ppt的10条小技巧 掌握这22个小技巧

我是名咨询顾问，从事管理咨询10多年，每日80%的工作就是写PPT、汇报PPT，经常有人问我PPT的技巧，如模板、布局、配色等。

因此，3个月前，整理过16个我最喜欢的小技巧，获得了12万的阅读、5万的转发。

今日闲来无事，我更新了6个更加实用的技巧，并在文末送上PPT大礼包，如觉的有用，请顺手点赞、转发。

用思维导图搭框架

我一般先用思维导图搭好PPT框架、确保内容的逻辑清楚和条理清晰，然后用套用模板，导出到PPT中，基本可完成PPT工作的40%，如果PPT要求不高，可以补充点图片、备注即可。

1、搭建PPT内容框架

3、套用PPT模板导出到PPT

套用模板

方法：设计-浏览主题，选择模板即可。

要想又快又好的做一份PPT，模板、素材很重要，我分享了个10G的PPT大礼包，内容包括案例、模版、矢量、制作技巧、电子书等，文末有获取方法。

设置默认文本框，确保格式统一

设置默认文本框，可以达到全部文本框统一格式的效果，如文本框的字体、字号、效果等。

方法：选中颜色、字体等确定好的文本框，右键，选择：设置为默认文本框。

替换字体

有时候，有的PPT字体比较杂、不好看，通过替换字体，可以将整个PPT的中的用到的字体替换为选定的字体，如将所有宋体文本一次性替换为微软雅黑。

方法：开始-替换-替换字体-选择字体即可。

一键对齐对象

方法：选中多个对象，格式 -- 对齐 ，选择对齐方式。

文本转化成SmartArt图

方法：将光标移动到文本框内部，右键，选择转换为SmartArt。

效果图：

从PPT中提取图片、视频

简单，修改文件扩展名，将PPT文件的扩展名从".pptx"修改为".rar"，然后将rar解压缩，依次打开ppt、media文件夹，全部图片、音频、视频都在这里。

巧用自定义放映，快速形成多个汇报版本

有时候，一个文档要向多个部门或多个领导汇报，不同领导关注不同的内容，因此，可以采用自定义反映功能：

方法：幻灯片放映-自定义放映-定义自定义放映，选择不同的片子即可。

快速导入图片

好的PPT，需要精美的图片，准备好图片后，不用一页一页的导入，可以使用相册批量导入功能即可。

方法：插入-相册-新建相册-选择文件夹

不用PS也能抠图

如果图片有背景，就像在新衣服上打了一个补丁一样难看，可以使用PPT的 设置透明色 功能解决。

一键禁止动画

如果因为演讲时间等原因需要取消动画效果，可以一键删除所有动画效果

方法： 幻灯片反映 - 设置幻灯片放映 - 反映时不加动画。

神奇的F4

Office中，最神奇的快捷键就是F4了，它是复制上一步的操作，比如上一步是设置字体颜色为红色，选中一段文字后按F4，这段文字的颜色就变成红色了。

注1：F4和格式刷不一样，F4只是重复上一步动作，格式刷会将两个对象的格式设置为一模一样。

注2：F4是PPT中效率最高的一个快捷键，有兴趣可以看我悟空问答中，有个问答专门讲F4的价值。

快速查找

有时候，PPT内容很多，要修改某页内容但又不知道是哪页，一页一页的查找非常费力，可使用"幻灯片浏览"功能

正常模式：

幻灯片浏览模式：

为每页PPT添加LOGO

在幻灯片母版中添加，确保所有幻灯片都有相同logo。

幻灯片隐藏

有些内容对于作者有用，但在放映时候又用不到，我们可以先隐藏。

再比如，和不同的领导汇报，要汇报不同的内容，只需要在汇报前将不影响的内容隐藏即可。

方法：选中要隐藏的幻灯片，右键，在弹出的菜单中选择"隐藏幻灯片"。

神奇的动画刷

格式刷，我们都不陌生，但动画刷，可以将一个对象上的动画效果复制到另外一个对象上。

方法：使用方法同格式刷。

小提示：同格式刷一样，单击刷子时，只能刷一次。但双击时，可以刷无数次。

取色器（吸管）

我们可以通过取色器快速提取图片和形状的颜色。

幻灯片分组

幻灯片分组在PPT叫分节，相当于文件夹，将不同的主题内容统一到一个分节，便于阅读和操作。

方法：在要分组的幻灯片上方右键，选择新增节，就实现分组了。

大段文字排版技巧

领导给大段文字，更要命的是，领导要求一个字都不能删减，要求转化成PPT，怎么办？

请注意，新手经常犯下面的3个问题：

1. 行间距、段间间、页边距不突出。

2. 关键点不突出。

3. 缺乏必要的留白和修饰。

一些小建议：

1、 标题

标题少用宋体，不够商务，推荐：微软雅黑、思源黑体。

标题不能太空，我们可以增加线条、方框等进行修饰。

2、 正文

正文比较保险的就是微软雅黑、思源黑体。

行间距和边距太小，会显得很拥挤，建议1.2-1.5倍。

关键词要加粗、变色、凸显等可视化的处理。

3、 图片

图片要大方、清晰，杂色少，千万不能花哨，这样的图片才有冲击力。

提高PPT撤销步数

PPT默认的撤销步数是20步，为了安全，可以设置大一些，这样过程中发现错误，可以一直回撤。

方法：依次点击文件 - 选项 - 高级 - 撤销步数 。

轻松做倒计时

插入5个空白页，背景设置为黑色，每个片子上放一个文本框，输入5、4、3、2、1，如下图：

选中5页，选切换，效果：无，换片方式：勾选设置自动换片时间，时间可选为1秒

F5，完成简单版本的倒计时，效果：

动画版倒计时

在简单效果的基础上，加入动画，如转动的时针，动画效果：陀螺旋，如下图

效果如下：

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今天就分享这些吧，像我这样没有背景、只有背影，没有身份、只有身份证的人，就只能靠辛苦努力才能过日子了，如需PPT大礼包，请（1）转发（2）私信：PPT大礼包。

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