人事档案管理模式及思路（提高人事档案管理效率）

上一期，我们分享了关于人事档案转递的相关资料，就会有人问了，那么转递工作没有做好？会有什么后果，后果就是“工作超级繁忙”

转递工作没有做好，那么就会有大量的“无头档案”产生，这对档案管理工作产生了巨大的影响，今天就分享一个处理无头档案的办法，轻松高效的工作，从一个小小的收藏开始。

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档案管理，我来帮你，我是案多星

无头档案，顾名思义，就是没有归属的档案，一般都是出现在人事档案部门。这些档案通常都是因为员工的离职、升职、调动等等变动，而没有及时通知档案部门造成的。

档案部门因没有及时接到通知，所以等档案部门管理档案时，找不到对应的人员，既不能将档案转递到对应部门，又不能进行销毁。

于是档案就被长期积压在档案部门，不能发挥自己本身的作用，还需要人员进行管理，这就给档案管理的效率以及工作量带来了巨大的麻烦。

这种无意义的管理，就是对档案部门的一种浪费，不仅档案没有发挥作用，管理人员也会身心疲惫，而对员工的晋升、培养一样增加了难度。

所以，要提高人事档案管理部门的工作效率，首先要排除这一大隐患，对“无头档案”要及时的处理，以及杜绝“无头档案”的产生。

形成原因主要是因为人员不稳定，档案管理的制度不是很健全，人员变动时，档案的转递交接不及时，没有做到档案随着人走，久而久之，人员与档案就脱节了。

这种情况是出现在员工的个人身上，而还会有另外一种情况就是档案工作的问题。

在档案进行转递时，对接收单位名称不清楚或书写不准确，接收单位收到后又未仔细查对，误收误存，久而久之，人档脱节，找不到档案当事人下落。

人事档案材料的收集、归档不及时，或对收集来的零散材料没有及时整理，而转递人事档案时，只转走整理好的，余下的零散材料，时间一长就转不出去，也会形成“无头档案”

剩下的一种情况就是档案工作制度的问题，因为现在档案工作还在初期，所以对于一些工作的细致制度还不足够完善，交接手续不全，工作不细致，都会导致“无头档案”的产生。

对这种档案的处理方式，从一定的方面上来讲就好比是倒垃圾一样，没有用处的就销毁，有用的找个地方保存。

对档案来说，首先就是要对内容信息进行鉴定，分清有无价值。无价值的档案，造册登记，报领导审核批准后子以销毁。

有价值的档案，详细登记，积极查询该人的主管单位。有可以通过合理渠道进行查询，证实档案信息属实。

但也会出现，信息有价值，但是没有组织进行证实，这种情况呢就可以将档案转交给当地的档案馆进行统一保存。

(1) 人事档案部门要建立严格的管理制度并贯彻执行，发现未转递的档案材料及时予以处理。

(2)人事档案部门要及时掌握人员录用、调动信息，人员调动要坚持先调档后调人，新主管一旦发现人到而档案未到时，应主动催要。

(3）新收集的档案材料，及时归档、整理装订。转递时，坚持个人的档案全部转出，不得分批转递。

(4)保持档案人员的相对稳定，以便熟悉业务，更好地开展工作。档案人员调动时，应坚持“先配后调”，交接清楚后再调出。

这些就是对“无头档案”的相关处理方式，那么转眼一想，现在我们的时代都已经是科技时代了，就没什么自动化的方法吗？

唉，别说，还真的有，那就是各大档案馆都会使用的“档案管理系统”，这里面可以进行实时的档案信息变动，用计算机来进行自动化处理。

那么这样一款提高效率的软件，你会选择使用吗？

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