企业单位档案管理（企业文书与档案保密管理）

大家好，今天兑观科技小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为——企业文书与档案保密管理。

一、保密管理的目标和要求

企业文书与档案工作的特点，决定了企业文书与企业档案中包含着大量企业涉密信息。在企业的各项工作中不可避免地要形成和涉及各种秘密，其中

有国家秘密，也有企业秘密。为了维护国家和企业的利益与安全，保持它们在各项活动中的主动地位，企业应加强保密管理，依法保守秘密，维护秘密的完整与安全。

保密管理的目标，是严格保守秘密，维护涉密信息的完整与安全，防范来自内部的失密、泄密等行为，防范来自外部的窃密活动。在企业文书与档案工作中，为达到保密管理要求，应注意做好以下几方面的工作。

（1）组织实施国家有关保守国家秘密的法律法规。

（2）建立健全并严格监督实施保密工作制度。

（3）建立保密工作队伍。

（4）开展保密宣传教育和保密业务培训。

（5）研究并指导应用保密技术，配备保密工具和设施。

（6）有针对性地采取各种保密措施，审查涉密事项。

（7）指导监督涉密文件档案资料的管理和销毁工作。

（8）按审批权限划定、核定、调整保密范围和保密等级。

（9）对保密工作情况进行检查，追查处理泄密、失密问题等。

二、企业文书与档案工作保密管理重点

企业文书与档案工作中的保密管理，要重点做好以下工作。

（一）建立保密工作管理机构

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》 （以下简称《保密法》）及《〈中华人民共和国保守国家秘密法〉实施办法》（以下简称《实施办法》）的规定，国家保密工作部门是国务院的职能机构，主管保守国家秘密的工作。县级及其以上地方各级保密工作部门在上级保密工作部门的指导下，在其职权范围内，依照保密法律、法规和规章管理本行政区域的保密工作。中央国家机关在其职权范围内，主管或者指导本系统保密工作，组织和监督下级业务部门执行保密法律、法规和规章，并可根据实际情况单独或会同有关部门制定主管业务方面的保密规章。

企业应根据实际情况，结合文书和档案工作，设置保密工作机构或者指定人员负责管理规定范围内的保密工作事务。

（二）建立保密制度体系

按照《保密法》和《实施办法》的规定，保密制度的制定权授予不同的部门不同的权限：涉及国家秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由国家保密工作部门制定保密办法；采用电子信息等技术存取、处理、传递国家秘密的办法，由国家保密工作部门会同中央有关机关规定；属于国家秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由国家保密工作部门会同中央有关机关制定保密办法；中央国家机关可以根据实际情况或者会同有关部门制定主管业务方面的保密规章。

保密工作在很大程度上依赖于制度保障，企业应重视保密制度的建设。在实际工作中，企业要在遵行《保密法》和《实施办法》，以及上级主管部门制定的有关制度的前提下，建立自己的保密制度。

保密制度应明确以下内容。

（1）有关保密范围的规定。

（2）各种密级划分的标准，实际工作中各种密级的具体对象范围，密级划分的责任制，密级划分标准与具体方法的公布办法。

（3）确定密级的程序，遇有不明确问题时的审批程序。

（4）密级标注办法。

（5）保密期限的确定标准与标注方法。

（6）更改密级（提高或降低），解密的程序手续、方法、责任制。

（7）接触各种秘密的单位范围、人员范围的规定。

（8）保密工作人员的任用审批程序。

（9）对各种密级的文件、资料和其他物品保密措施要求的规定。

（10）宣传报道工作的保密原则，对报刊、书籍、地图、图文资料、声像制品的出版和发行，以及广播节目、电视节目、电影的制作和播放的保密措施规定。

（11）涉外工作中的保密工作规则。

（12）对计算机等信息处理设备工具保密措施的规定。

（13）对有关工作人员进行保密教育的规定。

（14）关于携带属于企业秘密的文件、资料和其他物品外出的保密措施要求。

（15）企业秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施及进行报告和处理的规定。

（16）关于追查失密泄密责任的规定等。

（三）企业文书与档案工作涉密人员的素质要求

企业中从事文书工作与档案管理的人员，有可能是涉密人员。涉密人员的素质对企业保密工作有很大影响。对于企业文书与档案工作涉密人员的素质要求有以下几个方面。

（1）有坚定的政治立场，原则性强，敢于同窃密、失密行为斗争，敢于同违反保密法规、保密纪律的行为斗争。

（2）有广博的社会科学知识基础和自然科学知识基础，熟悉保密技术、保密业务，同时要掌握企业业务活动的特点，掌握外事、通信、计算机应用等方面的技术、技能。

（3）有较强的组织能力、综合协调能力、处理复杂关系的能力，以及不断学习和接受新知识的能力等。

（四）保密工作的具体实施

在保密工作的具体实施过程中，要确立正确的监控原则，采取行之有效的方法。

（1）要坚持事前控制，重在防范的原则。泄密、失密一旦发生，不管采取什么措施，企业都已不可避免地遭受了损失。因此，保密工作要坚持事前控制、重在防范的原则。

（2）要严格监督各个工作环节。涉密信息流转过程中，每一个工作环节都有泄密、失密的可能。要重视研究人员、文件、会议、通信、计算机等要素，以及各个工作环节中可能存在的隐患，有针对性地进行监督管理。

（3）要严格控制涉密人员的范围。加强对涉密人员的选配、审查、任用和管理；开展经常性的保密宣传教育，增强各级各类工作人员的保密意识，避免思想麻痹、作风马虎。

（4）要切实执行各项保密法规，制定并严格施行各项保密制度。在制定和实施法规制度过程中，特别要注意：

①严格把握“度”，保密范围、保密等级、涉密范围一定要合法、合理、合乎标准，有依有据，不要随意拔高或降低；

②不轻视细节，一定要以有效的措施一丝不苟地防微杜渐；

③强调对保密环境条件的控制，不将秘密带入不具备保密条件的场所；

④ 对秘密载体数量扩充环节的有效把握，严格把控诸如文件印刷、复制等过程；

⑤严防在秘密载体“过渡”形态上可能出现的问题，如文件校样、印版的失密泄密等；

⑥将需要销毁的秘密或者秘密载体真正彻底消除，如将纸质文件化为纸浆，将磁记录文件彻底消磁等；

⑦使贮存秘密载体的保管设备真正安全有效；

⑧采取分离性措施，保证涉密、不涉密的文件，以及密级不同的文件和物品不相混淆，得到有区别的保管和处置。

（5）实施有效的审查、审批程序。为保证对涉密工作的全过程严密监控，要在一切有可能出现失密、泄密的工作环节实施有效的审查、审批程序。这些程序包括各种例行的检查和不定期的抽查，包括各种清点、检验、验收、审核、审批步骤。

（6）完善各种登记记录。在保密工作中，各种登记记录不仅有利于明确工作秩序，而且有利增强保密工作效果。要在一切有责任交替的地方及一切有涉密信息流转的环节设置登记点，形成各种登记记录，保证涉密信息条条有着落，信息交接环环有手续。

（7）采取严密的技术措施。要将各种先进有效的技术措施运用于保密工作，特别是运用各种加密措施、干扰措施、屏蔽措施、探测措施、报警措施、装具加固，以及防盗、防窃措施等。

（8）严肃追查一切失密、泄密事件，依法依制严格处理。追查失密、泄密事件的目的，主要在于堵塞漏洞、避免重蹈覆辙，同时尽最大可能弥补损失。在追查过程中要一查到底，把问题的缘由、现状、后果、责任真正查清，并从中总结经验教训，完善和确立更加有效的防范措施。对查出的问题和相关责任人，要坚决依法依制办事，并视其情节轻重交由司法机关和其他有关机关给予刑事处罚和行政处分。

(文章来源: 石磊 虞巧灵)

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