公文写作十项重点内容（公文写作怎样恰当使用材料）

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公文写作十项重点内容

公文用材的基本要求

岳海翔

在公文写作中，对于材料的处理需要经历搜集（占有）、鉴别、筛选和使用这种前后相联的动态环节。每一环节所牵涉的内容很多，也比较复杂。从总体上讲，公文写作对于材料的处理应当注意做到如下几点：

（一）真实

真实是材料的生命。公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，指导和推动公务活动顺利开展的重要工具，因而其对事例和数据等的运用必须绝对真实，来不得半点虚假抑或粗疏。一篇公文，其所用论据如果失真，就会给决策造成失误，贻害无穷。实践中，这种“事实”失真的问题并不鲜见。例如有一篇反映某县委书记廉洁奉公事迹的报告，其中提及该县委书记不论何时、何地，从来不接受任何人的任何礼物。这一材料的真实性就很值得怀疑，因为如果说该县委书记拒绝接受任何贿赂，是一种令人称颂的高尚行为；但说他拒绝任何礼尚往来的礼物就显然与事实不符，因为我们总不能不近人情。

公文材料的真实，首先是必须经过反复核实证明确凿无误的，而不能是弄虚作假的。意见、办法、措施的提出，必须实事求是，便于执行；对有关背景、经过等的表述也必须完全真实，即便某一细节甚至某一数字等，也必须认真核实，确保其真实准确。否则，就会从根本上失去其应有的说服力，毫无利用价值，甚至给党和国家的事业造成损害。其次，要求材料是必然的，能够反映客观事物的一定本质，而不是个别的、偶然的表象。只有本质的东西才是真实的。报告、总结性公文中已然的内容，应反映事物的本质，表明其发展的必然结果；指令性公文中未然的内容，也应反映事物的本质，表明其发展的必然趋势。再次，要求材料必须是客观的，而不是主观的。即公文中的材料必须直接或间接地来自公务活动的实践，而不能是公文写作人员为着某种目的而随意杜撰的。公文中的材料虽然以观念形态出现，但它不是凭空想象，无中生有，而是客观现实在作者头脑中的反映，那种不经认真细致的调查研究而随意歪曲或者编造“事实”材料的做法，是极其有害的，必须坚决禁止。

要做到真实，就要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，切实获取和掌握第一手材料，而决不能凭借传闻或者道听途说进行写作，更不允许随意编造。同时，还要有正确的思想意识和思想方法，不能随意扬“善”或隐“恶”。

（二）系统

公文的材料除要做到真实以外，还应力求系统。只有如此，才能全面、辩证地反映公务活动，不致犯主观片面的错误。所谓系统材料，是指公文中所运用的材料，既要有正面的也要有反面的；既有现实的，也有历史的；既有点上的，也有面上的，做到前后相应，点面结合，从而构成一个纵横交织的立体网络，形成材料系统。具体包括如下三种情况：

1.正反对举。它包括两种涵义：一是正面材料指反映公务活动的成绩、经验等的材料，反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。例如工作总结，既要讲取得的成绩、经验，也要讲存在的问题；既要报喜，又要报忧。工作简报，既要反映工作好的方面，也要反映工作中的缺点和不足。只不过在实际运用中，应视不同情况和需要有所侧重，不能平均用墨。二是对于同一问题从不同方面提要求、作规定。其中“正”表明相同的材料，“反”表明相异的材料。用“反”面材料说明、补充“正”面材料，以强调、深化行文的主旨。在法规体公文中，这种正反对举的写法最为突出，它具体表现为层次或段落之间的正反对比。无疑，这样具有辩证意蕴的材料，对实际工作必然具有强大的指导作用。

2.前后相应。即指公文写作中对于材料的运用，要做到现实材料和历史材料的结合，使之形成强烈对照，以看出事物的发展变化。现实是历史的继续，历史是现实的前身。运用历史材料的目的是为了更好地说明现实。例如某单位的一篇工作总结中有这样一段文字：“从2008年到2013年，农业总产值（包括村办工业）平均每年增长7、9%，2003年增长14、5%，远远超过了1992年到2011年的19年间平均每年增长3%的速度。”这段文字，将同一事项（农业总产值）在不同的时间内的变化发展情况进行对比，很能说明问题，同时也使行文清晰鲜明，给人留下深刻印象。

3.点面结合。“点”是指反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料；“面”是指反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。在公文写作中，对于材料的运用，应当注意使用“点”、“面”两方面的材料有机地结合起来，以确保行文内容既充实又具体，富于说服力。例如有一篇题为《关于××内燃机厂2019年度财务收支情况的审计报告》，其中写道:此厂是一个具有2700名职工，9700万元固定资产，以生产SX——17内燃机为主的中型企业。近年来经济效益较好，2014年产值增长18%，利润增长19%。但是，财务收支还存在不少问题”。显见，这段文字属于“面”上的材料。为了进一步说明问题，文中又运用了“点”上的材料，列有私设小金库、仓库管理混乱、削价私分产品、任意扩大成本开支范围和漏交所得税等五个方面，每方面内容又分别提供有具体的事例及数字，从而与前面“面”上的材料互为补充，相得益彰，有力地说明了问题。

（三）典型

所谓典型，究其含义，应是具有某种代表性的，能够集中反映一般事物的本质和规律的东西，它是同类事物的代表。典型既有正面的、先进的，也有反面的、落后的，还有代表事物的发展趋势或方向以及反映事物一般的、平均的发展水平的典型。公文写作的材料要典型，是指必须使用那些能够揭示公务活动的本质和规律，具有代表性和说服力的材料。这是因为，公务活动是错综复杂的，用以说明同样问题的材料往往很多，但受各种因素制约（如篇幅等），又不可能也没有必要把获取的事实材料都写入文中，并且，各个材料说明问题的程度也不可能完全一致，总要存在某些差异，而这种差异通过比较、遴选才能显得出来，其中最能显示客观事物的内部联系和本质特点的材料就是典型材料。材料不典型，就不足以令人信服，行文的目的也就难以实现。例如某汽车修配厂拟将本厂院内的黄土地改为水泥地面，向上级主管部门行文请示，请求拨款数万元。文中在陈述请示理由时，列摆出刮风时尘土飞扬，下雨时道路泥泞的事实。结果请示发出后，未获批准。这里，其所运用的事实论据不可谓不真实，但却不够典型，缺乏应有的说服力。如果换一角度，突出尘土飞扬对该厂生产的影响，如机器运转部件上附有润滑油，沾上很多尘土，会影响产品质量，加速机器磨损的程度；厂内雨天道路泥泞，运输受阻，使生产环节衔接下上，影响生产进度等等，这样就使得请示缘由富有典型性，集中明确，说服力增强，让人充分感到解决问题的必要性与迫切性，请示的目的也就容易实现。

（四）切旨

所谓切旨，是指公文写作中对于材料的运用，必须紧紧结合主旨表达的需要进行。材料是形成主旨的基础和前提，主旨又是材料的统帅。主旨决定材料的剪裁、取舍，而材料又必须服务于主旨的表达需要，要使二者之间有机地统一起来，达到和谐顺畅、融汇贯通的境界。

凡优秀公文，都在材料与主旨的统一方面臻于完美，能够使人从观点和论据有机统一的角度加深对公文基本精神的理解和把握。这样的材料运用是很切合主旨的，并能充分有力地为主旨表达服务。

具体来讲，要使公文材料切合主旨表达的需要，应当从以下几个方面进行：

1.要根据主旨的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些公文，如命令（令）、决定、决议、公告等等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；而有些公文，如调查报告、总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。因此，摄入公文中材料的数量，一定要服从主旨的需要。否则，过多或过少都会影响主旨的表达。要特别注意避免不看需要，以为“多多益善”，以致于公文越写越长，主旨却淹没在材料堆中。

2.要根据主旨表达的要求决定材料的详略。公文写作中所涉及的题材很多，但在使用时又不能平分秋色，而必须做到重点突出，详略适当。决定材料详略的关键因素不是别的，而是主旨表达的需要。以调查报告文种为例，如发文目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写；而其他内容诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，即应以情况为主，情况详写，其他略写。

3.要根据主旨的要求决定材料的表现形式。材料表现形式要有利于公文作用的发挥。法规体公文，其发挥作用的范围一般较广，因而其材料往往以概括形式表现出来，要选用经过概括的材料；而报告体公文要汇报有关公务活动情况，因而就离不开具体的事实材料。

（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）

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