会务基本知识（如何在15分钟内完成500人活动的签到）

会务签到的科技化需求

杭州国际博览中心总经理唐雪曾表示，会务场馆提升服务质量和层次需要学习的第一步是注重细节的个性化服务。

如今已有越来越多的会议服务机构、企业开始重视会议中的小细节，其中就包括签到方式。都说魔鬼藏在细节中， 一场会议是否成功顺利，签到是非常重要的一点。作为会议现场的第一次考验，优质的签到对会务主办方是一剂强心针；而对参会人员来说，代表着对会议的初印象，甚至可以左右参会者的心态，作用于整场会议。

这种社会需求促使个性化签到方式的产生。将签到与现代技术融合，从传统的纸质手写签到方式演变为智能先进的扫码签到、人脸识别签到等等，极大促进了会议的管控，满足了社会需求。

通过这些技术流签到方式，企业在举办会议时实现了智能化、一体化的安全便捷签到流程，做到几分钟内即可完成百人签到管控，不仅减少了会议管理人员的工作量，同时让参会者体验到更方便、更新颖的入场模式。

个性化签到方式特点在于满足多元化会务需求，经对比分析可以帮助企业找到最适合自己的模式，我们将签到模式区分为提前录入型、现场登记型和特色创意型，能够适合匹配现在所有主办方的需求。

提前录入型

扫码签到

便捷度：☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、小型会议、婚庆聚会等

提前收集参会嘉宾姓名和手机号录入系统，嘉宾至现场后只需打开微信扫码即可成功签到，数据也将自动导入后台，方便后期统计。

扫码签到的优点在于无需硬件设备、更为绿色环保，并且可以做到连接微信公众号吸粉。不过利用这种签到方式需要注意防止他人拍照后发送给别人签到，在做大型会议时或许产生纰漏。

扫码枪签到

便捷度：☆☆☆

效果呈现：☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、各种类型会议会展、高端峰会等

扫码枪签到基本上可以适用于任何会议或会展，通过手持的扫码枪扫描参会嘉宾的入场凭证，如短信二维码等，即可完成签到，还可以额外连接机器进行胸牌打印，非常稳定专业，能够支持离线签到。

但对于嘉宾信息与参会人员的身份匹配问题，与需要工作人员进行验证扫码的问题，是扫码枪签到的劣势所在。

RFID签到

便捷度：☆☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆☆

价格优势：☆☆

适用场景：政党会议论坛、新品发布会、高端峰会等

我们总会在书店看到这种设备，当人们没有付钱就携带书本出店的时候，闸门就会亮起红灯，并发出警告声。这种技术也可以用到会场签到。

RFID优异的性能可进行远距离多标签读取并双面彩印，加印人像二维码等动态数据，广泛应用于身份IC卡，图书馆读者证，会议签到卡，图书馆读者证识别等无线射频识别场合。

参会嘉宾佩戴RFID芯片胸牌，走过感应门进入会场，后台将自动读取嘉宾身份并记录，即可实现无停留式签到，效率非常高。并且可以自动进行签到数据管理，减少人员开支，降低运营成本。

利用RFID签到时，需要注意提前采集嘉宾身份信息，并且主办方需要提醒嘉宾佩戴胸牌，以免“拦在门外”。

电子门票签到

便捷度：☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆

适用场景：企业培训会议、各类展会及峰会等

提前收集参会嘉宾姓名和手机号录入系统，通过短信、邮件或H5等形式推送专属参会二维码凭证，嘉宾至现场通过设备扫码验证签到。

同样，电子门票签到非常便捷，并且可以实时显示、导入后台数据，数据准确度较为准确，但对工作人员的要求会比其他方式高。

人脸识别签到

便捷度：☆☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆☆

价格优势：☆☆

适用场景：政党会议论坛、高端峰会、大型会议等

采用AI智能技术，嘉宾到达现场后只需在签到屏前“刷脸”，系统将自动采集嘉宾面部照片并与报名时提交的照片对比，即可确认嘉宾身份，完成签到。

这种签到方式数据精确且唯一，同时节约人力成本。但闸机的安装及维护较为耗费心思。

定位签到

便捷度：☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、各种中小型会议等

定位签到的原理是获取参会者的地理位置信息，根据此地理信息进行签到，既有效率，又能判定参会者是否真正到场。

当参会嘉宾到达会场后，可以通过扫描二维码、关注公众号等方式进入签到程序，当参会嘉宾身处主办方管理后台设定的定位地点范围内，就可以完成签到，并且有效防止代签。

同时，如果提前在后台设置完成参会人员信息，即可同步导出数据，做到有效管理出勤，非常适合对出席率严格的会务。

指纹签到

便捷度：☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、企业年会、政党会议论坛等

企业办公中经常用到的指纹签到现在也被利用在会议签到中。主办方提前收集参会嘉宾指纹录入系统，当天参会时只需进行指纹扫描便可完成签到，对于参会嘉宾来说十分便捷，且能够做到有效签到，控制入场和参会嘉宾的出席情况。

但是，指纹录入属于较为私密的行为，不少参会嘉宾会在意隐私保护相关的问题，所以针对企业相关培训或会议，此方法利用较多，对于中大型会务或高端峰会来说，利用率低很多。

身份证签到

便捷度：☆☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、政党会议论坛等

与指纹签到形式相同，但展现方式不同。身份证签到同样适用于一些要求实名制入场的“内部”会务，现场闸机采用IC卡阅读技术，可直接读取身份证的信息，与参会嘉宾数据库核对身份。

并且身份证签到可以达到1000人/小时/通道的速度，使得签到环节效率高、体感好。

现场登记型

电子签名签到

便捷度：☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆

适用场景：学术会议、婚庆聚会活动、企业年会等

作为升级版的手写签到，电子签名更具备科技感，通过触摸屏、LED手写、PAD手写签到，给嘉宾特殊的仪式感。

刷卡签到

便捷度：☆☆☆

效果呈现：☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、各种中小型会议等

企业办公中经常用到的一卡通现在也被利用在会议签到中。参会嘉宾提前收到卡片、或在现场登记领卡，在刷卡机上轻轻一划便可完成签到，对于参会嘉宾来说十分便捷。

通过这种门禁形式，可以有效确保入场嘉宾的身份，防止无关人员乱入。然而刷卡签到不能避免存在代刷的风险，无法真正做到有效签到。

此外，卡片的身份信息不能批量录入，所以现下大部分会务中若利用到刷卡签到，磁卡只能起到“通过验证”的作用，没办法同时进行身份信息确认回传。

手环签到

便捷度：☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：各种中小型会议、活动赛事等

顾名思义，手环签到是将签到传感器安装至手环中，参会嘉宾拿到手环后靠近签到机器感应签到。与刷卡签到模式相同，但展现形式不同。

而相比刷卡签到，手环签到更具有体验感，除适用于会议、论坛、培训等会务形式外，也可以应用于好玩有趣的节庆活动、赛事活动等。

现场制证签到

便捷度：☆☆

效果呈现：☆☆☆

价格优势：☆☆☆

适用场景：中大型会议、各类展会等

参会嘉宾通过预约凭证或信息数据至会场验证后打印入场证件，即可持证件入场。这种方式需要大量的人力协助，适用于参会嘉宾较多的中大型会议和各类展会。

主办方只需提供证件打印机器以及协同人员即可，而释放了其前期录入杂乱数据的压力，同时也可以有效检测到现场签到嘉宾的数据信息，但便捷性不强，需要多安排窗口为参会嘉宾进行签到。

闸机签到

便捷度：☆☆☆☆

效果呈现：☆☆

价格优势：☆☆☆

适用场景：大型会议会展、大型活动等

闸机签到的流程非常简单，参会嘉宾排队通过闸机的验证即可入场，其优势是签到方便，可以做到1000 人/小时/通道的入场速度。但同时其劣势也非常明显，闸机签到不能区分参会嘉宾是否提前预约、是否本人参加。

鉴于这种特质，闸机签到经常被用作大型会议会展、大型活动的签到方式。各类会展中心都会在入门处安置闸机进行签到，书展、车展等活动也会设置闸机来统计入场人数信息。

YIWO SPACE

特色创意型

3D签到墙

便捷度：☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆

适用场景：企业培训会议、企业年会、婚庆活动、新品发布会等

3D签到墙有多种展现形式，其核心是通过签到在大屏幕上形成某种“样式”达到、震撼度、凝聚力的作用。

这种场景经常适用于各种“组织”，如企业、品牌等。企业活动中，主办方可以通过3D签到墙，将参会嘉宾的头像组成动态图案，如企业logo，以此来彰显企业品牌力及科技感。

这种签到方式不仅有仪式感，还可以通过微信数据实时查看参会嘉宾签到动向，方便组织进行数据统计。

拍照签到

便捷度：☆

效果呈现：☆☆☆

价格优势：☆☆☆☆☆

适用场景：各种活动赛事、节假婚庆活动、企业培训等

在企业培训会议中我们经常会利用到背景板签字后摄像师拍照的场景，经过与技术结合，如今这种会议签到形式演变为参会嘉宾通过现场机器摄像头进行拍照，还可以通过背景、贴纸选择增加趣味性，并在屏幕上签名。

这种签到形式也属于现场签到，无需提前制卡或制作二维码等等，但无法做到有效控场和数据整理，并且拍照、签名速度很慢，还可能因为展现效果不好进行重新签到，效率非常低。

总体来说拍照签到的仪式感远大于实用性。

亮灯签到

便捷度：☆☆☆

效果呈现：☆☆☆☆

价格优势：☆☆☆

适用场景：企业培训会议、企业年会、婚庆活动、新品发布会等

同样，亮灯签到也是非常有仪式感的一种签到方式，参会嘉宾通过按亮灯泡、或将灯泡插上对应位置进行亮灯签到，全部亮灯后会呈现出完整的图案，可以是logo、主题、商标等等。

亮灯签到的便捷度较好，无需重复操作，但亮灯与参会嘉宾的对应性不强，相对3D签名墙来说缺乏凝聚力，并且其效果展现的时间较晚，要等到大部分人签到完成后才能看到想要呈现的效果图案。

始于需求久于体验

除了以上十几种热门签到方式外，还有许多“异形”签到。

我们发现，提前录入型更适合中小型会议峰会，或企业培训会议等场合，能够保证入场嘉宾的信息准确核验和嘉宾的体验感；现场登记型更适合中大型会展，可以有效处理因参会嘉宾过多而导致的杂乱，摒弃数据的准确性，提高入场效率；而特色创意型更适合“组织团建”，如企业培训、企业年会、赛事活动、新品亮相发布会等，虽然效率或数据性不及前两者，但胜在仪式感强，能够体现组织凝聚力的震撼。

所有企业、展会主办方等等在进行会务签到流程设计时，都可以从这三种形式中找到最适合自己情况的签到方式，如果仍有疑问，也可以告诉我们，我们将助力企业提供更具个性化、更有适配性的建议。

产品始于需求，立于价值，久于体验。这些当下热门签到方式中，都或多或少提供了参会嘉宾归属感、惊喜感和沉浸感。而对于企业或主办方来说，更多获得的是可控度与便捷度。

对于培训会议的签到方式，企业的偏向往往是：在会前处理更多的数据统计工作以保证会务开始时入场的便捷、快速、准确。并且更多考虑到人员是否到齐、入场是否整齐快速、数据是否安全完整、流程是否具备企业向心力……

如今都可以实现。

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