会计新手做账注意事项（会计做账需要准备什么资料）

注：本文为《王小菜学会计》教程的一部分，版权为本文作者所有。

做任何事情，都要依靠一定的工具、材料，做账也一样。什么，做手指操不需要工具、材料？错，做手指操，手指就是你的工具、材料！

事实上，做账用的电脑和软件，公司早就统一购买了；账本、凭证等材料，财务经理张方也已经采购好了。现在，经财务经理张方提议，出于谨慎和锻炼新人的目的，本年度的账采用手工账和电脑账并行的模式，具体由小菜负责实施，财务经理张方负责会计审核工作。

图2-4 手工账所需物料

（一）凭证相关资料

这里说的凭证相关资料，是指原始凭证和记账凭证相关的资料，包括：

1.记账凭证。手工账记账凭证的格式多种多样，但都包含凭证类型、凭证编号、附件张数、记账日期、摘要、会计科目、金额以及经管人员签字等要素；

2.凭证封面、封底，以及凭证包角纸。这几项资料是装订会计凭证时使用的；

3.增值税征税/扣税凭证封面。企业的增值税进项发票抵扣联等征税/扣税凭证，需要收妥保管，按期装订，装订时应加上增值税征税/扣税凭证封面；

4.费用报销单、差旅费报销单。这是用来归集企业的日常办公费用以及差旅费等费用的；

5.其它资料，如借支单、收据等，可以视情况购买，或临时设计打印。

（二）账簿

账簿也叫账本。手工账账簿一般是购买印制好的成品，包括订本式账簿和活页式账簿。一般现金日记账和银行存款日记账是订本式的，其它账簿可以采用活页式账簿。账簿包括：

1.现金日记账；

2.银行存款日记账；

3.三栏式明细账；

4.多栏式明细账；

5.数量金额明细账；

6.固定资产明细账；

7.总账。

此外，还有销售明细账、应交增值税明细账等账簿，可以根据企业需要选购，也可以使用其它账簿代替。

（三）报表相关资料

报表相关资料包括会计报表和相关报表，可以购买现成表格，也可以自己画表使用，具体包含：

1.科目汇总表。该表用于汇总一个月的会计凭证，又成凭证汇总表；

2.试算平衡表。该表用于总账登记完毕之后，将当期所有总账科目余额、发生额填入表格，测试当期账目是否平衡；

3.资产负债表。用于填报资产负债表数据；

4.利润表。用于填报利润表数据。

此外，根据《企业会计准则》的规定，企业需按期填报资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注等财务报表，故除上述报表及相关资料外，做手工账时也可以根据需要酌情购买其它报表。

（四）物料

除账、表等资料外，做手工账需要使用书写和装订所需的工具和物料，具体如：

1.黑色签字笔，用于正常签字、填写账簿等；

2.红色签字笔，用于更正账簿内容以及填写负数金额；

3.直尺，用于划线等；

4.装订线、燕尾夹、固体胶等，用于装订凭证、账簿。

此外，订书机、锥子、裁纸刀等小工具也是有用。

其实，上述手工账物料并非全部都是必须品。东西是死的，人是活的。手头没有的东西，有些可以想办法自己制作。

二、电脑账所需设备、软件及资料

做电脑账和手工账不一样。做电脑账所需资料简单多了，但配置电脑账所需设备、软件和资料的成本要远远高于手工账。时至今日，成本已经不是问题，效率才是最重要的。

图2-5 电脑账所需物料

如上图所示，做电脑账所需设备、资料，可以分为设备、软件和物料三类，具体如下：

（一）设备

做电脑账的设备可繁可简，最简单的要求是要有电脑和打印机，至于其它设备，属于可有可无、能够克服的范畴。

1.电脑。做账用的电脑要求不高，普通的电脑都能适用。但结合财务软件的特点和应用场景，对电脑的配置还是有一定要求，比如单机使用财务软件，购买一台电脑就可以了；如需多名会计联合分工做账，就需要购买多台电脑；另外，如使用SAAS模式的在线软件，还需要电脑能上网；

2.打印机。打印机是账簿数据输出的重要装备。记账凭证、账簿、报表等资料，都需要通过打印，形成纸质资料册，由公司长期保管。从工作效率出发，打印机一般选用喷墨打印机或激光打印机。

3.其它设备，如复印机、扫描仪、装订机等。

（二）软件

做电脑账最核心的工具是软件，确切说是财务软件。财务软件也称会计软件，它是一组代替手工进行会计核算的计算机应用程序。时至今日，财务软件的应用已非常普及，软件功能日趋完善，应用模式日趋方便。如下图所示，财务软件有多种类型：

图2-6 财务软件的类型

1.按通用程度划分，财务软件可分为通用财务软件和专用财务软件。通用软件适用于多数用户或多家用户，专用软件又称为定点开发软件，为某家用户专门定制；

2.按功能层次划分，可分为核算型会计软件与管理型会计软件。核算型会计软件一般只包含总账系统和报表系统功能，管理型软件（ERP）则超出了会计软件的范畴，除会计功能外，还包含了采购、销售、人事、后勤等方面的管理功能；

3.按用户数及用户关联度划分，可分为单用户会计软件和网络多用户会计软件。后者在处于同一局域网或经互联网授权连接的用户可以互动，登录和管理同一个会计账套。

财务软件厂家、品牌众多，常见的有用友通、金蝶KIS、管家婆财貌双全、速度3000等，这些软件都能帮助企业实现财务核算的功能。

图2-7 常见财务软件

数年前，国内某知名软件厂商推出了一款SAAS模式（在线应用模式）的财务软件，该软件紧扣会计准则，功能全面，操作简洁，界面优美，逻辑严密，是一款不可多得的好软件。在忽老师的极力推荐之下，云南兴盛商贸有限公司采用了这款软件。该软件的特点是：

1.连接互联网、使用浏览器登录官方网站，在官方网站订购会计软件并联网使用软件。软件的客户端即是用户的电脑，软件端口为浏览器；

2.软件的数据、运算服务器等由软件厂商掌控，客户端电脑可以定期下载备份；

3.除应用模式的不同之外，网站会计软件的功能、操作界面和便捷程度等与其他会计软件大同小异。

除了财务软件，办公软件如OFFICE等，也是会计人员经常使用的软件。

（三）物料

和手工账一样，做电脑账也需要购买一些物料，供会计办公使用，如签字笔、直尺、装订线、胶水、凭证封面等等。还是那句话，东西是死的，人是活的，手头没有的东西，现用现买好了。

三、本教程所需资料

为同时做手工账和电脑账，完成张经理的部署，小菜整理出做账所需设备、软件、工具、材料的清单，并注明哪些已经购买，哪些尚未购买。尚未购买的部分，报提请公司集中采购。

表2-1 会计所需物料清单

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