工作邮件十大要点（你真的会发电子邮件吗）

应届大学生，刚离开学校，初入职场，有很多需要学习的技能。新人必备办公技能之一——发邮件，刚毕业的大学生真的会发邮件吗？下面为大家总结了在办公时发送邮件的技能和注意事项。

主题

主题是邮件接收者了解邮件的第一信息，因此必须简洁的说明来意，这样可以让接收者快速判断邮件是否具有可读性。

1.一定不要将标题留白，这是非常失礼的。

2.标题要简短扼要，表意要明，用最简短的话表明内容的重要性。

3.一封邮件一个主题，一信不提多事。

4.可适当根据内容的重要性使用特殊字符（如！*等）来吸引收件人注意。

5.回复对方邮件时，可根据回复内容更改标题。

6.主题要通畅无错别字。

7.对外邮件最好写上“来自xxx公司的邮件”，以便对方一目了然和保存。

称呼和问候

1.使用恰当的称呼

邮件的开头要称呼收件人。在彰显礼貌的同时也提示了这封邮件是发给他个人的，注意单发和群发的称呼用词不同。

如果清楚对方的职务，应以职务尊称对方，如“x经理”，如果不清楚对方的职务，则可以称呼对方为“x先生”“x小姐”，对方的姓是必须要知道的，至于性别当然也要搞清楚。

不熟悉的人切记直呼别人的英文名，也不要乱加前缀，如“dearxxx”，自以为很熟络，在别人看来很突兀。

称呼的格式，第一行顶格写。

2.开头结尾要有问候语

俗话说得好，“礼多人不怪”，多点有礼貌的问候语，让对方阅读邮件时更开心。

最简单的开头问候语就是“HI”“hello”“你好”等，结尾的话可以用“BestRegards”，“祝您顺利”“祝您生活愉快”，要是年长者，则应说“此致敬礼”之类的。

注意：在非常正式的场合，邮件的格式完全采用信件标准格式。“祝”“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”“敬礼”则再换行顶格写。

正文

1.Email正文要简明扼要，行文流畅，多用短句，少用偏僻词汇。

2.依据收件人与自己的熟络程度、等级关系等，对待不同的人，使用不同的论述（表达）语气。多用请、谢谢等之类的礼貌用语。

3.条例清晰，如果太复杂可用分级分段落来表明。最好采用1、2、3等列段说明的方法分条陈诉。

4.事情一次说完，不要发了邮件后突然想到什么漏掉了再发一封邮件，是不行的，易让人反感。

5.尽可能避免出现错别字和书写错误，可以使用拼写检查。邮件发送之前，最好是再仔细阅读一遍，进行修改确认无误后再发送。

6.对重要的信息做适当的处理，比如加粗斜体、颜色字体、加大号等方式来显示信息的重要，但要适度，以免抓不住重点。

7.合理利用图片，表格等工具来辅助阐述，文图配合效果很好。

8.少用(*^__^*) 之类的特殊字符，这是商务邮件，需严谨对待。

结尾签名

每封邮件在结尾处都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人的信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友增加这样的工作。一目了然是最好的。

1.签名的信息不宜过多。

签名档一般包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。签名档的信息最好留的是必要的信息，对方若是想要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或是公司的宣传口号，但要分清收件人对象与场合，必须得体。

2.签名档应多样化

对内、对私、对熟悉的客户等不同的群体的邮件往来，签名档应当自由多样化。有时候过于正式的签名档会疏远两人之间的关系。

3.字体与正文相同。统一使用简体、繁体、英文，以免乱码。字号一般选择比正文小一些的。

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