怎样写邮件最有效（如何写一封好的专业的电子邮件）

每个人在给员工和同事发邮件之前都应该知道的事情

尽管短信和社交媒体很流行，但电子邮件仍然是商业世界中最常见的书面沟通方式，也是最常被滥用的。太多的时候，电子邮件信息都是猛烈的、咆哮的、叫嚣的--仿佛简明扼要就意味着你必须听起来很霸道。但事实并非如此。

考虑一下这封最近发给一所大型大学校园内所有员工的电子邮件：

是时候更新你们的教职员工停车证了。新的车标需要在11月1日前完成。停车规则和条例》规定，所有在校园内行驶的车辆必须显示当前的车标。

在这条信息前面打上 "你好！"并不能解决问题。它只会增加一种虚假的亲切感。

相反，想想看，如果我们简单地加上一个 "请 "字，并直接向读者致意，那么这封邮件会更漂亮，更简短，也可能更有效：

请在11月1日之前更新您的教职员工停车证。

当然，如果邮件的作者真正为读者着想，他们可能会加入另一个有用的小插曲：提示如何以及在哪里更新停车证。以关于停车位贴纸的邮件为例，尝试将这些技巧融入到自己的写作中，以获得更好、更清晰、更有效的邮件。

1、始终用一个对读者有意义的主题来填写主题行。不是 "贴纸 "或 "重要！"而是 "新停车贴纸的截止日期"。

2、把你的主要观点放在开场白中。大多数读者不会为了一个惊喜的结局而坚持下去。

3、永远不要用一个模糊的 "这个 "开始一条信息--比如 "这个需要在5点前完成"。一定要明确你要写的内容。

4、不要使用所有的大写字母（不要大喊大叫！），也不要使用所有的小写字母（除非你是诗人E. E. Cummings）。

5、作为一般规则，PLZ避免使用文本语言（缩写和首字母缩写）。你可能会ROFLOL（滚在地板上笑出声）， 但你的读者可能会留下疑惑WUWT（这是怎么回事）。

6、要简短而有礼貌。如果你的信息超过两三段，考虑(a)减少信息或(b)提供一个附件。但在任何情况下，都不要发火、咆哮或吠叫。

7、记得说 "请 "和 "谢谢"。而且是真心话。例如，"谢谢你理解为什么下午的休息时间被取消了 "是很傲慢和小气的。这是不礼貌的。

8、在签名区添加适当的联系信息（在大多数情况下，你的姓名、营业地址和电话号码，如果你的公司要求，还要加上法律免责声明）。你需要用巧妙的引言和艺术作品来扰乱签名区吗？可能不需要。

9、在点击 "发送 "之前，先进行编辑和校对。你可能会认为你太忙了，没时间为小事出汗，但不幸的是，你的读者可能会认为你是一个粗心的傻瓜。

10、最后，及时回复严肃的消息。如果你需要超过24小时来收集信息或做出决定，请发送一个简短的回复，解释延迟的原因。

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