公文发文格式规范（机关公文处理公文程序）

公文办理是保证机关工作高效运转的重要基础。中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“《条例》”），对党政机关公文处理工作提出了一些新的要求。本文主要列举《条例》施行以来，有关单位在公文处理工作中出现的问题，并结合《条例》的要求提出解决问题的建议，旨在为提高公文办理质量，促进机关工作规范化，提高机关工作效率提供借鉴和帮助。

请“关注”职场文书写作，我们一起来学习一下。

学习参考资料来源 秘书 詹燕

一、办文程序方面的问题

1

未按程序收文

内设机构收到上级或外单位来文后，直接予以办理。

规范处理建议：收到公文后，应统一由单位的办文机构登记、交办。若来文单位要求回复的时间紧，内设机构可先凭复印件办理，原件由办文机构按程序办理。

2

未按程序发文

这方面的问题主要有：⑴未经部门主要负责人审核。⑵应该会签而未经有关部门会签。⑶未经办公室审核直接送领导签发，或先送领导签发再返回办公室核稿。

规范处理建议：⑴如果是急件而主要负责人又未在单位，应以电话、传真、电子邮件等方式请示（已明确由部门其他同志主持工作的情况除外）。⑵涉及其他部门的业务，尤其是经费分配、工作商洽等事务，应送相关单位或部门会签。主办部门如未能与相关单位或部门达成一致意见，应作出说明。⑶严格按照《条例》规定的程序办文，文稿签发前应送交办公室审核。

3

未按保密要求发文

这方面的问题主要有：⑴密件横向传阅，即由一个阅文者直接传递给下一个阅文者。⑵未按照“密来密去”的要求发文。

规范处理建议：⑴按照保密规定，传阅密件应以直传方式进行，即由保密员从阅文者处取回密件再由其传递给下一个阅文者。⑵来文是密件，即使回复的内容不涉密，仍须以密件形式回复。

二、公文格式方面的问题

1

紧急程度标注不正确

这方面的问题主要有：⑴随意标注紧急程度，如为了提高发文的流转速度，而在非紧急公文上标注“加急”或“特急”。⑵使用“急”“平急”等不规范用语。

规范处理建议：⑴对于有办理时间要求的发文，可在发文稿纸的“缓急”栏上标注办理时限。⑵《条例》将公文的紧急程度规定为“加急”和“特急”两个级别，电报则规定为“特提”“特急”“加急”“平急”四个级别，应按照规范用语标注紧急程度。

2

字体和字号、行数和字数不符合要求

规范处理建议：标题应使用2号小标宋体字，正文应使用3号仿宋体字；每页一般为22行，每行一般为28个字。

3

层次序数标注不符合要求

文中的层次序数用字随意或字体不规范。

规范处理建议：文中的层次序数应依次使用“一、”“（一）”“1.”“⑴”,而且一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三、第四层用仿宋体字标注。

４

附件说明使用不规范

这方面的问题主要有：⑴文件有附件，正文中却未写附件说明。⑵将被转发文件当作附件在附件说明中列出。

规范处理建议：⑴文件有附件，应在附件说明中列出。⑵被批转、转发、印发的文件不作为附件处理，无须在附件说明中列出。

５

附件说明格式不规范

附件1：×××××××××××××

附件2：×××××××××××××

规范处理建议：

附件：1.××××××××××××

2.××××××××××××

6

成文日期书写不符合要求

使用汉字数字书写成文日期。

规范处理建议：应使用阿拉伯数字书写成文日期，如2013年×月×日。

二、发文文稿方面的问题

1

标题中事由表达不准确

如来文为《××局关于商请提供××材料的函》，回复时标题写成“××局关于商请提供××材料的复函”。

规范处理建议：应改为“××局关于报送（提供）××材料的复函”。

2

标题中介词冗赘

如《××协会关于对××处理建议的函》。

规范处理建议：应改为《××协会关于××处理建议的函》，介词“关于”和“对”只选用一个。

3

标题中文种使用错误

如公文标题写作“××××汇报”“关于××××办理的意见函”等。

规范处理建议：应在《条例》规定的文种中选取合适的文种。

４

主送机关或抄送机关简称错误

对有规范化简称的单位不使用其规范化简称，对无规范化简称的单位使用简称。

规范处理建议：对有规范化简称的单位应使用其规范化简称，对无规范化简称的单位应使用全称。

５

引文标题书写不准确

如《××部××司关于征求对〈××××细则〉修改意见的函》，在被引用时写成：⑴“《关于征求对〈××××细则〉修改意见的函》”，遗漏了发文机关。⑵“××部××司《关于征求对〈××××细则〉修改意见的函》”，错误地将发文机关从标题中拆解出来。⑶“《××部关于征求对〈××××细则〉修改意见的函》”，改变了发文机关。⑷被引用文件第一次出现时仅写发文字号，未写文件名。

规范处理建议：引文标题书写要完整、准确，如被引用文件首次出现时同时写明了标题和发文字号，下文为求简洁可以直接书写引文的发文字号。

６

未附参阅材料

规范处理建议：应在发文稿纸后附上发文的依据等材料，如外单位的来文，办公室的拟办意见，有关单位或部门的会办、会签意见等。

此外，还存在使用纸张不符合要求、同一对象在文中前后称谓不一致、请示件未标明联系人和联系方式、未标注公开方式等问题，在这里不一一列举，也希望引起注意。

请“关注”职场文书写作吧，更多好文，下期共分享。

,