数据有效性怎么设置时间范围 02-通过数据有效性设置限定可输入内容

【前言】

在推进各种人力资源项目过程中，经常需要组织其他同事完成一定业务动作后，将成果输入到预先制定的表格中并反馈。我们称之为项目数据协同。

为了确保数据协同的质量、效率，关键是做好四点：（1）简化：向我们反馈数据表的人，他们需要执行的动作越少越好；（2）指引：表格操作指引要简要、精准，相关培训得到位；（3）数据流管控：不需协同人操作的区域、内容，通过内容保护设置限定其可操作的动作，防止误操作；（4）批量操作工具化：基于VBA自动完成下发表格的拆分、回收表格的汇集。

在具体实施过程中，前两点的个性化较强，往往需要结合实际情况因地制宜地做相应安排。后两点的实施对应五个Excel技能实施。本文是其中第二篇，且相关示例基于WPS Office软件制作。

【业务场景】：

在实际项目中，有时会遇到所收集表中数据不符合标准口径要求的情况，从而导致大量的时间耗费在“数据清洗”上。

对于数据协同过程中高度标准化的数据维度（如族群、序列、职级、地点等），可以通过数据有效性设置，使得在相应字段上只能在指定标准数据集中选择、输入内容，从而大大提高基础数据的标准化程度、大幅提升效率。

【需求示例】：

下图为某公司奖金发放信息中间表，需要在H列通过数据有效性设置，使用者只能在限定的奖金类型编码中选择其中一种。

图 1 需求示例

【实现步骤】：

Step1：选择需要限定输入内容的数据区域 → “数据”→ 选择有效性设置

图 2 打开有效性设置对话框

Step2：将允许录入的数据类型设置为“序列”→选择职级标准所在区域

图 3 设置数据有效性规则

Step3：设置出错警告

图 4 设置输入错误警告信息

Step4：为数据验证中允许输入的数据添加备注信息

图 5 设置数据验证备注信息

设置完成后，只要选中设置的单元格，会自动显示提示信息：

图 6 数据验证备注设置效果