如何写好职场文稿（职场新人N节课003-）

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今天这个话题是关于在职场上的文档规范，职场上的任何人都免不了要写各种各样的文档，好的文档规范可以让看文档的人更好地理解。特别是在一个团队之中，任何人都不是孤立存在的，当我们要共同完成一个项目，编写一个或一套文档时，一个好的文档规范显得尤为重要。

但以笔者在职场上这么多年的经验看过来，很多职场人的文档规范其实并不好，甚至可以说没有什么规范，而造成这种现象的很大一个因素就是因为在初入职场时，没有养成一个好的习惯。后期很难调整过来，而如果这个人日后当了团队的领导，情况将会更加糟糕，因为自己的不重视和不规范，将会把整个团队的规范也带偏。

说起文档规范，其实又是一个很宽泛的话题，这其中包括：文档书写、文档保存、文档传输、文档分类、文档备份、文档加密等等。鉴于这是一个适合职场新人的初阶课，我们今天先说一些比较普遍的。

文档书写：

1、尊重 “统一格式” 的重要性，初入一家公司，一定要先了解公司有没有一些关于文档书写的统一规范，如果有，最好按统一的规范来进行书写。比如：

• 统一的字体。
• 统一的字体大小，标题有标题的字体大小，正文有正文的字体大小，这些都需要各自统一。
• 统一的特定文本类型的对齐方式，不同类型的文本一般都有不同的对齐方式。但对于一个特定文本类型而言，对齐方式一定要统一，而且要一直保持。
• 统一的模板，不论是Excel，Word，PPT，WPS，xMind，Project，Viso等，如果有统一的模板，尽量用统一的模板，这样会免去后续很多的因为不一致所带来的沟通成本。

2、不要有错别字

写文档时，一定要养成一个随时检查的好习惯，尽量不要让自己的文档中出现错别字。可能很多人不会觉得这是个多么严重的问题，但事实上，如果你的文档里总是出现错别字，会给别人留下一个很不好的印象。有时候一些关键位置的错别字还可能会让别人误解你原本的意思，造成很多后续不必要的麻烦。

随时检查自己书写的内容，确保没有错别字，这是一个对自己和别人负责的好习惯，也是一个态度。

3、不要把正文写在邮件标题里

有时候可能邮件的正文内容比较短，所以很多人习惯把正文写在邮件标题里，可能是为了自己方便，但给邮件接收人带来的却是非常不好的阅读体验，而且有点不被尊重的感觉。

请一定注意把正文内容写在邮件正文里，并且给你的邮件起一个恰当的标题。

4、结构清晰

写任何文档，都需要提前想好结构，用结构化的文档来呈现你的想法，将会事半功倍。有时候如果你觉得难以下笔，适当地写一写大纲，可能也会启发你的思路。

5、段落要有顺序，序号要连贯

任何文档，段落之间要有一个合理的先后顺序。如果要在段落前面加上序号，那么一定要保证序号是连贯的。千万不要从1开始之后，紧跟着3，然后7。

有序，且连贯，会增加文档的可读性，便于更好地理解文档内容。

6、汇报内容务必保持简洁

越是写重要的汇报内容，往往越需要保持简洁，你应该提前高度地归纳和总结，呈现重点。

很多职场新人都会有一个写PPT的误解，总是想写得很炫，动画做得特别多，内容写得密密麻麻，页面切换做得五花八门。但其实大多数领导并不看重这些外在的形式，更重要的还是看你汇报内容的质量。

过分的注重外在形式，反而会影响领导对你的判断，会认为你的硬实力不太行，而且花了太多的时间在美化上面。因为高度地归纳和总结其实是一种能力，能把一件复杂的事情，用简单的方式说清楚，这其实并不容易，需要大量的练习。这一点我们在后续关于职场演讲的话题时再展开来讲，你会意识到准备一场5分钟的演讲，要远远难于准备一场50分钟的演讲。

总之要记住：结构清晰，简洁明了，重点突出，这其实才是领导最希望看到的汇报内容。

文档保存：

1、在写任何文档时，务必记得随时保存，养成一个好的习惯；CTRL S 这个保存的快捷键，在大多数软件中都是适用的。

2、根据具体内容，提前想好文档的分类，并且在电脑上建好相关的文件夹。比如：

• 常规类工作
• 项目类工作
• 培训学习类
• 重要数据
• 重要备份
• 资料参考
• 临时重要文件（ad hoc）

（以上仅为举例）

文档的存放一定要归类，这一点非常重要，随着时间的推移，每个人的电脑上都将存放很多文件，如果没有一个良好的分类管理，那么将会失控。还有很多人喜欢把文件随意地丢在电脑桌面上，时间长了以后，连自己都不记得放在哪里了，非常影响自己办公的效率，这是一个很糟糕的现象。

3、文档的命名，一定要明确，且尽量遵循规范。

文档的命名，一定要让自己和别人可以一眼就知道这个文档的含义或作用是什么，想表达什么。千万不要时间一长，连自己都不知道某个文档写的内容什么，需要一个个点开看才能知道。

比如下面的文档，如果对方发给你一个这样命名的文件，你会是什么感受？

4、Excel里，每一个sheet，都应该有一个有含义的名字

很多人的Excel文档里，都会忽略sheet的名字，经常保留一些sheet1，sheet2，sheet3，等等名字。特别是如果中途删掉了某个sheet，最后还会出现完全不连贯的sheet1，sheet3，sheet7等等。如果文档涉及的内容比较复杂，时间长了以后，自己都不知道某个sheet里是什么内容。

这是一个非常不好的习惯，如果一个Excel文档里有多个sheet，一定记得给每个sheet起一个有含义的名字，这样可以方便你在日后可以很快速地理解相关内容，这也是一个提高办公效率的小技巧。

5、必要的备注

如果在书写文档时，有一些特殊的背景因素，或者重大的讨论决议，但又不适合写进正文内容。可以考虑在适当的地方，写上备注。如果觉得这个备注不方便和正文写在同一个文档，也可以另写一个文档，配套保存起来。

在程序员写代码的时候，写备注 也是一个判断代码质量很重要的标准。很难想象一段几千行甚至几万行，没有任何备注的代码，那将是一个多么糟糕的情况。。

6、必要的文档版本号

如果是一个多人共享，或多版本的文档，一定要专门拿出一页来写上文档的创建时间，创建人，以及历史修改内容和版本号。这也是确保随着时间的推移，即使不是文档的最初创建人，其他人也可能很好地理解文档，以及各个修改版本的相关背景。

特别是程序员在写代码的时候，一定要养成一个记录过程版本的好习惯。

7、必要的后缀

在必要的时候，可以在文档的命名后面加上有特定含义的后缀，比如：时间戳，姓名，版本号等等。

文档传输：

1、在职场上的文档传输，请一定养成习惯，最好用邮件进行传输，如果是大文件，则可以选择超大文件传输。

在职场上，用邮件传输文档，可以显得更正式和专业。有时候，如果出现一些争议，用邮件的方式在法律上也会更得到认可。特别是对外部门，对外部公司的时候。

另外，如果统一用邮件的方式传输，不管是发送给别人，还是从别人那里接收。在日后都可以很方便地查询，这也是一个提高办公效率的小技巧，也是好习惯带来的便利。

2、重要文档一定要加密，请一定记住，重要文档在传输时务必加密。特别是涉及到一些商业机密、员工工资、重大设计方案等等。

加密后，一般来说，需要分两封单独的邮件，或者不同的传输方式，分别发送文档（加密的）和密码。有的人会在同一封邮件里发送加密的文档，并且把密码写在正文里，这个其实也就失去加密的意义了。

3、此外，在职场上，如果是一些公共文档，或者重要通知类文档，还建议使用公共邮箱进行发送，这一点在一些小一点的公司可能会不那么注意，但其实这一点非常关键。

因为公司的任何人都有可能离职，如果之前的一些重要文档是用某员工个人邮箱（哪怕是工作邮箱）发送的，而离职后这个邮箱多半会被禁用或者删除，那么里面的历史邮件也就随之消失了。而使用公共邮箱的话，只需要设置一个邮箱管理员，当这个邮箱管理员离职时，只需要授权另一个人即可，里面的内容不会有任何丢失。这也是一家公司管理公共邮箱的一个标准做法。

文档备份：

为了避免文档丢失，我们需要定期的对重要文档进行备份，包括电脑上的文件备份，以及邮件备份。

文档的备份从本质上来说，也可以看做是一种文档的分类。备份的时候也需要遵循上面说的命名规范，加备注，加后缀等等。必要的时候，可能还需要对备份文件进行加密。

如果你有更多的关于文档规范的好建议，也欢迎在评论区参与讨论。

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