Excel办公技能学(职场办公值得拥有)

谈到金山文档,可能很多小伙伴都不熟悉,跟其他在线办公软件相比,金山文档多了非常多的功能,例如:单元格随动图片、掌上看表、生成收集表单、扫码录入等等。

浏览器登录网址「https://docs.wps.cn」就可以便捷使用这个工具了,除了网址,还有小程序可以进行浏览,那么这个工具到底有多强大呢?

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今天我们就来给大家分享「9个金山文档」的最强使用技巧,每一个技巧都可以大大减少你的烦恼,提升工作效率,相信你会爱上这款软件~

01. 云端表格&在线模板

表格版本兼容性」相信是一件让大家非常头疼的事情,无论是Office还是WPS,都已经迭代更新了非常多的版本,在自己电脑上展示得非常「完美」的表格,发送到对方的时候,却出现了一堆问题,例如:字体丢失、函数功能不兼容、图表错位、数据丢失等等。

那么有没有其他更好的解决方案呢?答案是有。

使用「金山文档」的云端表格功能,将需要频繁发送修改的表格上传到金山文档中,通过「分享文档」来获取文档的链接,然后将「链接」发送给对方微信,这样可以很好的避免了版本问题、微信7天清空未保存文件问题,操作也非常简单。

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分享文档」的链接可以设置「有效期」,并且对方可以在多个端,例如:电脑网页、手机网页打开,兼容性都非常棒,也不存在微信 7 天内会清除文件的问题。

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手机端的体验感也非常好,相比微信自带的表格阅读功能,金山文档的功能会更加完善一些,表格切换会更加流畅。

其实微信自带的可读不让改其实很鸡肋,金山文档的优势是可以随手改,自动保存

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最强大的是,作为国内办公软件的扛把子,「金山文档」还提供了海量免费、无广告的在线模板,鼠标点击下就能快速使用。

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网盘收藏的2G表格模板,在角落里瑟瑟发抖,介绍完「金山文档」的最基础功能,我们接着来深挖里面很亮眼的功能~

02. 扫码录入

这也「金山文档」的一个特色之一,传统我们要将某个二维码的内容录入到Excel中,只能手动输入,而「金山文档」小程序提供了「扫码录入」功能,一步,快速录入二维码/条形码内容。

操作也非常简单,打开文档之后,点击「插入」按钮,选择「扫码录入」,接着就可以扫二维码/条形码了,扫码成功后,数据会被成功录入到单元格中,效率非常高。

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这个功能经常用在商品的录入,我们需要录入商品的条形码等,「金山文档」让你的手机瞬间变成一个扫码枪,扫一个录一个,简直不要太爽~

03. 单元格随动图片

从事电商行业,或者HR都应该知道这个功能,插入的图片随着单元格的变化而进行变化,使用传统的电子表格工具,非常难实现这个功能,总是需要手动调整单元格的大小,让页面看起来更加美观一些,其实利用「金山文档」就可以便捷实现。

打开「金山文档」,选择「插入」选项卡,点击「单元格图片」,选择一张本地的图片,即可快速将图片做成随动单元格的样式,非常便捷。

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如果是初次使用在线工具,不太习惯,那么上传后插入图片再将文档下载下来也非常方便,可以大大减少你的工作量~

04. 掌上看表(黄金眼)

这是一个非常喜欢的功能,也被称为“黄金眼”。作为一名经常需要使用手机查看信息图表的职场人员,在碰到复杂表格,又需要及时找到信息的时候,总是需要反复左右拖动、缩小放大。

而且手机屏幕比较小,所展示的字体也非常小,一不留神还容易看错位置,不仅费时还费力。

我们只需要将文件导入「金山文档」小程序,打开之后,只要这张表格的字段标题大于等于6个,我们就可以点击「筛选」按钮,将这张表转换成「筛选表格」,然后点击「看表」按钮即可(即下图圈红色的按钮)。

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我们只需要将文件导入「金山文档」小程序,打开之后,只要这张表格的字段标题大于等于6个,我们就可以点击「筛选」按钮,将这张表转换成「筛选表格」,然后点击「看表」按钮即可(即下图圈红色的按钮)。

05. 历史版本回滚

文件误操作并且已经保存关闭了,有没有什么办法可以找回呢?在传统的办公软件中,如果没有设置版本管理或者备份等,基本上只能重做文档了。

然而市面上的版本管理软件学习成本太高,导致大部分同学仍然还在使用「复制文件」的形式来备份不同的版本。那不妨来试下「金山文档」提供的「历史版本」功能,这个堪称文件时光机。

点击「历史版本」,可以看到文档创建以来操作的任意一个版本,可以对其进行预览或者恢复到某个版本。

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06. 表格转表单

想必很多小伙伴都经历过让同事填写表格信息,手工进行收集,或者将微信上的信息录入到表格中,由于同事的办公水平参差不齐,录入的数据也是什么格式什么顺序都有,工作效率非常低。

这种小问题,就交给「金山文档」来完成吧,这是一个非常赞的功能,跟问卷有点像,但是更加简洁,让填写表格信息录入更加简单。

例如,想要制作员工的花名册,需要让员工填写录入,只需要在表格的第1行录入字段,然后选择「数据选项卡」,点击「根据表格生成收集表」,可以看到右侧有一系列的字段名,点击「生成」。

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发布成功之后,直接把二维码或者链接发送给小伙伴,即可在线生成表单式的录入模板,同时录入的数据会保存到这份工作表中,更加强大的是,还会检测部分数据的格式,错误的数据拒绝录入。

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再也不怕收集数据花费时间了,错误数据直接拒绝录入,大大减少检查的工作量,是不是非常棒呢~

07. 多表快速合并

众所周知,如何我们需要合并多个同类型的 Excel 表格,复制粘贴一般是大家的首选操作,在前面我们也分享过 VBA 代码来进行合并,但是绝大部分同学仍然不会使用。

利用「金山文档」的「多表快速合并」,只需简单上传下文件,一招轻松搞定,10分钟的工作,30秒就搞定。

选择「数据」选项卡下的「合并表格」,然后将上传的表格链接粘贴到「数据框」中,有多少表格粘贴多少,最后一键合并,轻松搞定。

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如果你还经常使用手动合并,可以抓紧试下这个功能,无需安装插件,快捷办公~

08. 文档多人协作

作为一款在线软件,多人协作这个功能无需多讲,是大家共有的功能,金山文档也不例外,可以将文档分享成「可编辑」权限,或者「指定人」,这样可以多个端口同时编辑,并且数据会进行实时更新。

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还可以很便捷地看到哪位同事修改了哪些数据,什么时候更改的,非常贴心:

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09. 多功能工具箱

除了上面这些多特色的使用技巧和功能,「金山文档」还是十分了解国内的情况,知道我们比较懒,也不会找工具,已经帮我们集成了一个「多功能工具箱」,里面有非常多的常用操作,例如:图片转文字、PDF转Word、图片转PDF、论文查重、报表收集等等。

打开小程序「金山文档」就可以看到了,而且非常良心的没有广告,其他在线办公软件来说,简洁了不少。

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好啦,以上就是本期「办公神器推荐」,在线协作办公在不久将会成为一个趋势,金山低调上线了「金山文档」,大大降低了学习的门槛,并且非常重要的一点

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