外贸公司不忙的时候做些什么（你的工作时间不够用）

<原创文章，禁止抄袭或盗版，违者必究。转载请注明出处>

总是听到有人抱怨：每天要做那么多工作，哪有时间天天开发客户？还要发开发信，每天都完不成工作。所以今天分享一下如何高效率地完成工作？如何合理地规划时间？

老规矩，直截了当，拒绝废话。

以我自身举例吧：之前做业务时，最多的时候，我一天完成了16项工作，包括：邮件回复归为一项，包含几封复杂邮件；4个平台产品发布8个，好好地优化 描述产品；部门员工的工作指导归为一项，包含了邮件修改，电话指导，资料审核等，我每天都要花费至少1.5小时给他们；订船2个；发货14个柜子，分为2批；和3个客户同时在线聊天；和几个货代落实最佳海运费；安排工厂尾款；周末要分享的PPT准备一部分；招聘平台30分钟；等等。还有各种临时性工作，让我去核对款项，接待外来人员，其他部门的协助，随时回答员工的问题，等等。早晨8:00 到晚上 20:00，中间休息1.5小时。忙是肯定的，喝杯水的空都没有。但是还是全部完成，质量也可以保证。

坦白说，第一项邮件回复，就可以占用很多业务员的一整天，甚至2天。

对比很多高人，我是贻笑大方了。所以你觉得还是比较高效的，有兴趣的话，就请继续往下看：

时间管理很重要！时间管理很重要！时间管理很重要！重要的事情说三遍。

首先，建议你来到办公室先做个工作计划表。所谓一天之计在于晨，8:00-9:00是科学认为非常适合制定一天工作计划的时间。有了清晰的规划，才能更有效率、有逻辑地工作。把今天需做的工作全部列出来，进行分析。哪些工作是5分钟之内可以完成的？哪些工作是紧急且重要的？哪些是暂时不确定，需要领导协助的？哪些是每天必做的工作？等等。可以借用时间四象限法则，进行分类规划。也就是下图：

不要盲目按照这4个象限进行分类，因为这是大概的类别，但是并不适用于所有工作。结合你的工作属性，制定一份适合自己的工作。

拿上面的例子来说：和货代沟通；和客户聊天；款项安排；沟通发货等，全部归为一类，可以同时进行，因为这些工作是需要在线沟通，偶尔去相对办公室面对面核对一下就可以，并不会耽误太多时间，你只需要给货代留言，等他回复的时间继续处理其他事情，比如打开你的B2B平台，开始发布产品。这种工作不像邮件需要深度思考，边聊天边做，不会有影响。不然难道你要眼巴巴地等着QQ那端回复吗？

其次，制定正确的时间和顺序。举个例子，有的工作可以在1小时内完成，那么最好限定这个时间。大部分人没有那么强的时间观念，如果不给自己在心理上进行暗示，是很难完全靠自制力来合理分配工作的。有的工作顺序必须靠前，比如必须先提交单据，否则赶不及报关，必须先开会等等。例如下图：

第三，待办事项列出来，暂时不做，直到可以做的时间再去想这个事情，否则脑子里总是想还有这个工作没做完，心理暗示导致工作效率低下。

第四，预留弹性时间。因为：

1，你不知道今天会有什么突发事件，比如紧急外出、领导给你的其他工作等；

2，如果你做的是助理类的工作，那么你的时间是根据领导安排的任务来规划的。

3，你无法确定今天是否会有紧急的新邮件进来

所以，弹性时间一定要有，而且要充足。

第五，业务员必做的事情，要有固定模块。什么事必做事情呢？作为外贸业务员，订单的来源在于客户的开发和跟进，这两大块是每天一定要做的，而且一定要高质量地做、占用你最宝贵的时间。长时间的工作经验告诉我们，如果今天你的工作不包含带来收益希望的部分，那么可能最多一周之内你会产生厌烦情绪。举个例子，一周内的工作都联系新客户，老客户有暂时不返单，每天做的是善后工作。那么第二天，你会觉得没有激情，因为你很清楚今天可能不会有新客户出现。所以，最宝贵的工作，要安排在最宝贵的时间，除非万不得已。比如开发客户就固定在每天的10:00-12:00，等等。

上述工作快速完成的根本在于：你的业务能力要足够。否则即使你有心，也力不足。举个例子，写一封相对复杂点的邮件，成熟的业务员需要10-15分钟，新手可能需要1小时，有的甚至2小时，甚至有的一整天也写不出来。

所以，提升自己的业务能力，是提高效率至关重要的环节。学无止境，科学研究：任何工作都要花费7年的时间，才会成为这个领域的佼佼者。

一种情况排除在外：就是你时间管理很好，能力足够，真的是工作量太大了而完不成的，那就需要和领导协商了，哪些工作是你的确没时间做的。不要沉默，否则领导会要么觉得你充大头，要么觉得你效率低。沉默是金，不适合于任何场合的。

希望对你有帮助。认可的话，可以关注我。

你们有什么好的想法呢？有没有新的技巧可以分享的？欢迎留言，大家一起学习，一起成长。

<我是“小G外贸源”，欢迎关注我。有问题可以留言，我会及时回复的>：

waimaoyuan-G

今日头条：小G外贸源