表格怎么做填写提示（关于表格设计和填写的几点困惑和建议）

表格与我们息息相关，工作、学习和生活中，我们经常会遇到表格，有的表格填起来得心应手，有的表格却让填写人犯难，查看表格的人迷糊。最近在参加学历专审时，就遇到了下面一些困惑。

困惑1：让人迷糊的关系。有的表格在填写家庭主要成员和主要社会关系时的第一栏就是“关系”，殊不知“夫妻”关系虽然一目了然，还得看填表人的性别才能判断，可“父子”“母女”关系是指上辈与填表人还是填表人与下辈？两重关系都存在的就得填写两次，让阅读表格的人一头雾水，只得看后面的年龄验证，给整理表格的人增添了不必要的工作量。

困惑2：让人捉摸不透的年龄。一般的表格都要涉及填表人的姓名、性别、年龄，“年龄”是随着时间变化的，对于填表人来说非常简单，可苦了阅读表格者，不得不到处寻找填表时间来推算，特别是家庭主要成员和主要社会关系的年龄。如果表格没有设计填表时间或者填表人忘记填写填表时间，阅读表格者只能望“数”兴叹了。

表1

困惑3：难以理解的全日制教育。全日制教育是指全日在学校学习，或者大部分时间从事学习的一种教育制度。“全日制教育”栏按理说要填写的是最高学历的全日制学习的学校，含在职全脱产学习，可有的表格却将全日制教育与在职教育并列在一起，要求填写职前的全日制学习经历，用以区别在职教育，让人难以理解。

表2

困惑4：入学时间界定不了。毕业证书应该有学生的姓名、性别、出生年月、在校学习的起止时间、学习专业、学习程度、毕业学校、毕业证号等信息。但有些自学考试毕业证书上没有提供入学时间，原因可能是为了省事，因为同时毕业的学生入学的时间是不一样的，查对需要花一定的时间。填写毕业证是方便了，可填写表格的人怎么填写学习经历的起止时间？

表3

困惑5：籍贯怎么填写。百度百科对籍贯的定义是本人出生时祖父的居住地，不能确定祖父居住地的随父亲籍贯，不能确定父亲籍贯的登记本人的出生地。有些表格要填写籍贯，而现在人口流动频繁，居住地经常发生变化，籍贯究竟怎么填写，可能大多数填表人是随意填写的。

几点建议：

1.表格设计不仅要方便填表人，更要方便阅读人，所以表格不能出现模棱两可的信息。如困惑1中的“关系”改成“称谓”，困惑2中的“年龄”改为出生年月，困惑3中的“全日制教育”改为“职前最高学历教育”“在职教育”改为“在职最高学历教育”就什么都明白了。

2.表格设计要尽量简明，注意逻辑关系。基本信息的姓名、性别、出生年月、籍贯、民族等，相关部门要统一一个固定的顺序，不能各自为政。该合并的可合并，如“籍贯”“出生地”我觉得用“出生地”更准确。同一信息的尽量设计在一起，如表3中的“现学历”与“现学历何时何校何专业毕业”完全可以设计在一排，甚至可以合并成一栏。

3.表格设计一定要有填表时间一栏，或标题下或结尾处，填表人也一定要将填表时间填写上，特别是单位审核签章处的时间一定要填写，填表时间有时可能会解决很大的问题，还因为档案目录中档案形成的时间精确到“日”。