怎样写邮件最有效(如何写一封好的专业的电子邮件)

每个人在给员工和同事发邮件之前都应该知道的事情

怎样写邮件最有效(如何写一封好的专业的电子邮件)(1)

尽管短信和社交媒体很流行,但电子邮件仍然是商业世界中最常见的书面沟通方式,也是最常被滥用的。太多的时候,电子邮件信息都是猛烈的、咆哮的、叫嚣的--仿佛简明扼要就意味着你必须听起来很霸道。但事实并非如此。

考虑一下这封最近发给一所大型大学校园内所有员工的电子邮件:

是时候更新你们的教职员工停车证了。新的车标需要在11月1日前完成。停车规则和条例》规定,所有在校园内行驶的车辆必须显示当前的车标。

在这条信息前面打上 "你好!"并不能解决问题。它只会增加一种虚假的亲切感。

怎样写邮件最有效(如何写一封好的专业的电子邮件)(2)

相反,想想看,如果我们简单地加上一个 "请 "字,并直接向读者致意,那么这封邮件会更漂亮,更简短,也可能更有效:

请在11月1日之前更新您的教职员工停车证。

当然,如果邮件的作者真正为读者着想,他们可能会加入另一个有用的小插曲:提示如何以及在哪里更新停车证。以关于停车位贴纸的邮件为例,尝试将这些技巧融入到自己的写作中,以获得更好、更清晰、更有效的邮件。

怎样写邮件最有效(如何写一封好的专业的电子邮件)(3)

1、始终用一个对读者有意义的主题来填写主题行。不是 "贴纸 "或 "重要!"而是 "新停车贴纸的截止日期"。

2、把你的主要观点放在开场白中。大多数读者不会为了一个惊喜的结局而坚持下去。

3、永远不要用一个模糊的 "这个 "开始一条信息--比如 "这个需要在5点前完成"。一定要明确你要写的内容。

4、不要使用所有的大写字母(不要大喊大叫!),也不要使用所有的小写字母(除非你是诗人E. E. Cummings)。

5、作为一般规则,PLZ避免使用文本语言(缩写和首字母缩写)。你可能会ROFLOL(滚在地板上笑出声), 但你的读者可能会留下疑惑WUWT(这是怎么回事)。

怎样写邮件最有效(如何写一封好的专业的电子邮件)(4)

6、要简短而有礼貌。如果你的信息超过两三段,考虑(a)减少信息或(b)提供一个附件。但在任何情况下,都不要发火、咆哮或吠叫。

7、记得说 "请 "和 "谢谢"。而且是真心话。例如,"谢谢你理解为什么下午的休息时间被取消了 "是很傲慢和小气的。这是不礼貌的。

8、在签名区添加适当的联系信息(在大多数情况下,你的姓名、营业地址和电话号码,如果你的公司要求,还要加上法律免责声明)。你需要用巧妙的引言和艺术作品来扰乱签名区吗?可能不需要。

9、在点击 "发送 "之前,先进行编辑和校对。你可能会认为你太忙了,没时间为小事出汗,但不幸的是,你的读者可能会认为你是一个粗心的傻瓜。

10、最后,及时回复严肃的消息。如果你需要超过24小时来收集信息或做出决定,请发送一个简短的回复,解释延迟的原因。

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