公文成文时间以什么为准（成文日期是公文格式要素）

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公文成文时间以什么为准

公文成文日期标识方面常见的病误例析

岳海翔

成文日期原来也称为“成文时间”，是公文的一个重要格式项目是公文发出和生效的标志。关于它的确定与标注，《党政机关公文处理工作条例》中有明确规定，但在公文处理实践中，我们却发现不少机关单位所拟制的公文对成文日期的标注不合规范要求，存在较大的随意性，而这又直接影响了公文的质量和效用的发挥。因此，必须引起足够的重视。

从总体情况来看，当前在公文成文日期的确定和标注方不规范主要存在以下几个方面的表现：

一、确定标准不够一致。公文中的成文日期可能涉及各种情况，比如机关或单位比较重要的公文、联合行文、以电报形式发出的公文等等，其成文日期的确定是有严格规定，因为它直接关系到一篇公文的时效，因此必须慎重对待，切不可随心所欲，草率确定。按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，对于公文的成文日期， 如果是会议通过的文件，就应当以会议通过的日期为准；如果属于机关单位所制发的重要文件以及例行性性文件，则需署发文机关负责人签发的日期；联合行文，署最后签发机关负责人的签发日期；法规和规章，以批准日期为准；电报，以实际发出日期为准。在实践中，对这些规定的掌握并不一致，有的是用文件的印发日期，也有的联合行文署第一个领导人（或称主办机关领导人）的签发日期，电报反倒使用了领导人的签发日期。尤其是法规规章文件，其成文日期就更为混乱，有的是签发日期，有的是印发日期，就是不用批准日期，显得极为不合规范。还有就是会议通过的文件，例如有一篇《 ×××××人大选举委员会关于第一次人大代表选举结果的决议》，本来会议通过的日期是2022年6月8日，但在行文时却使用了2022年6月11日，显欠规范，而且这种情况还不是个例，应当引起公文拟制者的注意和重视。

二、行政公文仍用汉字数字标注。关于公文的成文日期，原来的规定和通用做法是，党的机关文件使用阿拉伯数字，而行政公文则明确规定使用汉字数字，这种状况维持了数十年。值得注意的是，《党政机关公文处理工作条例》以及《党政机关公文格式》国家标准从党政机关公文拟制的统一化和规范化的角度考虑，已经将成文日期统一规定使用阿拉伯数字，这样既醒目又美观，对于这一新变化，文秘人员在拟制文件时必须予以注意，确保规范。但从实践中看，尽管《条例》和《格式》已经正式施行了近6年之久，但有的机关单位仍然墨守陈规，使用汉字数字标注，例如“二〇二二年六月十四日”，或者虽采用小写汉字，却省略了“年、月、日”，写作“二〇二二，六，十四，”这些都是错误的。成文日期必须写公元全称，使用阿拉伯数字，并注明年月日，不编虚位，例如“2022年6月14日”，而不能只写“22年6月14日”或“6月14日”，也不能写成“2022年06月14日”。这些简略的写法，在实践中略有所见，是不合规范的。

三、排布位置不合规范。 公文的成文日期应当在公文的什么位置？根据《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012）国家标准的规定，加盖印章的公文，成文日期的位置极为固定，即必须置于正文或者附件说明之下空若干行（究竟空几行，是由发文机关或单位的公章大小决定的）右空4字编排（即与版心的右边缘为4个字的距离），无论单一机关行文还是多个机关联合行文，成文日期的位置都不能出现任何改变，而任由印章的多少及其位置的移动，但最后一个印章一定要压在成文日期上。印章的上弧要与正文或附件说明之间空出至少一行的距离，做到上不压正文；印章下弧要与成文日期的下边缘相切。对于这一问题，实践中存在的问题就相对突出，主要表现为成文日期未能遵循与版心右边缘空出4字的位置；成文日期与正文或附件说明之间的空白过大或过小；联合行文时随意更动成文日期的位置。

对于不加盖印章的公文， 单一机关行文时，应当先在正文或附件说明之下空1行居右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，其首字注意要与发文机关署名首字右移2字；如果成文日期长于发文机关署名，则应当使成文日期右空2字编排，并相应地增加发文机关署名左空字数。但实践中，有些机关或单位的公文所涉及的成文日期位置显欠妥当，其与发文机关署名的排布位置以及与版心右侧所空的距离都不合规范，应当加以注意。

成文日期作为公文的一个格式要素，看似简单实则非常重要，它与发文机关署名和印章共同构成一篇公文的生效标志，在公文的拟制中特别是在格式的整体规范中有着不可忽视的作用。每一位公文写作人员都要准确了解和掌握它的确定方法和拟制规范，以充分发挥公文的应有效用。

（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）

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