商务邮件书写技巧(掌握邮件写作技能)

你还记不记得进入职场的第一天?在那一天,你加入了一家新的公司,有了工作邮箱,成为了一名职场人。从那天以后,你每天都会收到工作邮件、回复工作邮件,从一开始对于工作邮件的无从下手,到慢慢地学会写工作邮件。尽管如此,有时候你是不是还会觉得迷茫,怎么才能让邮件写作给自己的职场加分呢?这就需要我们系统地了解工作邮件的写作规则。

其实工作邮件写作属于非虚构类写作的一种。那什么是非虚构类写作呢?在《非虚构写作课》一书中,作者简‧耶格尔指出,“非虚构类写作是以事实为主的写作,用以引导、说服、娱乐读者,也称作说明性写作或散文。”在生活中,我们会接触各种写作形式,除了小说、短故事、戏剧、诗词和剧本,其他类型的写作都是非虚构类写作。工作中常见的邮件、报告、传真等也属于非虚构类写作。

为了更好地完成《非虚构写作课》这本书,作者简‧耶格尔不仅做了大量的问卷调查,还采访了许多作家、教师、职场人士等等,并结合了她多年的编辑经验、写作教学经验以及非虚构类作品的出版经验。因此,《非虚构写作课》可以说是关于非虚构类写作最全面也最具有指导意义的一本书。


商务邮件书写技巧(掌握邮件写作技能)(1)

《非虚构写作课》

在《非虚构写作课》一书中,作者简‧耶格尔结合着非虚构类写作的步骤,给我们的工作邮件写作提出了一些规则和注意事项,帮助我们更好地学会和应用工作邮件写作。

步骤1:确定邮件主题

和所有的非虚构类写作一样,在写作前需要确定写作主题,同样在写工作邮件之前,也需要确定邮件的主题。这封邮件是关于工作报告、工作问题、会议纪要,还是其他的主题?主题确定下来以后,不仅会给邮件写作指明方向,而且写在邮件标题的位置,让收件人更加快速了解邮件是关于什么内容的。

我们每天都会收到许多封电子邮件,有时没有办法一封一封打开去看。有时候打开以后,发现这封邮件和自己没有什么关系。那为了节省时间,怎么初步判断一封邮件是不是和自己有关?当然是看邮件标题了。

因此,我们在写邮件之前,要先确定邮件的主题,将主题写在邮件标题处,方便收件人查看后,快速回复自己的邮件。切记标题不要空白,这样不仅会浪费自己的时间,也会浪费收件人的时间。

商务邮件书写技巧(掌握邮件写作技能)(2)

步骤2:收集素材或信息

在确定了邮件主题后,也不要急于写邮件,首选要做的就是思考。也就是梳理写这封邮件需要提供哪些信息或需要确认哪些数据。确定好了之后,就去收集相关的素材和信息。

比如,你收到上司发的关于公司团建的工作邮件。上司需要你将部门所有同事的报名情况进行整理,然后汇总给他。那么这个时候,你就需要从同事那里收集报名表。

也只有收集了相关的信息和数据,才能为我们的邮件提供相应的参考信息,为下一步的整理工作做好准备。

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步骤3:整理信息

在收集完相关的素材或信息后,我们还要将信息加以汇总和整理。我们不能将自己收集的所有信息都一条条列出来,而是需要汇总,这样才能方便收件人进行查看。

还是以刚才统计团建的报名情况为例。当我们从同事那里收集好报名情况后,不能把每一个同事的报名情况一条一条地发给上司,而是将这些信息放在一张表格里进行汇总,方便上司查看。

这样将信息进行整理,也可以方便自己对信息进行查漏补缺。尤其是碰到一封邮件里需要我们确认多个事项时,整理信息就显得尤为重要。

商务邮件书写技巧(掌握邮件写作技能)(4)

步骤4:撰写初稿

在以上所有的工作都完成后,接下来就是撰写邮件初稿了。初稿的内容包括称呼、正文、以及结束语。

首先,我们要注意收件人的称呼。有些人在写邮件时,会将称呼漏掉,上来就是邮件正文,这样会使收件人不明确。尤其是遇到多个收件人的情况,需要分配工作任务时,如果不写称呼,任务也分配不明确,容易产生误解。

其次,在写正文时,我们要注意选词和造句。因为是工作邮件,使用词语要简单明了,避免使用复杂的词语。除了词语问题,我们还要注意语气的问题。如果是需要其他同事协助自己的工作,避免使用咄咄逼人或者颐指气使的语气。此外,我们还要避免使用大段的文字。如果可以的话,将大段的文字进行分段,把需要回复的要点,一条一条简练地列出来。

最后,邮件结束语的部分也需要注意。如果不写“诚挚的问候”诸如此类的话,一定要写上自己的名字。尤其是给不熟悉的同事发邮件,如果只凭自己的电子邮件地址,对方不知道是谁发送的邮件,也就不能很快回复和确认。

商务邮件书写技巧(掌握邮件写作技能)(5)

步骤5:修改初稿

邮件写好了之后,先不要着急发出去。在发送之前,自己先修改几遍。查看邮件里是否有错别字、是否有遗漏的信息等等。

我们在写邮件的时候,都会希望一次性就能写好。和所有的写作一样,我们没有办法一次就能将邮件写完美,这需要我们将邮件一遍一遍地进行修改。

我们一定要认识到修改的重要性。修改看似是在浪费时间,实际上它发挥了非常重要的作用。修改不仅可以帮助我们查漏补缺,还可以避免一些很明显的错误。试想一下,如果我们在邮件中报预算的时候,写错了数字却没有发现,将会给我们接下来的工作带来不必要的麻烦和问题。

商务邮件书写技巧(掌握邮件写作技能)(6)

步骤6:提交邮件

邮件全部改好之后,接下来就是发送邮件了。在邮件发送之前,还需要再次进行检查。检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确,避免发送到错误的邮件地址和错误的收件人。另外,如果邮件需要附上相关文件,检查是否将附件上传成功。

此外,还需要注意一种情况。如果你需要群发邮件,而收件人又彼此不相关,可以使用邮件的密件抄送功能。这样收件人无法看到彼此的邮箱地址。

在以上的工作全部完成后,就可以发送邮件了。发送完成后,接下来就是等待相关的人回复邮件了。

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步骤7:收集他人对邮件的批评意见


在邮件发出后,我们会得到收件人的反馈。如果对方需要更多的信息,我们可以对邮件内容加以补充。有时候在邮件发送后,对方告知自己没有收到附件。这个时候我们可以检查是自己忘记上传附件的问题,还是网络的问题。如果是自己忘记传附件了,那么就赶紧将附件再次发给对方。在日后的工作中,一定要注意附件的问题,避免再犯类似的错误。

还有一种情况,我们把邮件写好了之后,由于邮件的重要性,需要上司帮忙审阅。那么在拿到审阅结果后,按照上司提出的建议进行修改。修改完成后,再将邮件发送给相关人员。

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虽然处理工作邮件是我们每天工作中都在做的事情,但是我们也要对邮件有所重视。一方面,邮件担任着沟通工作的重要作用;另一方面,邮件也可以从侧面反映我们的工作能力。

既然如此,那么在接下来的工作中,我们在写工作邮件时,可以参考《非虚构写作课》书中的这7个写作步骤。在写作的时候,记得遵循书中提到的非虚构写作的规则,也就是作者简‧耶格尔所说的,“拼写要正确、语句要简练、语气与风格要恰当、事实要准确,以及内容要精彩等”。

希望通过不断地练习,我们可以做到熟练地掌握邮件写作的技能,让邮件写作成为我们职场能力的加分项。

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