怎么给企业发送邮件?如何在公司内网群发工资条邮件

好的公司都是发工资条的!

很多公司通过互联网群发工资条邮件给员工,但是总是被一些问题所困扰,例如信息泄露问题、被当做垃圾邮件屏蔽问题和发件数量限制问题等等。

那么为什么不在公司内网群发工资条邮件呢?在内网这些问题都会迎刃而解。

下面给大家提供一个在内网群发工资条邮件的方案,希望能对大家的工作有所帮助。

本方案采用hMailServer FoxMail 轻松工资条 搭建自动化批量生成和发送工资条邮件平台。

搭建过程分为如下步骤:

使用hMailServer搭建内网邮箱服务器

使用foxmail作为客户端接收邮件

批量创建邮箱账号

使用“轻松工资条”自动生成并群发工资条

如何让员工能够自行修改邮箱密码

下面详细讲解:

一、使用hMailServer搭建内网邮箱服务器

hMailServer是一款免费的、开源的电子邮件服务器,适用于Microsoft Windows。世界各地的互联网服务提供商、公司、政府、学校和爱好者都在使用它。

下面介绍搭建步骤:

1.1 下载

下载地址:https://www.hmailserver.com/download

1.2 安装

直接双击下载的安装程序

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接受协议

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选择安装目录

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如果用户数量少,可以直接选择第一项:内置数据库引擎,如果用户数量多或者喜欢,可以选择第二项:外置数据库(支持mysql,sqlserver,postgresql)

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输入hMailServer管理员要设置成的密码,一定要记住。

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1.3 配置

1.3.1 启动配置管理器

到开始菜单中点击“hMailServer Administrator”,或者直接到安装目录的bin文件夹下点击hMailAdmin.exe启动配置管理器

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输入安装时设置的管理员密码

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1.3.2 汉化

安装完毕后,系统是英文的,如果不习惯英文界面可以汉化一下,hMailSever很容易汉化,只需要下载相应的语言包,修改配置文件,最后选择中文,再重新启动一下hMailSever服务即可。

1.3.2.1 网上下载汉化包

下载链接:https:///s/1mwZkJq-pBZzopa_IOUJF3A 提取码:6666,是一个chinese.ini配置文件,放到hMailServer安装目录里的Languages文件夹下。

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1.3.2.2 修改配置文件

配置文件所处的位置是:安装目录\hMailServer\Bin\hMailServer.INI,找到[GUILanguages]字段,在后面添加 ,chinese

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保存更改后,重启电脑。如果因为其他原因受限,不能重启,停止hMailServer服务,再重新启动hMailServer也可以。然后选择中文即可。

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1.3.2.3 忘记hMailServer Connect密码

忘记了密码可以在配置文件里修改,配置文件位置:安装目录\hMailServer\Bin\hMailServer.INI ,找到[Security]字段,更改里面的值。这个值是MD5加密的小写值。

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1.3.3 添加域名

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在局域网使用可以随便添加,例如可以填写abc.com 等等,建议填写公司英文缩写加.com,填写后请按“保存”按钮。

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1.3.4 添加邮箱

选择“账号”,按“添加”按钮

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设置要添加的邮箱账号密码等信息

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关闭自动停用,如图,将启用选项中的对号去掉,然后点击“保存”按钮。这个功能会自动禁止无效登录,为了保证群发顺利进行,可以关闭掉。否则,有的时候登录密码写错了之后,就莫名其妙的无法群发了。

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关闭反垃圾邮件机制,设置ip范围,如图,把其它中的“反垃圾邮件”选择对号去掉(红线圈起部分),这样做是为了保证群发顺利进行。开始ip和结束ip貌似不设置也可以。

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查看服务状态,确保服务处于"运行中"状态

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二、使用Foxmail作为客户端接收邮件

Foxmail 邮件客户端软件,是中国著名的软件产品之一,大家可以到其官网下载:https://www.foxmail.com/

下载后,在员工的电脑上按如下步骤安装和配置,并进行测试。

2.1 添加账号

启动foxmail,点击其左上角的菜单,点击“帐号管理”

在出现的帐号管理界面点击左下角的“新建”,进行添加账号

我们这里把前边创建的admin和test两个邮箱加上(以admin演示,test以此类推)

账号用户名密码按创建时的填,服务器信息按4.1中找到的填(服务器IP改成自己的IP)

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2.2 邮件收发测试

添加完成后我们使用admin@ww.com向test@ww.com发送一封邮件,test@ww.com进行邮件收取,可以看到邮件成功收到,证明服务器运行正常。

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三、批量创建员工邮箱账号

如果员工人数较多,那么在hMailServer管理工具内逐个创建账号将是一件繁琐的工作,下面介绍如何批量创建员工邮箱账号。

hMailServer批量添加用户的方法:

可以用脚本来批量添加用户,操作简单。

首先下载脚本文件,下载地址:

百度网盘链接:https:///s/1ow6xfBmu3NwXmhl6yuyHyg

提取码:6666

下载后修改脚本,要修改的地方如下:

import.vbs 修改第44行,这是登陆hmailserver的密码。

bulk.csv 这是用户的数据。格式:User,tjones,mypassword,jones.com,Tommy,Jones

参数:user:指用户。依次是用户、用户名、密码、域名、姓名。姓和名是要隔开的。

例如:user,abc,123456,xxx.com,zhang,san

需要注意user后面紧跟的是用户名和密码,用逗号间隔;然后是域名,如果之前域名不存在,系统会增加这个域名,创建的用户是在这个域名下面的。

设置空间大小修改下面这个0 ,此时的0表示无限制。1024=1M

obNewAccount.Maxsize = 0 'sets mailbox size, 0=unlimited

然后双击import.vbs运行脚本。

重要说明:下载文件后,不管你放在哪里,这两个文件必须放在同一目录。批量创建后,往往需要重新进入管理工具才能看到,我这个版本没有看见有刷新功能,创建后看不到,需要退出重新进入才行。

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四、使用“轻松工资条”工具软件自动生成并通过内外群发工资条邮件给员工

轻松工资条是一款工资条生成与群发邮件的工具软件。可以将Excel格式的工资表转换为html格式的工资条,并按工资表中的邮件地址,批量逐一发送邮件给员工。是公司人力资源或财务人员发放工资条的必备工具软件。本软件可以智能读入工资表,一键群发工资条,化繁为简,方便易用。

首先下载“轻松工资条”,下载地址:

百度网盘:https:///s/1VbPrIprzzrJNV2DZ7EiHZQ 提取码: 6666

然后运行安装文件,按提示进行安装。

安装后,就非常简单了,您只需要有一个Excel格式的工资表,并且每一行都有员工的电子邮件地址(使用刚才批量生成的邮箱地址即可),这些电邮地址应该在一列当中。另外,还要有一列姓名列,最好命名为“姓名”,然后就可以了。点击主界面第一个按钮“读入工资表开始新的发送”按提示操作即可。

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首次使用系统会提示您设置发送邮件服务器信息。在出现的画面中,点击左下方的“新增”按钮即可新增发件服务器。(下面画面的右侧可以对已经新增的邮箱信息进行修改,修改后点击上方工具栏中的✔可以保存。)

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点击“新增”按钮后出现如下画面:

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在这个画面中录入各项信息:

邮箱地址:作为群发者,您也需要一个内网邮箱地址,您需要为自己建立一个,例如:admin@ww.com

登录名:同邮箱地址;

密码:输入您内网邮箱的登陆密码

邮箱类型:选择企业邮箱

发送服务器(SMTP):输入刚才搭建的内网邮箱服务器的IP地址

端口:默认25,可根据实际情况修改。

需要登录验证:默认是需要的,一般情况下都需要。

详细步骤参见“轻松工资条使用说明”

做完这些步骤后,按软件提示发送工资条邮件就可以了!

五、如何让员工能够自行修改邮箱密码

批量建立内网邮箱用户后,需要通知给每个员工,这个时候密码是我们建立的初始密码,员工可能不想让其他人知道,如何让员工能够自行修改密码呢?

我们可以使用hMailServer自带的PHPWebAdmin让员工自行修改邮箱登录密码:

PHPWEBAdmin是php编写的配置管理器的web版本的控制台,在hMailServer安装目录下的PHPWebAdmin文件夹中。需要服务器支持php,我们可以使用wamp server,具体安装使用方法可以参见WampServer中文站中的描述,英文好的也可以到其官网https://www.wampserver.com/en/ 查看。

首先复制hMailServer安装目录下的PHPWebAdmin文件夹到wamp server默认网站根目录,一般室wamp64\www下

进入PHPWebAdmin文件夹,将config-dist.php复制一份并命名为config.php

打开config.php,在开头找到$hmail_config['rooturl']项,将其值由"http://localhost/"改成"http://localhost/PHPWebAdmin/"并保存。

(一定要注意PHPWebAdmin要有"/",不然PHPWebAdmin仍认为localhost才是应用根目录,导致The requested URL /PHPWebAdminindex.php was not found on this server.)

启动使用wamp所有服务,然后访问http://服务IP地址/PHPWebAdmin/,登录后可以看到就是一个web版本的管理控制台,员工使用自己的邮箱和密码登录后就可以自行修改密码了,不过界面目前是英文的。

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红色箭头标识处可以修改密码。

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