职场写作邮件开头（邮件正文从内容和格式上入手）

每天三分钟学一个新知识，

这里是【每日一课】，

你好， 我是树文。

这一节我们来学习，如何写邮件的正文。

完成了开头，接下来正文的撰写要求要从内容和格式上着手。

内容上在前面的文章中我们分别都有阐述，感兴趣的话你可以回去研究一下。

六种职场写作文体基调分析，助你找准写作定位

正文内容你要记住一个核心原则：不是你想写的，是读者需要知道的，而且是所有他需要知道的。

这个要求虽然看着简单，但是做到非常不容易，要给出读者“懂我”的感觉，做到双向沟通。

比如，当你给领导提供某个商务餐会的信息时，如果你给时间、地点那就不是一个合格的助理。

老板真正需要的是，他在上一个活动结束后，能否赶得上这个餐会；如果过来，什么方式过来最快；同时有没有重要的人，值得他赶过来。

所以这是考察我们对他人需求的敏感度和洞察力。

正文格式该如何设计呢？请遵守“三个凡是”：

第一个凡是：凡是能分段就分。

你的思考以段落为单位。没有逻辑是分不出段的。同时，也不要一句话一段，这也是没有逻辑。建议你可以参考一下我文章的格式，我就才是采用这个原则分段。

第二个凡是：凡是能做小标题的，就做。

小标题就像路标，降低了读者的阅读难度，同时把他的思维框定在我的轨道内。

做小标题时，记得结构平行。我来给你举一组不合格的小标题：

现行的合同条款

协商新条款

谁签署合同

这三个小标题结构不平行，第一个是名词短语，第二个是动宾短语，第三个是句子。

怎样改呢？改成结构平行的短语。同时，我给你两个小窍门：

第一个窍门是， 小标题最好做成动宾短语，动宾结构是人类语言中最有影响力、最有号召力的结构。

历史上留下印记的语言，都是动宾。比如同盟会的“驱除鞑虏，恢复中华，创立民国，平均地权”，迪士尼的“制造奇迹”等。

所以刚刚那三个小标题可以改为：

回顾先行条款

协商新条款

确定签署人

第二个小窍门是， 如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势。

比如：

“调整结构”，写成“调结构”；

“夯实基础”，写成“夯基础”；

“振兴集镇”，写成“兴集镇”。

第三个凡是，凡是能列清单图表的，就列。

清单图表不仅对方容易阅读，还能帮作者隐藏掉啰嗦的词。所谓“一图胜千文”，就是这个意思。

三个凡是不仅为文字创造出“留白”，读者的眼睛需要休息，给他喘口气；而且，把你结构化的思维，视觉化给读者看到，读者表示很满意。

擅于使用三个凡是的作者，不需要借助下划线或粗黑体，就能将所要强调的内容得以强调，这就是优雅的写作。

如果你一定要使用下划线或粗黑体，也不要同时一起使用，否则显得过于绝望，像是冲读者大喊。

最后，给你参考一份美国政府的公文。这是1976年和1977年的美国联邦税表的填表说明。孰优孰劣，一看就知道了吧。

当读者能轻轻松松找到他想读到的内容时，他更容易按照你写的去做。

这就是邮件正文的写法：内容上，提供“所有必需信息”；格式上，做到“三个凡是”。立场要清晰，语气要尊重。

以上就是今天的全部内容，明天我们继续学习诉求的写法。

我是树文，我们明天见！

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