合同中的送达地址条款不可忽视（合同中送达条款的设定与实务操作）

公司在生产、经营、管理过程中会形成各种法律关系，而合同则是各种法律关系最主要的载体，因此合同法律风险控制在公司法律风险防范过程中显得尤为重要，下面我们就来说一说关于合同中的送达地址条款不可忽视?我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!

合同中的送达地址条款不可忽视

公司在生产、经营、管理过程中会形成各种法律关系，而合同则是各种法律关系最主要的载体，因此合同法律风险控制在公司法律风险防范过程中显得尤为重要。

法律风险控制是一个系统的、体系性的工作，仅在某一个点或某一个环节做好了法律风险控制，远远不能达到全面降低法律风险的目的，但合同法律风险又是见诸于合同的谈判、起草、修订、执行、变更及争议解决等各个环节之中。因此，本文从细小处着手，就合同中送达条款设定及实务操作进行梳理、分析，提出法律风险防范建议，与大家分享。

一、合同中设定送达条款的必要性

《中华人民共和国民法典》第四百七十条规定：“合同的内容由当事人约定，一般包括下列条款：（一）当事人的姓名或者名称和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法。当事人可以参照各类合同的示范文本订立合同。”

虽然，民法典第四百七十条的指导性规定未将送达条款列入其内，而且在很多人看来，送达条款并未涉及合同各方的实质性权利义务，但是随着公司之间业务往来的日益频繁，因送达问题产生的纠纷也日益增加，结合合同实务及商事诉讼经验来看，笔者认为，合同中对送达条款进行约定有其必要性，原因如下：

1、公司存在注册地与联系地址不一致的情形

公司在经营过程中经常会出现实际办公地址与营业执照记载的住所不一致，也存在某些合同的谈判、签订、履行均由公司的派出机构（如，办事处、项目部）全面负责，公司总部对合同履行过程了解甚少，反之，也有出现分支机构的往来函件均由总部统一接受、处理等情形。因此，在合同中约定有效的联系地址显得尤为重要。

2、履行通知义务形式瑕疵

在合同履行过程中，公司为了追求工作效率，经常以电话方式履行通知义务。电话通知固然快捷、高效，但该通知对双方意思表示一致性往往无法确认，无法对证据固化保存。因此，常出现因送达方式不符合特定方式，导致书面通知材料不能有效送达的情形。

3、纠纷产生后举证困难

合同各方签订合同的最终目的是为了顺利达成交易、确保交易顺利进行完毕，但各方的合作毕竟是对将来事项的约定，存在一定的不可控因素，因此纠纷也常常发生。实践中，合同各方产生纠纷后，接受通知的一方常会以未收到对方的通知为由进行抗辩，此种情况下，若发出通知一方无相应证据证明其履行了通知义务，无证据证明其通知的有效性，则其所主张的请求往往不能得到支持。

如前所述，公司在合同履行过程中，经常会因送达地址、送达方式、签收与否等问题产生纠纷，而且该等细小的瑕疵往往会导致交易失败或承担败诉的不利后果。

二、合同中设定送达条款内容

1、送达方式的约定

公司在拟定合同送达条款时，应当结合交易的实际情况，对送达方式予以确认，明确是以电子邮件、传真、特快专递、公告之某种方式或任一方式进行送达。

实务中，合同中关于送达方式一般约定为：“双方依据本合同所发出的任何通知应采用书面形式，以电子邮件、传真、挂号信件、经登记的信件或公告等任一方式，按照双方在本合同中列明的地址及联系电话发出。”

另外，在租赁合同中，基于其特殊性，双方常常就送达方式约定为：“双方确认租赁期限内，出租房屋是承租方的有效通知地址，出租方有权选择将本合同项下的通知张贴于出租房屋的门窗或墙面上，该等通知一经张贴即视为已经向承租方送达，视为承租方于通知张贴当日知悉通知内容。”

2、送达时间的约定

《中华人民共和国民法典》第一百三十七条规定：“以对话方式作出的意思表示，相对人知道其内容时生效。以非对话方式作出的意思表示，到达相对人时生效。以非对话方式作出的采用数据电文形式的意思表示，相对人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统时生效；未指定特定系统的，相对人知道或者应当知道该数据电文进入其系统时生效。当事人对采用数据电文形式的意思表示的生效时间另有约定的，按照其约定。”

合同履行过程中，双方发送函件属于意思表示较为正式的一种形式，因此，在合同实务中可将送达时间约定为：“通知可以当面递交方式、特快专递方式、电子邮件方式及挂号信方式发出。以当面递交方式发出的，以对方的签收文据为发送凭证；以特快专递方式发出的，以交寄记录作为发送凭证；以电子邮件方式送达，以电子邮件发送记录作为发送凭证；以挂号信的方式发出的，以寄信回执作为发送凭证”。

3、联系人、联系电话、送达地址

关于联系人、联系电话、送达地址在合同中并无特殊要求或过多操作技巧，但应当在合同中进行全面、如实记载，因此可以约定为：“双方按以下列明的地址发送通知：

地址：xx省xx市xx区xx街道xx街（或路）xx号

收 件 人：xxxxxx

邮政编码：xxxxxx

xxxxxx

传 真：xxxxxx

4、信息变更的确认

合同履行过程中，经常出现合同一方当事人的联系人、联系地址发生变化的情形，为了避免联系人、联系地址发生变化后，通知不能有效送达导致的不利法律后果，规避法律风险，可以就此约定：“一方指定的联系人或地址变更，须在xx日内以书面形式通知另一方，怠于通知的一方应当承担对其不利的法律后果”。

三、合同履行过程中的送达注意事项

针对合同中送达条款相关的法律风险点，结合合同实务工作经验，就合同送达事宜梳理出以下操作规范，供大家参考。

1、规范填写快递单

1、全名/法定代表人 2、有效电话 3、公司或单位全称 4、明确、有效的地址

5、准确姓名/名称 6、预留/现用电话 7、公司或单位全称 8、合同确定地址/身份证地址

9、收件人所在城市 10、《关于xxxx的函》 11、寄送日期 12、寄件人存根联（妥善保存）

13、及时查询送达结果并妥善保存(截屏/打印/快递公司书面回执)

2、妥善保留存根联及回执

合同一方向相对方送达书面文件时，若以当面递交方式送达，则应妥善保留签收联；若以特快专递、快递等邮寄方式送达，则应妥善保留发件人存根联，并及时跟进送达情况，保存送达回执；若以电子邮件方式送达，则应当在发送邮件时明确收件人信息，对已发送的电子邮件妥善保存，切勿删除；若以公告方式送达，则应妥善保留公告送达的报纸、杂志、网页。

3、多种送达方式结合

合同往来中，合作各方经常采取电话这一简易、快捷的方式进行沟通，除非在通话进行录音外，电话通知的证据无法得到固化和再现。因此，公司采取电话通知的情况下，对于重要文件可以同时采取当面递交并签字、电子邮件、特快专递等方式一并进行。如此，一方面可以充分履行通知义务，保证交易顺利进行；另一方面也便于保存送达证据，为纠纷解决提供有力证据。

虽然合同送达条款并未涉及合同各方的实质性权利义务，甚至有人认为送达条款设定与否亦不影响交易的顺利进行，但往往是这些细节，最终导致交易失败，甚至承担败诉的不利后果。正如20世纪世界最著名建筑师密斯·凡·德罗总结其成功经验时的高度概括“魔鬼在细节里”，合同法律风险防范的也是见诸于合同签订前、履行中的各细小环节，因此，只有在众多细小环节中做好风险控制、防范，才能达到降低风险这一目标。