顺序是：

时间、先后、空间、类比、分析、区别和分类、演绎（从一般到特殊），归纳（从特殊到一般）、因果关系、重要性递增、重要性递减

比如我这篇文章的顺序是什么呢？就是分析：为什么-是什么-怎么做。

5、完成必要的调查搜集

如果你的内容涉及到一些数据事实，或者是已有笔记不足以支撑你的观点，那你需要通过采访、调查、搜索等获取内容。

6、初稿

放飞自我，利用已掌握的素材：核心信息、大纲、笔记、收集到的信息，专心致志写作，不用润色，也不需反复阅读资料，先把脑海中的想法全部表达出来，按照大纲归置在文章中。

7、改，改，改。

写不容易，但修改往往更困难。只要时间允许，就多作修改，力臻完善。文章总是越改越精，越改越好。

鲁迅先生说过：“文章写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、词、段删去，毫不可惜。删减并不容易，往往自己写的东西总是尤为爱惜，需要尽量做到铁面无私：每个词是否有实在意义？是否必要存在？如果答案是否定的就删掉。

如果面对大众读者，就用简单的词，而不是使用专业术语。除非这些术语是最佳选择，就是读者明白这些词的意义。

有前辈还跟我分享过一个方法，写完后朗读自己的文章或者分享给他人以获得修改建议。文章应该像面对面交流一样，读来流畅舒服。

书中还附了修改指南：

·确保每个段落有主题句，在段落中展示主题句包含的内容；

·站在读者角度，想一想他们需要知道什么内容？需要多少细节？检查内容，做到准确、无遗漏。

·再次确认要表达的主要信息，附上开头和简介。

·每句话简练，控制在18个词到22个词之间。每个段落大概8行。

·注意文字连贯，文字过渡自然，是否下一个段落是以上一个段落为基础的呢？

·使用并列结构时，保持时态统一。

·转被动语态为主动语态，文章会更生动活泼。

……

8、校对

将写好的东西放在一旁，稍后通读、校对一次。确认不存在下列问题，那么这次作品基本“通畅达意”了：

·我为读者而写了吗？

·凡是可以用主动语态的地方，都用上了吗？

·我简明地表达了想要传递的信息了吗？

·我避免了含糊的用词了吗？

·我将多余、重复地词汇都去掉了吗？（完）

---

这是洛伊斯的第24篇原创文章

分享读书笔记的第17本书

______________

About me

前楚天都市报记者，现企业公关

“吸血鬼读书法”践行

,