做ppt的流程和注意事项（你要思考的可不只是制作技巧的问题）

或许很多朋友看到这个标题，都会以为我要说还要注意美感啊，还要注意文案的提炼啊……嗯，没错，大家说的这些都对。

但在这些问题之外，我们还需要考虑得更远一些。俗话说得好，人无远虑必有近忧，如果我们制作PPT时没有长远的考虑，那难免正式使用时会遭遇一些尴尬的场景。

还是先从一个非PPT的案例说起吧！

家住高层的朋友每天出门、回家，应该都会坐电梯，而大部分的小区都会有电梯广告。作为一个PPTer，职业病一样的习惯让我每次坐电梯的时候都会仔细去研究电梯广告的排版、用色、创意、文案，看到好的广告设计，我还会随手拍下来，之后用PPT进行模仿。我相信只要是经常做PPT的人，都会有这样的习惯，甚至说在PPTer圈子里面，这已经是非常大众的学习和提高自己平面设计水平的方法。

亮点在哪里？

正确答案——左上角！无服务！！！

无服务还怎么扫二维码呢？这个问题很难解决吗？并不难——在二维码下面加注一个公众号名称就可以了。可是我找遍了整个广告页面，都没发现微信号名称。

这件事情给了我很大的启发：只有在设计阶段就考虑到作品最终的运用场合和环境，才能让作品发挥出最大的价值。

就PPT设计来说，我觉得在设计阶段就可以去考虑的运用场合和环境有好几个方面，下面分别说一下，如果有没说全的也欢迎大家讨论补充。

1、Office版本及字体的兼容性。

如果你不打算自带电脑或者条件不允许自带电脑，只能使用会场的电脑的话（比如论文答辩等），那么我们在做PPT时首先就要考虑PowerPoint版本的兼容性了。毕竟一般在公共场合使用的电脑，配置都是相对差一点的，另外为了照顾到大众（比如学校就会有很多中老年教师）的使用习惯，Office软件也不会很新。这种情况下，我们在制作PPT时如果使用了新版的动画、切换甚至是一些诸如柔滑边缘一类新加入的平面效果，在旧版上就没法正常显示。

说个我自己遇到的真实案例。前几年我代表教研室去参加课改项目的阐述，制作的PPT内页都是这样的：

右下角的效果是在母版中使用了矩形填充图片并设置矩形透明度的方式，让图片变得半透明：

结果到了会场，讲台电脑上只有WPS！而WPS就不支持这样设置图片半透明的操作。图片全被打回了不透明状态，有的页面原本可以看清的字，现在就很难看清了：

上台发现问题后，我赶紧进母版删除了这张图片，全部页面都用纯黑背景，然后开讲……

关于字体的兼容性就更不必多说了。原本就没加字体的PPT还好，加了各种字体的PPT，最后却缺字体显示不出来，那效果真是完全不能看。

2、投影放映设备可能出现的问题。

有时候你可能觉得反正是自带电脑，应该不会出现上面说的运行环境不兼容问题，但如果你这样想，老化的投影仪灯泡以及VGA线就笑了。也说一个我的亲身经历：

2013年暑假我出去进行了为期半个月的培训，9月开学回来要汇报，于是我就准备了一个全图的PPT，结果不知道是为什么，投影出来所有的红色都显示不了，都成了黑色，比如这一页：

投影出来就大概是这样一坨（其实比这个效果惨多了）：

还好下午的汇报，我中午就到了会议室，发现这个问题之后，就把这套PPT里的所有红色都改为了灰色……后来才发现，原来是自己的VGA线已经不行了。这虽然是在设计阶段补不可预料的，但至少是在演示开始之前可以通过试放映发现的问题。如果没有这样的排练就直接上场，很有可能会面临很尴尬的演示效果。

去年年底，“中国第一届中国演示峰会”在上海成功举办。虽然从整体上来说是很成功的，但是会场的LED屏显然是太亮了，而估计是受制于一些客观条件，嘉宾的演示文稿似乎并没来得及提前过一遍最终呈现效果。总而言之，那天凡是用了白背景的演示文稿，例如Skychen的Keynote作品、阿文的讲稿个别页面，上面的文字看起来都很费劲：

所以，什么时候你需要进行公众PPT演示的话，如果能够提前试一下场地，就去吧，别怕麻烦！

3、因为特殊原因需要照顾到的排版布局：

有些时候，光看演示文稿好像排版布局并没有什么问题，但是因为某些特殊的原因，很有可能这些我们已经看得习以为常觉得再正常不过的布局却出了篓子。还是讲两个例子：

去年我在网上学习翻转课堂的MOOC课程时，有一个大作业，需要大家用Camtasia Studio来录制自己设计的课程。因为作为翻转课堂，有自己老师出镜的视频，学生看起来会感觉亲切得多。所以在前面的课程里，专门有提到大家在设计课件时要注意留出空位以供放置由摄像头录制的自己讲课的画面。

我准备讲的是PowerPoint的操作类课程，按照老师的要求，大概规划是这样的：

看起来没有什么问题对吧？可是后来我才发现，在实际操作中，我需要点开软件的下拉菜单去选择对齐命令……而如果这样布局，当我最后把摄像头和录屏视频合成在一起时，效果就会变成下面这样，菜单跑到摄像头录制的视频背后去了，别人根本看不见我点了啥：

最后我不得不放弃了画中画的形式，使用了纯录屏的方式完成了作业……

第二个例子，又是来自演示峰会。由于会场采用的是LED屏而不是投影幕布，所以可以说PPT是立着放在地面上的，结果前排的观众就几乎挡掉PPT靠下的三分之一……如果你真的把重要的信息写到了靠下的位置，后排的观众是很难看到的（比如微软的Milo做演讲时使用的PPT，就把现场观众获得Office365试用账号资格的方法放到了下右图中PPT下方黑色部分，我不得不站起来才拍得到）：

这个例子其实也再一次说明了提前了解播放场地环境条件的重要性。

写在最后：

虽然本文所列举的一系列问题，有一些的确很难在设计阶段就加以避免，但它至少给了我们指出了一个事实，那就是：我们的设计作品，我们的PPT，最终并不是在我们自己的电脑屏幕上展示给观众看，而是在投影幕布或LED屏上展示给观众。考虑最终呈现阶段的效果，不管是从PPT设计上还是在演示前从播放硬件、播放环境上去进行协调，应该是每一个PPTer都应该考虑的事情。

更多丰富内容，PowerPoint插件、资源下载分享，欢迎各位朋友关注订阅微信公众号Jesse1981（ID：pianoppt）！