excel不同类型的数据的输入方法(可别以为很简单)

学习和掌握一些数据输入方面的常用技巧,可以简化数据输入操作,提高工作效率。

01强制换行

在表格内输入大量的文字信息时,如果单元格文本内容过长,使用自动换行功能虽然可将文本显示为多行,但是换行的位置并不受用户控制,而是根据单元格的列宽来决定。

如果希望控制单元格中文本的换行位置,要求整个文本外观能够按照指定位置进行换行,可以使用强制换行功能。当单元格处于编辑状态时,在需要换行的位置按组合键为文本添加强制换行符,图 5-14 所示为一段文字使用强制换行后的编排效果,此时单元格和编辑栏中都会显示强制换行后的段落结构。

excel不同类型的数据的输入方法(可别以为很简单)(1)

图 5-14 通过【强制换行】功能控制文本格式

注意

使用了强制换行后的单元格,Excel会自动为其选中【自动换行】复选框,但事实上它和通常情况下使用【自动换行】功能有着明显的区别。如果取消选中【自动换行】复选框,则使用了强制换行的单元格仍然显示为单行文本,而编辑栏中保留着换行后的显示效果。

02在多个单元格同时输入数据

需要在多个单元格中同时输入相同的数据,可以选中需要输入相同数据的多个单元格,输入所需要的数据后,按组合键确认输入。

03输入分数

输入分数的方法如下。

™ 如果要输入一个假分数,如“二又五分之一”,可以在单元格内输入“2 1/5”(整数部分和分数部分之间使用一个空格间隔),然后按键确认。Excel会将输入识别为分数形式的数值类型。在编辑栏中显示此数值为 2.2,在单元格显示出分数形式“2 1/5”,如图 5-15 中的B2 单元格所示。

™ 如果需要输入的分数是真分数(不包含整数部分),用户在输入时必须以“0”作为这个分数的整数部分输入,如需要输入“五分之三”,则输入方式为“0 3/5”。这样Excel才可以识别为分数数值,而不会被识别为日期,如图 5-15 中的B3 单元格所示。

™ 如果输入分数的分子大于分母,如“五分之十三”,Excel会自动进行换算,将分数显示为假分数(整数 真分数)形式,如图 5-15 中的B4 单元格所示。

™ 如果输入分数的分子和分母可以约分,如“二十四分之二”在确认输入后,Excel会自动对其进行约分处理,如图 5-15 中的B5 单元格所示。

04输入指数上标

在工程和数学等方面的应用中,经常需要输入一些带有指数上标的数字或符号单位,如“102”“M3”等。通过设置单元格格式的方法,能够改变指数在单元格中的显示。

例如,需要在单元格中输入“E-20”,可先在单元格中输入“E-20”,然后双击单元格进入编辑模式,选中文本中的“-20”部分,按 组合键打开【设置单元格格式】对话框,选中【特殊效果】组中的【上标】复选框,最后单击【确定】按钮。此时,在单元格中数据将显示为“E-20”形式(在编辑栏中依旧显示为“E-20”),如图 5-16 所示。如果要设置的内容全部为数字,如“103”,则需要将单元格格式设置为“文本”后,再选中 3,然后进行上标设置。

提示

以上所提到的含有上标的数字,在输入单元格后,实际以文本形式保存,不能参与数值计算。

05自动输入小数点

有一些数据处理方面的应用(如财务报表、工程计算等)往往需要大量输入小数数据,如果这些数据需要保留的最大小数位数是相同的,可以通过更改Excel选项免去小数点“.”的输入操作。

06记忆式键入

如果输入的数据包含较多的重复性文字,如建立员工档案信息时,在“学历”字段中总是在“大专学历”“大学本科”“博士研究生”等几个固定词汇之间来回地重复输入。要简化这样的输入过程,可以借助Excel提供的“记忆式键入”功能。

首先,在【Excel选项】对话框中查看并确认【记忆键入】功能是否已被开启:在【Excel选项】对话框【高级】选项卡的【编辑选项】区域,选中【为单元格值启用记忆式键入】复选框(系统默认为选中状态)如图 5-17 所示。

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图 5-17 记忆式键入的选项设置

启用此功能后,当用户在同一列输入相同的信息时,就可以利用“记忆式键入”来简化输入。图 5-18 所示的表格,用户在“学历”字段前 3 行分别输入信息以后,当在第 4 条记录中再次输入“中”时(按键确认之前),Excel会从上面的已有信息中找到“中”字开头的对应记录“中专学历”,然后自动显示在用户正在输入的单元格,此时只要按键,就可以将“中专学历”完整地输入当前的单元格中。

如果输入的第一个文字在已有信息中存在多条对应记录,则必须增加文字信息,一直到能够仅与一条单独信息匹配为止,才可显示记忆式键入信息。

仍以图 5-18 所示表格为例,当在“学历”字段中输入“大”字时,由于分别与“大学本科”和“大专学历”两条记录匹配,所以Excel的“记忆式键入”功能并不能提供建议输入项。直到用户输入第二个字,如输入“大学”时,Excel才能显示建议输入项“大学本科”,如图 5-19 所示。

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图 5-18 记忆式键入 1

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图 5-19 记忆式键入 2

提示

“记忆式键入”功能只对文本型数据适用,对于数值型数据和公式无效。此外,匹配文本的查找和显示仅能在同一列中进行,而不能跨列进行,并且输入内容的单元格与原有数据之间不能存在空行,否则Excel只会在空行以下的范围内查找匹配项。

07从下拉列表中选择

还有一种简便的重复数据输入功能,叫作“面向鼠标版本的记忆式键入”功能,它在使用范围和使用条件上,与以上所介绍的“记忆式键入”完全相同,所不同的只是在数据输入方法上。

以图5-20所示表格为例,当用户需要在“学历”字段的下一行继续输入数据时,可选中目标单元格,然后鼠标右击,在弹出的快捷菜单中选择【从下拉列表中选择】命令,或者选中单元格后按<alt < span="">↓>组合键,就可以在单元格下方显示下拉列表,用户可以从下拉列表中选择输入,如图 5-20 所示。

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图 5-20 从下拉列表中选择

好书推荐

北京大学出版社

《Excel应用大全 for Excel 365 & Excel 2021》

excel不同类型的数据的输入方法(可别以为很简单)(6)

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