石材编号标签（浅谈石材行业订单号编码规则及应用）

订单编号是销售、生产管理中常遇到的一种工作活动。订单编号后才便于订单在生产、销售、客户之间传递，才不致于将生产订单传错部门，确保生产、销售活动正常、有序地进行。

关键词:订单编码规则订单组成订单传递

浅谈石材行业订单号编码规则及应用

一、订单编码意义和目的

为便于公司财务部门对订单成本、利润的分析跟踪，统一公司的订单号编码规则，实现订单的各项工程项目，每批产品从计划、生产到交付公司，各分公司或各部门之间信息传递时的一致性和完整性。

订单编码的目是利于促进生产车间之间相互准确传递生产信息，避免生产订单安排混乱，确保生产订单生产活动有序进行。订单编码方便生产、销售，查阅方便。如果没有生产订单编码，查找某个订单生产进度情况很难，销售、仓储、财务等部门根本无法了解订单的生产进展情况。

二、订单号编码的制定原则

订单号是指销售订单或合同在公司内部的管理标识编号。订单号编制是一家石材生产企业管理的基础工作，也是一项重要管理工作。订单号编制是订单管理的一项基础工作，如果一家企业的订单管理不好，说明该企业管理混乱，管理水平低下。

订单管理的工作中首先要抓好订单号的编制工作。订单编制有其一定的规律可循，要遵守-定的原则。订单号编制应遵守的原则:

1、唯一性

订单号绝对不允许重复，一份订单号对应唯一的编号。如果订单号出现相同的编号，势必导致订单管理的混乱，弄不清楚该订单号究竟代表哪个项目。

2、连续性

订单号要连续，不要跳跃，这样可以防止销售漏洞的出现，防止销售人员利用订单号的不连续“飞单”情况的产生。

3、明了性

订单编号简单、明了。从订单编号--看就知道该订单什么时候下的?来自那个分公司?是什么性质的订单?

4、易查阅

通过输入订单中的关键词极容易查到要寻找的订单，或者只要看下订单号就知道代表该订单是集团哪个分公司下的，那个工厂生产的，该产品是销售哪里的，哪位客户的。在当今很多的石材企业实行经销商销售模式下，订单号的易查阅这条原则非常重要。

5、简洁性

订单编号不能过长，使用生僻字作为订单号，既不便于交流，也不便于阅读、查找、记忆。

6、紧急性

订单号上用相关的标示加注订单的紧急程度，便于订单的传阅者、下单者、生产部门及时了解订单的紧急程度，及时将紧急订单下到有关部门，并引起有关部门的重视。

采购部门看到紧急订单时优先安排物料，及时采购;生产部门看到紧急订单后优先生产，及早安排，保证生产进度。

7、时间性

订单的编制要有时间观念，快速、及时编制。

三、编制订单部门的责任、义务

1、订单号编制和下发部门

销售部门负责订单号和生产通知单号的产生和版本号的管理，严禁出现订单号重码问题。工程技术部门严格按销售部广]编制的订单号和生产通知单号编制生产加工单。如果发现销售部门的订单号和生产通知单号有重复或错误的,及时通知销售部门更正。

2、订单紧急程度的划分及确定

销售部门主管领导或经理确定订单的紧急程度，严把订单紧急程度的判定关。不要任由销售员以各种理由将自已的订单确定为紧急订单，扰乱生产秩序。

3、其它部门的责任

销售、工程技术、生产车间各部门负责维护订单号和生产通知单号在订单流通过程中的完整性、准确性。

四、订单编码规则

订单编码规则是订单和生产通知单编号的准则，依据。按照订单编码规则的要求对订单和生产通知单进行编码，才能满足上面提到的7个原则要求。

为体现订单号的时间性、连续性的原则，任何订单编号时必须把接单的时间加入进去。

对于由各分公司组成的集团公司，确定各分公司的编码代号后，编写订单和生产通知单时为区分订单来自那个分公司时，将分公司代码加入到订单和生产通知单中。

分公司的代码由分公司所在的地区城市汉语拼音首个字母构成。如厦门公司的代码由“XM”构成，其它分公司的代码依类以方法构成。在订单号和生产通知单号编写时，还要加人部门编码。

1、订单号的构成

订单号和生产通知单号构成公式:分公司编码 部门编码 年号 月份 顺序码组成。订单和生产通知单号编号构成图。

编号说明:SH”为上海分公司的汉语拼间缩写。“J”代表上海分公司的出口部日本部下的订单和生产通知单。“J”为英语"Japan"的首个字母。“07”代表2007年下的订单和生产通知单。“09”代表此份订单和生产通知单为9月份。

“028”表示该份订单和生产通知单本月的顺序码。为了显示本公司集团公司的名字，也可以在分公司编码前加上本公司或集团公司的编码。本公司或集团公司编码由本公司或集团公司汉语拼音的首位字母共同构成。

2、分公司编码表，见表1。

3、部门编码:由1位英文字母构成，表2是某公司部门编码的举例，各分公司可以按照各自公司的部门结构情况自行定义一位字母。

4、年号:用1位阿拉伯数字表示年份的最后一位数字，如:7表示2007年。

5、月份:2位阿拉伯数字。如9月为09。

6、顺序码:3位阿拉伯数字。

在当月内，按照接收订单或者合同的顺序依次编号，如在当月内接受的第28个订单，其顺序码位028。

7、紧急程度:由于订单的紧急程度是动态的，所以订单的紧急程度不作为订单号标识内容，在具体单据上用备注或者独立栏位来标识订单的紧急程度,比如:用A、B、C分别表示紧急、急、一般。

各部门在进行订单信息传递时必须携带上订单号和紧急标识。订单的紧急程度由业务经理确定并经总生产计划调度员审核或由总经理审核后成立，在订单的后续执行过程中进行动态维护。

五、重码控制

为避免合同或客户订单出现重码问题，在启用ERP之前由各销售部门负责订单号编制的人员自行控制，为方便工作设置-个订单号管理共享文件，显示所有与该部门编号相关的已产生的订单号码以帮助新的号码编制。在启用ERP以后由系统自动控制订单号的重码问题，防止重码的产生。

六、订单号的传递

大公司、集团公司涉及的部门多，协作的单位广。A部门承接到的订单既可能在A部门所在的工厂加工，也可能到其它部门所在的工厂加工。因此，生产订单就要在公司内部的其它部门传递，传递的准确性对生产订单的顺利完成至关重要。公司各部门在进行订单信息传递时保留完整的订单号，不可简化订单号，缩写订单号中的关键词。订单号在集团内部传递时要保持原订单号不变来传递。

如:山东公司的订单SDI309001,若需要向其它分公司下达调拨单或者下达分公司生产通知单委托分公司加工时，应填写完整的订单号SDI309001,同时在所有分公司的内部管理中，保持原订单号不变。

订单号在公司内部的传递是项非常重要的工作，传递的失误将可能造成重大的损失，公司内从事订单传递的人员应该引起高度的重视。

七、订单内容的追加及变更

1、追加

当订单追加内容时,不改变原来的订单号，只要在原订单中添加追加的内容即可。对该订单追加的产品需要下达生产通知单时，按照新的生产通知单下达，其编号规则应根据该订单已下达生产通知单的次数递增一个序号，表示该订单已下达生产通知单的批次数。

如XMJ 0909028订单有追加订单时，可以在XMJ 0909028之后增加后缀-1、-2表示追加了1次、2次订单。

2、变更

订单变更内容时，原订单的编号不变版本顺次加“1”，确保订单号的唯一性，便于统一管理和订单执行的跟踪。第一次变更版本号为1、第二次变更版本号为2，已经下达生产通知单的订单需要变更时，可能会牵涉到生产通知单、加工单、领料单等的变化，有些牵涉索赔等问题，情况比较复杂，分公司按照各自的管理流程进行相应的管理和风险控制。

3、取消

如果某个订单要取消时，要通过工作联络函的形式在全公司传达。原订取消时，原订单号也随之消失，不可再出现在其它订单号上，以避免不必要的误解和误传递。

八、单号和生产通知单号的对应关系

1、编号规则

(1)普通生产通知单

有销售合同或者形式发票的销售订单产品(包括样品)下达生产通知单时，其生产通知单号继承订单号并记录该订单已经下达生产通知的次数，格式为:“订单号-nn”，比如:订单号为XMJ0902001的订单第3次下生产通知单，那么生产通知单号为:“XMJ0902001-03”，第81次下生产通知单，生产通知单号为"XMJ0902001-81”。

(2)其它类型的生产通知单

对于暂时无销售合同或无形式发票的产品(包括样品)下达生产通知单时使用该编码规则:“分公司编码 订单类型代码 年 月 顺序号”，除类型编码外，分公司编码、年、月以及顺序号编码规则与上述订单号编码规则相同，具体编码见表3中:

2、变更

生产通知单变更或订单变更一样时单号不变，每变化一次版本号加1，分公司按照各自的管理流程进行相应的管理和风险控制。

注：来源于

《石材》2019年5期

作者：陈玉平

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