邮件的写法和注意事项（邮件的编写原则和范例）

前言

在平时的工作沟通中，除了实时口头沟通方式外，最常见的就是邮件沟通方式了。

好的邮件格式和内容，能够让对方快速获取需要的信息，没有沟通障碍、没有理解歧义、传递的任务也不会进行变形或理解缺失；好的邮件编写习惯，也能增加接收方对自己的信任和专业认同感。

为了能够高效沟通，项目负责人可以在启动项目时，最好能和团队全员一起制定邮件编写技巧等基本团队规则。

下面我们通过介绍邮件的构成、编写原则和一些范例，给大家展示商务邮件的编写技巧。

邮件构成

邮件构成

邮件编写原则

1.角色互换

在发出某封邮件的时候，可以想一下对方/客户收到此封邮件的时候，他会怎么想，他会做出什么举动，他会怎么回复。根据对方有可能的反馈，对邮件的内容做出一下调整，力争通过尽量少的邮件解决尽量多的问题。

2.严守约定，不失信客户

对于约定好的日程，要严格按约定的时间提交相关的成果物。如果在约定的时间内，无法完成，事前必须联络，并要给出合理的理由，和可能完成的新的时间点。

3.快速对应客户邮件

对于客户的要求是需要优先对应的。如果不能马上回答客户的问题，也需要首先回信，明确下一步我们将要采取的具体动作，并明确能够完成的时间点。在完成之后，正式给予客户回答。理想的回复时间是2小时内。

4.回复内容注意点

• 回复内容要全面，切忌不要出现问题点回复遗漏的情况。
• 如果话题有变更，应创建新邮件，并用新的邮件主题。
• 正文要简明扼要，行文通顺。尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
• 进行针对性回复。
• 不要就同一问题多次回复讨论，mail沟通不畅时建议电话或当面沟通。

5.注意邮件的格式

• mail内容的字体要统一。
• 在写邮件的时候，不要记成流水账的形式，而应提取出概要点。比如：用1. 2. 3.等罗列出各个说明点。邮件内容结构清晰，便于对方理解，也方便后续邮件对某个概要点进行引用讨论。

6.适当的换行

• 大约在20个字左右换一次行，不要一行完全写完再换行；
• 一般情况下，在逗号处换行；如果没有逗号，只能在句子中间换行，句子中间换行需要考虑最好把主语作为新行的开头。

7.联系方式

• 联系方式有变更时，请及时更新并通知客户。可以明确发函人的身份、联系等信息，以方便对方联络。
• 建议大家的邮箱开启签名功能，在邮件签名中需要含有姓名、联系电话等信息。

8.信息安全

• 和外部人员沟通mail中，需要注意信息安全，不要发送公司内部设计文档和关键技术信息等。
• 不要使用互联网上的免费邮箱来发送正式邮件。

邮件模板范例

Sample 1:项目日报

收件人：项目全体人员(开发人员、测试人员、质量管理人员...)

抄送列表：项目领导、公司领导...

邮件主题：XXX项目日报(xx年-xx月-xx日)

邮件内容：

-------------------------------------------------------------

大家好，

以下是XXX项目今天的跟踪情况(详细可以参考附件或某某网址...根据实际情况填写)，请了解:

一、项目组问题风险跟踪

1.阐述今天发现的问题或者风险...

若有对策方案的话，也需要写明对策描述。

2.以前发现的但还未完全解决的问题或风险...

当前的风险都分别属于什么状态，是否需要项目组对策...

二、项目进展概述

此段内容需要根据实际情况适用图或表格的形式进行说明，

需要阐述当前某个任务/子任务的计划完成日期，计划本日/本月完成百分比，目前完成进度，当前状态是正常还是延期...

三、Bug收敛状态

需要用线性图描述bug产生和消除的趋势...

四、待解决问题

一些特殊性的问题。比如设备问题、需求问题...

以上。

Sample 2:问题确认或备忘录

收件人：需要对问题进行确认或回答的人

抄送列表：相关同事(不一定需要他们回答但是需要他们了解这件事情的人)、相关项目领导...

邮件主题：[XXX]问题内容确认 或 [XXX]讨论结果确认

邮件正文：

-------------------------------------------------------------

To 张三，李四，

你们好，

关于xxx的设计方案，今天我们进行了可行性讨论，讨论结果如下，请确认描述的是否有遗漏或错误:

1.【方案描述】

<方案一>xxxxxx

优点：xxx

缺点：xxx

<方案二>xxxxxx

优点：xxx

缺点：xxx

结论：基于xxxxx原因的考虑，经过讨论，最终决定采用方案二。

2.【残留问题】

①XXX项目的XX版本是否也有同样的设计缺陷？

-->经过代码分析/和相关专家确认，XXX项目的XX版本没有类似问题。(相关的沟通记录已经放在附件xxx文件中，请参考)

②关于变更工数和可以完成的日期

经过项目组分析，变更工数为：

开发：xxx人/日

测试：xxx人/日

计划完成日期:xxx

3.【邮件回复纳期】：

请在xx月xx日xx点前回复

以上，辛苦了。

Sample 3:总结分享

收件人：项目全员

抄送列表：相关项目领导...

邮件主题：[分享]XXXX在XXX场景下的设计注意事项

邮件正文：

-------------------------------------------------------------

大家好，

今天在进行xxxx讨论的时候，发现一个xxxx问题，为了防止其他人遇到类似问题不知如何解决，特整理了邮件跟大家分享一下。

【问题背景】

描述在xxx的背景下，为了实现xx功能，所以对xxxx进行了设计讨论。

【问题现象】

(简洁清晰描述当前问题时在什么场景下经过什么操作会产生具体哪种现象...)

【问题根本原因】

(需要从代码、设计、需求等角度分析这些问题产生的根本原因是什么....)

【对策】

根据实际情况，描述对策方案以及对策后的测试效果

【经验/教训】

通过这件事情，我们以后再进行类似功能设计时，需要充分考虑xxx场景下的xxx等复杂操作...

【备注】

(上面在进行问题描述和对策描述等内容编写时，需要提供相关的依据或者实例，那么可以把这些信息放在备注中，方便邮件阅读者查看)

以上。

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