工作表的文件找不到了怎么办(职场禁忌之电脑文件找不到)
今天是第25个“世界读书日”,你有多久没有读完过一本纸质书了?
随着电子产品的兴起,身边的纸质书、纸质文件越来越来少。电子文件的数量不仅多,而且杂。
许多人经常会有这样的尴尬,同事或老板急需一个电子文件,却怎么也找不到!可是自己明明记得保存在桌面了。
找文件不仅浪费精力,有时还要浪费时间重新做,关键老板会觉得你——做事没条理,不认真,文件都找不到,差评!
随着电脑文件的增多,很多人都犯了难。纸质文件还没整利索,电脑文件更杂乱。反正都在电脑里,索性就丢在那里。可是日常不整理,关键时刻就找不到。
别小看找不到的文件,它可能会成为晋升路上的绊脚石!快点快点,电脑文件整理起来~
一、构建框架,进行分类如果把所有电子文件都摊开,那就太多、太难整理了。所以,在整理电子文件前,要先想好一个具体的分类方法。把文件夹按照一定的顺序先建好,再添加相应内容到文件夹。
比如,按照项目或课程分类,分为收纳课程、骨格课程、能量课程、美妆课程、英语课程等。然后这个项目下的文件、图片、视频等都放进来,再进行二级分类。
文件的分类有很多种,可以按照时间、项目、属性、内容等不同的方法进行分类。具体的方法以及框架结构要根据个人习惯而定。
而且在个人电脑中做分类的时候,一定要考虑将工作内容和个人内容分开,如果混为一谈,就是乱上加乱。
在分类时,一定要注意以下几点,避免自己越理越乱,同时也方便日后寻找:
1.不要建立太多下级文件。下级文件建立太多,不仅容易忘记,而且每次寻找就像寻宝,不确定在哪个文件夹中才能找到需要的内容。建议三级文件夹就好。
2.命名简单好记。命名的时候,选择不常用的字是为了方便寻找,没想到,最后连自己都不记得。所以,文件夹一定要用熟悉的关键词命名,而且要简单。这样才能方便日后翻找。
3.控制文件数量。文件数量太多,也会造成难寻找。所以,不用的文件一定要及时清理,既为电脑清理空间,也方便浏览。
二、筛选及合并电子文件一样需要筛选和删减。电脑的空间是有限的,如果内存太满,不仅可能造成使用缓慢,找自己想要的文件更难。
文件太多,如同大海捞针
工作中,会接收各种各样的文件。可能只是资料更新了一下,我们就又接收了一份内容重合度很高的文件。所以,要对文件进行筛选,留下最新版本,同时将不会再用到的文件进行删除。
如果接收了同一个项目的不同资料,要进行合并整理,方便能在一个文件夹中找到所有资料,同时也避免保存位置的不同而忽略资料。
在这一环节,下边这些点要注意,不然会发现整理完之后少了资料:
1.筛选文件时,一定要知道这份文件是否有用,再进行删除。虽然电脑有恢复功能,但不少人都干过误删这件事。在没确定是否还有用之前,建议文件留下。
2.学会删除。许多人不删除文件的一个重要原因就是——害怕以后会用到。如果是根据格式修改内容的文件,建议保留1份最全面的即可。如果是资料型的,建议同一项目的内容合并,先保留一段时间,确保无用了再进行删除。
三、定期整理好的习惯都是在坚持中培养出来的,电脑文件整理也是一样。根据工作所要建立的文件数量,选择固定周期进行整理。
一周、半个月或一个月都可以,但是不建议大家超过一个月。时间越久,堆积文件越多,越难整理。
在定期整理时,如果注意到这些内容,日后使用会更方便:
1.学会备份。无论是硬盘、网盘,重要资料一定要备份!!!电脑不是万能的,谁也不能保证它不出问题。同时也不能保证自己是否会误删。
2.给自己做提示。如果害怕自己忘记重要文件的位置,不妨记录下来给自己提个醒。因为在筛选、合并、删除的时候,可能会更换命名或是保存位置,记录下来有备无患。
整理好文件,电脑桌面也要整理,别再把所有文件都堆在桌面上了。正在处理的文件可以在桌面上设置一个临时文件夹,一旦处理完毕后可以移入划分好的文件夹里,不需要的文件及时清理。建议电脑桌面上最好不要放超过10个文件,随时保持整洁有序的状态。
整理的前后对比
桌面整理还有个“小心机”教给大家,可以用已经做好分类的图片做壁纸,这样更加一目了然。
无论是纸质文件还是电脑文件,都和我们的工作密不可分。如果文件不好好整理,不仅寻找耗费时间,还可能出现丢失的情况。耽误了工作,也给别人留下不好的印象。养成定期整理的习惯,让自己的工作更有效率。
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