会展活动策划步骤（会展策划活动之经典案例分享）

文丨公关之家 作者：不承权舆

展会是一种展示技术和成果、拓展渠道、促进销售、传播品牌的宣传活动，在生活中是非常常见。这种宣传方式有很多种形式，博览会、展销会、展示会等都在其范畴之内，而论规模，大到国际性的博览会，小到企业自办的展示活动，都能够诠释出会展的主要特点和传播作用。

不管是大是小，一个成功的展会一般都会具有鲜明的主题，并通过会展的规格、色彩和诸多特征体现出独特而又令人印象深刻的魅力；同时，在此期间，公关人员与大众之间的交流和沟通也需要保持真诚，并有条不紊地解决各种可能出现的事情；在宣传上，会展需要通过媒体的宣传，或者其他借势、造势的手段来进行大规模的对外宣传，达到扩大社会影响的作用。

自古至今，成功的展会案例数不胜数，通过一些具有代表性的典型案例，我们可以在实际的策划执行中借鉴良多。

案例一：昆明世界园艺博览会

在大多数中国人的眼中，昆明位于拥有“彩云之南”之称的云南，这个四季如春的城市被人们称为“春城”“花城”，再加上其拥有丰富的元明清三代历史文化，是我国西南的名城重镇，故而成为了非常有名的避暑胜地和旅游景点。

而世博会是由世界展览组织组织、国家具体承办的专业性博览会，这种国际性的展览会足以受到世界的瞩目，所以对于举办城市来说，是一个非常好的城市形象展示和宣传的机会，要利好这一机会，就要充分展示出城市的特点和风采。昆明世界园博会的会址设于东北部的尽调名胜风景区，有着得天独厚的自然环境，非常契合展会的主题，展区包括了五大室内展馆：中国馆、国际馆、人文馆、人与自然馆、大温室和科技馆；并设有三大室外展区：国际展区、中国展区和企业展区。同时，在昆明的世博园中，还有2000多种植物，其中包括110中珍惜濒危植物，并育有花卉150多万盆，由于昆明本土就遍地奇花异卉，所以世博园内的花草植物种类繁多，色彩纷呈。

作为一个世界性的展会，昆明的园艺世博会有六十多个国家或者地区，还有26个相关的国际组织，可以说非常盛大了。为了接待这些来自五湖四海的嘉宾，云南省的16个地市州就有6万明青年志愿者加入了世博会的服务工作中，他们在公交线、旅游景区等人流密集的地方展开了热情的服务工作；同时，为了进一步提升服务质量，塑造更加文明友好的城市形象，全省的公交、商业、旅游、铁路、民航等窗口行业的近万名员工，都立足于本职岗位，并以开展优质服务竞赛的形式来服务中外宾客；此外，为了中国的多民族风情，由130名不同民族的导游小姐，穿着多姿多彩、特色鲜明的民族服饰地展开了各种礼仪和导游活动，在提升城市形象的同时也展示了当地的民族文化。

从云南省操办昆明世界园艺博览会的种种态度和行为不难看出，其公关意识非常强烈，并且有着非常清晰的策划思路，即将世博会本身当做支点来塑造，在策划这一大型展会的同时也策划云南和昆明，通过打造世博会在世界面前打造自身的形象和风采，是非常重要的形象工程。

这届世博会的理念为“万绿之宗，彩云之南”，非常巧妙地结合自然与人文的内涵，能够鲜明地体现出云南的特色，让人生发联想留下印象。而在世博会期间，云南为了更好地塑造良好形象，软硬两手抓，不仅斥巨资进行城市基础设施建设、改造旧城，使其城市形象焕然一新，同时也注重公民文明素质的培养和提升，对市民进行宣传教育，要求单位对员工进行素质培训，营造一个市民素质高的昆明，展现良好的道德修养和精神风貌，并借助媒体等多种传播手段将这一美好形象传播出去。可以说，这些努力都收到了非常好的效果，此次世博会收到了世界瞩目，也收获了大批游客和赞助，极大地带动了当地的经济发展。

案例二：上海博物馆“国宝展”

2005年，为了庆祝故宫博物院建院80周年，上海博物院与之联袂举办了一场盛大的国宝展，在会展上的展品包括了像《平复帖》和《出师表》这样的至宝，一共有67件绘画和36件抒发，大部分都是名家名作和存世罕见的孤本珍品，可以说是一次书画盛宴。这次国宝展取得了巨大的成功，收获了日均60000人和元旦春节长假期间单日过万的参观人数，展现了中华传统文化震撼人心的魅力。

在2002年，上博和故宫博物院就已经一起联合办过一次国宝展，而借建院80周年的噱头再度联袂，其中的筹备工作也是非常繁琐，为了请到珍贵文物展品，两大博物馆交涉多次，最终成功将其“镇宫之宝”《平复帖》要来。而布置这些展品，上博更是小心翼翼、一丝不苟，凡是布置展品的工作人员，不仅要穿上无纺布材料的防尘服、防尘帽和口罩，还不能穿鞋，并且在展出打开这些书画文物时也非常小心。

为了方便参观者观看，展台特地设置成与人观赏习惯与视觉落点相匹配，灯光、橱窗都配套的设施都是经过精心考量，这些细致的准备，再加上100多件珍贵文物，为大众提供高质量的观展体验。

作为一个成功的展会案例，其成功原因总的可以归为以下几个方面：

首先，上海不仅是是一个繁华的现代城市，也是一座非常具有文化底蕴的城市，其市民的文化素养也很好，并且在已有过会展经验和体验，早已形成了良好的口碑，对于新老参观者都有着不下的吸引力。

其次，这些展出的国宝本身就有着巨大的魅力和文化价值，而且本次展出的国宝数量非常多，达到了一百多件，其中还有不少难得一见的孤本珍品，经过媒体的宣传后，很多人本着“机不可失时不再来”的心态，抱有巨大的热情和强烈的好奇心前来参观，所以很多人都在推广之下前来体验。

最后展览的布置费非常别致，并且符合人们的参观体验，为参观者提供了非常好的体验感受，并且通过这一点，让参观的人群感受到了展会工作人员考虑周到、以人为本的良好职业道德和公关意识，可以说使大众产生了非常强烈的好感。

案例三：大连首届投资理财博览会

很多认往往会对“第一个吃螃蟹”的人抱以更大的关注，而作为“首次”，展会要做到令大众满意并达到效果和目的也会更难。大连首届投资理财博览会正是以“首届”为卖点，并将其举办得非常成功。

这个博览会是由大连日报报业广告中心来进行策划和执行的，在开展之前，就进行了长时间的市场调研和需求分析，并在活动方案制定完成之后对其进行了反复的修改，制定了一整套的活动营销实施方案；同时兵分几路，对各金融投资理财机构进行营销，最大限度地放大了展会的规模和影响力。

由于是首次举办着了会展，主办方缺少可借鉴和参考的经验，但另一方面，“首届”这一噱头恰恰也可以极大地激发市民和相关机构对会展的好奇和期望，并且，借助“第一次”，也更有利于品牌创建抢占先机，在同城媒体竞争中获得难以复制的优势。

平台成功搭建后，主办方还借助了得天独厚的媒体宣传优势，那就是《大连日报》这个主流强势媒体，凭借其巨大的影响力和权威性，在宣传推广方面可以起到非常好的效果。同时，为了进一步提升展会的权威性和专业性，主办方还邀请了大连银监局和大连保监局两大最具权威性的金融机构加入进来。

此外，会展的内容也非常丰富、具有吸引力，首先是与创业项目洽谈会以及国际连锁加盟创业展同期举办，然后是在前期推出了“市民理财节”，让普通的市民都能够够参与进来，在此期间这一活动的覆盖受众每天都能超过80万人次。参与门槛低，内容丰富，再加上媒体全方位多角度立体式地宣传，大众和各大金融机构的参展热情高涨。

这一活动可以说是首次以展会的形式为市民和参展金融机构提供了一个零距离、面对面的平台，并成功吸引了全市30多家机构参展，观众的数量也超过了10人。参展机构在自身的展台上也是煞费苦心，进行了精心的展台设计、场景营造和营销活动，再加上主办方所设置的配套活动，如理财讲座、最佳机构评选、寻找民间理财高手等互动环节，极大地调动了大众的参与热情，获得了极大的社会反响和好评。

通过以上案例，我们可以得出以下三大共同点：

一是要有鲜明的活动主题和新颖内容，体现出创意点或者“卖点”，吸引大众的注意。

其次是整个过程都应该要有宣传方案进行配合，通过多种传播手段和形式，将展会进行大范围地推广传播。

然后是抓住大众心理，推动大众关注和参与的热情，比如展会的权威性和专业性，文化上的认同感，等等。

最后是通过良好的硬件设施和服务，提升大众的参与体验，提高会展质量，让大众对活动产生更多好感。

本文摘自 中国公关行业门户网站——公关之家