公文的行文规范要求有哪些（公文用语要求也不同）

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我国著名教育家叶圣陶先生曾说：公文不一定要好文采，可是必须写得一清二楚，十分明白，句稳词妥、通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。因此公文用语尤显重要。

公文用语的一个重要特点是“得体”，即要与本机关的职责地位相称。不同行文关系的公文对公文用语有着各不相同的要求。

下行文语气要庄重

（二）下行文的用语要求

下行文是上级机关向所属下级机关的发文，其行文用语也有特定的要求。

1、语句庄重。下行文要体现领导机关的权威性，做到令行禁止。（1）语言要庄重，去掉虚浮不实之词。为此，可采用直述式语调，晓之以理、告之以规，如“望认真贯彻执行”、“不准”、“允许”、“可以”等。（2）应使用规范化的书面语言，不能使用口语、俗语，也不能滥用简称。如在任免性通知中，一般用“经研究决定，任命××担任×××××职务，免去×××××职务”的句式，而不用“经研究决定，把××从×××位置调到×××位置上来”的语句。这是因为后者用的是口语，虽然通俗，但失去了下行文应有的庄重性和严肃性。（3）要准确使用专用语言。如第一人称用“我”、“本”，第二人称用“你”，第三人称用“该”，领序词常用“据（根据）”、“接（近接）”、“悉（收悉）”等，用“为（为了）”、“鉴于”等说明制发公文的目的，用“据此”、“综上所述”等作为总结性的过渡词语等。

2、表述准确。准确是公文的基本要求。因下行文是要求下级机关办理的，所以更应强调用语的准确性，不能有任何歧义，不能授人以柄。有些词语的含义非常广泛，使用时需要加以限定；有些词语的内涵比较单一，使用时需加以延伸；而有些词语的概念相当明确，并为公众所熟知，使用时就不必作过多的解释。有些词义相近或意思相似的词语，如“要（要求）”、“应（应该、应当）”、“须（必须）”，因其有着程度上的差异，所以应仔细辨别。

平行文要语气谦和

（三）平行文的用语要求

平行文是向同级机关或不相隶属机关的发文，如函等。因为它是为几个部门协同处理问题或协作完成工作、彼此沟通情况而制发的，因此，在用语上也有自己的要求，写作时应予以遵循。

1、语气谦和。平行文的发文机关和受文机关之间没有隶属关系，因此行文用语一定要谦和，不能居高临下使用命令式、告诫式词语，如“希尽速复函”、“望速即办理”、“务必参加”等等。因为平行机关没有必须配合的义务，如果用语不当会引起对方反感或者得罪对方，事情就不好办了。

2、措词得体。平行文应注意多使用致意性词语，如“贵局”、“承蒙”、“请予支持（协助）”等等，以表示自己的诚意和对对方的敬意，这样就能营造一种和谐融洽的气氛，有利于双方的合作。但也要避免自降身价，那种为了办成事情而使用低三下四、有损自尊的词语的做法是不可取的。

不同行文方向的公文对用语的不同要求，既是单位与单位之间处理各种事务的需要，也体现了人际交往中的理性和道德。这些不同的公文用语，是人们在长期的公文写作实践中约定俗成的，它有着相对固定的格式和用法。从事公文写作人员都应认真研究，正确地掌握和运用，以免张冠李戴、贻笑大方，甚至产生不必要的差错与矛盾。

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