如何写一份技术报告(如何撰写出优秀的技术文档)

技术文档分为两类,一类指开发中要用到的研发文档,一类是给客户看的客户文档,技术文档不仅仅适用于SaaS开发,他在各个领域都很常见,能够帮助记录团队/公司内部的一些资料,便于员工进行查询,通过正确的方法,将文档存储在同一地方,帮助员工理解并节省时间成本。

  • 什么是技术文档
  • 技术文档的类型
  • 技术文档的作用
  • 如何制作技术文档
什么是技术文档?

技术文档的核心是描述产品相关内容,包括产品的使用方法、特性和功能,不仅仅适用于产品开发人员,各个利益相关者都依赖此文档,包括产品设计师、销售人员和营销人员以及客户。

你可以使用技术文档来:

  • 解释产品的使用方法、功能
  • 将产品的相关内容集中管理
  • 便于团队提高工作效率
  • 便于信息的查找
技术文档的类型基于项目的技术文档

基于项目的技术文档通常供开发团队使用,解释如何制作产品,包括详细的步骤和流程。主要包括项目时间表、内部的会议记录和报告、产品开发相关内容。

基于产品的技术文档

基于项目的技术文档主要是面向企业内容,但是产品技术文档通常面向外部客户,主要是向用户简单介绍产品,让用户清楚了解产品如何使用,例如:如果客户对产品使用有问题,那么他们可以基于产品技术文档进行自行解决。

技术文档的作用改善客户体验

技术文档为用户提供及时的信息,改善用户使用体验,提高客户留存率。正确的技术文档可以减少客户的挫败感,能够在客户遇到问题的时候及时提供相应的解决方案。

节省时间

据统计,不少员工每天需要花费50%的时间寻找信息,浪费大量的人力在低价值的工作上。技术文档为团队提供他们所需要的信息,帮助更快更好地完成工作。

利于团队间沟通

97%的员工表示,缺乏团队沟通会影响项目的结果,技术文档为员工提供一个单一的信息来源,每个人接触的信息相同,并且可以给到不同成员不同权限管理,更好的协调工作。

制作技术文档的八个步骤
  1. 汇总现有的文档内容,对内容的格式及呈现方式进行统一修改;
  2. 根据受众来撰写,确定内容架构、展现形式、搭建目标,对内的技术文档以及对外的技术文档肯定是不同的;
  3. 创建计划和大纲,帮助更好的规划内容;
  4. 创建文档模板,随着时间的推移,团队文档的内容也会增加,不如直接创建一个模板,让员工进行填充,保证内容的一致性;
  5. 选择合适的运维人员,对内容进行撰写及维护;
  6. 创建内容,在创建内容前,先收集相应的需求,保证内容准确并且易于阅读。
选择合适的技术文档软件

如果将技术文档存储在本地,那么用户将无法访问你的内容,在线文档管理软件可以让用户轻松访问你的内容。

一个好的技术文档软件需要以下功能:

  • 强大的搜索:确保您使用使用高级搜索的软件,以便您的文档可以在您的知识库中搜索。
  • 编辑权限:一个强大的许可系统是保持对您的内容的控制的必要条件。
  • 协作创作:选择技术文档软件,让您的团队在内容上线之前就内容进行协作。
  • 权限管理:对内容进行权限管理,把控内部人员的访问内容,精细化管理。

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内容方面
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  4. 使用Baklib制作的知识库,查找内容方便,输入关键词即可找到相关内容,大大减少查找资料耗费的时间,提高工作效率;
  5. 内容分享迅速便捷,适用于多个平台,点击链接即可查看;
  6. 资料备份和下载,内容即写即存,支持多种格式的数据导出和备份
  7. 团队协同功能,实现多人协同办公,增加办公效率,丰富完善知识库内容。
运营和维护方面

面对不断增长的企业知识文件,这使得我们会花很多的空间来存储内容。这对于企业来说需要支付高额的费用(存储与维护),使用Baklib在线知识库制作,所有内容云端在线存储,不仅节省了的资金,而且实现了以前无法实现的数据保护和治理。

数据安全

Baklib除了支持数据的备份和多种格式的导出外,采用SSO单点登录与SSL加密技术,从内部编辑到外部分享全程保障客户数据的独立而安全,为你的知识、文档保驾护航。

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