邮件里如何做表（隐藏在邮件里的8项法则）

“The devil is in the details细节决定成败”，这应该是每个律师要牢牢记住的话。

作为执业律师，每天须经手大量邮件，养成良好的习惯会成为加分项。在此，我们和大家分享关于邮件形式与内容上的八项法则，以供读者参考，希望大家可以在邮件收发中展现出专业的职业形象！

1.合理使用发送／抄送／密送功能

一封邮件中的发送、抄送、密送都涉及不同的对象。大家需要清楚地知道，收件人有义务受理这封邮件所涉及的主要问题，理应对邮件予以回复响应；被抄送的人仅需要知晓这封邮件，并无义务对邮件予以响应；而被密送的人更多情况下是“悄悄”收到邮件，收件人与抄送人对此都并不知晓。基于不同的需求，我们可以合理使用这三项功能。

此外，发送、抄送中的各收件人排序应遵循一定的规则。以律师给客户发送邮件为例，一般情况下，我们要遵循客户优先、高职级优先、核心成员优先的规则，以此体现职场礼仪。

2.利用主题传递有效信息

邮件的主题能让对方快速地了解邮件用意。因此，主题要简短，不宜冗长。在尽可能短的文字中传递出有效信息，由此也能为客户节省时间。

同时，针对同一主题的内容，尽量不要频繁地新开邮件，而应在源话题下形成系列邮件，这样才能供收件人及时把握过往的沟通内容；而如果邮件的周期过长，后期邮件内容偏离原有主题，则可对主题进行一定的修订调整。

3.根据不同客户调整细节

针对不同的客户群体，我们在邮件的撰写上往往需要一些不同的小习惯。

比如给外资客户写邮件时，主题及内容应尽量使用全英文，否则在对方的邮件系统上很容易显示为乱码；此外，字体、字号也是值得商榷的细节，中资客户倾向于宋体 Times New Roman，而外资客户则更倾向于Arial；新型互联网公司喜欢小而美的精致字体，而传统国企则喜欢清晰、大气的字体……当然，这也并非一成不变，关键是我们要在邮件的往来中发现客户的使用倾向，并去适应客户的邮件撰写习惯。

4.善于突出重点

邮件的正文部分切忌长篇大论，更不应该把重点穿插在长长的邮件中间，这样不仅自己表达起来散乱，对方阅读起来也很费力，容易错失重点。

因此，我们可以利用项目符号及编号的方式，确保内容清晰明确，使邮件看起来更富条理性；此外，还可以适度利用粗体、下划线、斜体、大写等方式，突出重要内容，帮助客户醒目的看到。而在回答客户的问题时，也可以将答案设置成和正文其他内容不同的颜色。

但格式颜色也不宜太多，否则相当于没有体现重点。

5.目的清晰，要素完整

一封好的邮件，需要依据不同的诉求，确认不同的内容形式，委托事项、报价方案或者是简单的问题回复，都有不同的邮件表达方式。

但是不管形式如何，开头最好结论先行，以终为始，以便阅读者快速掌握你要表达的内容和意思。这样一来，即便收件人因为时间匆忙或者被杂事打扰而没有太多时间读邮件，只是匆匆扫一眼，他也会明白并记得邮件的核心内容。

6.关注保密义务

对于律师来说，很多时候我们邮件的收件人可能是合作方，比如另一家律所，我们需要和对方沟通基本的案情，讨论客户的情况。但是在初次给对方发送邮件时，作为律师，这些案件的案情不可以向对方全盘托出，我们需要提前保证，在此过程中没有利益冲突，且双方有保密义务，从而在保密协议的基础上进行进一步的沟通。否则，这过程中就很容易产生误会与麻烦。

7.用好结尾

结尾处除常规的寒暄外，还可以将它充分利用起来，比如给对方一个时间节点，请对方在什么时间段内回复，这样可以把邮件的节奏掌握在自己手中。

发送之前我们需要整体检查一遍，格式是否完善，叙述是否流畅，有无遗漏附件，以及尽可能避免拼写错误和错别字。

8.附件亦要件

如果一封邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；在附件个数比较多的情况下，我们可以采用逐个编号的方式使内容更加清晰，邮件正文中亦应当有对附件的逐一说明，方便收件人进行后续操作。特殊情形下，将多份邮件储存在压缩包中发送也是一个不错的选择，因为这可以选择加密压缩。

以上关于撰写邮件的八项法则，供读者学习和参考。多一些专业，多一些闭环，凡事有交待、件件有着落、事事有回应，希望大家都能成为细节控！

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