填写申购单要担责任吗（采购怎么避免替）

一个申购人提交了一个“指定供应商”申请。“指定供应商”的原因可选项有如下几个：

1、客户指定；

2、专有技术或专利；

3、时间紧急，没有足够的时间寻源；

4、基于业务延续性；

5、项目特殊要求，当前唯一可用供应商。

这个申购人选择了“客户指定”这一项。但是在展开描述时却一个字都没提是哪家客户指定，在什么背景下等等这些支持信息。相反，他不断强调项目时间多么多么紧张，希望选择合作过的熟悉的供应商，以便于快速开展项目...

申购人的领导一路绿灯放行，即使工作流的提示部分用红字写着：请申请人提供“指定供应商”的证据。请申请人的审批领导验证核实“指定供应商”的必要性。

到了采购这一关了，采购小D的审批日志是这样写的：

1、通过采购紧急寻源，发现由于项目本身的特殊性以及部分工作需要在疫区开展，仅有供应商ABC愿意承接此项目；

2、本项目一期就是与供应商ABC合作的。考虑到业务延续性和快速开展项目的需要，同意指定项目一期供应商ABC；

3、供应商ABC已经介入项目二期的启动工作。

采购负责人看到这，眉头紧锁地写了一段评语把工作流退回给了采购小D：

“请核实指定供应商的首要因素是“客户指定”，“项目时间紧急”，“业务延续性”，还是“项目特殊要求，当前唯一可用供应商”？如果是客户指定，请核实相关证据。另外，在指定供应商流程没有被批准之前，供应商ABC已经介入项目启动不符合流程。请申请人知悉并且避免类似情况的发生。”

过了一会，采购负责人觉得还是不放心，把采购小D叫过来了...

采购负责人：这个工作流申请人是以“客户指定”为由提起指定供应商申请的，你核实过吗？他在描述中一个劲儿地强调项目时间紧张。明显文不对题啊！

采购小D：这个项目的时间确实很紧张，加上涉及到在疫区工作，想承接项目的供应商寥寥无几。

采购负责人：你能站在用户的角度考虑问题，这个很好！但是，你不能替他们背锅啊！采购负责人的语气变得严肃起来。

采购小D：啊？我只想快速推进流程，没想那么多...

采购负责人：你看，申请人是以“客户指定”为由提起指定供应商申请的，你就应该首先围绕着“客户指定”这件事进行核实。如果申请人的描述不是围绕着“客户指定”的，你需要核实具体什么情况——是申请人选错项了，还是有其他的情况。如果核实“客户指定”无误，你直接审核通过就可以了，也不用写其它文字。采购的核实工作需要聚焦。

而现在的情况是：你的文字像是在给申请人背书，而且维度上和内容上比他写出来的还多。

打个比方吧，申请人说因为原因A（客户指定）需要指定供应商，他解释的时候其实说了原因B（项目紧急）。然后你说因为原因C（项目的特殊性——部分工作需要在疫区开展），和原因D（业务延续性的需要），所以同意指定供应商申请。

这样一来缺乏围绕着“客户指定”这个原因进行核实的逻辑上的一致性。更关键的是：你没有必要写更多与申请人指定供应商初衷不相关的理由为申请人背书。申请人的领导负责核实指定供应商在业务上的必要性（有必要开展这个业务吗？有必要指定供应商吗？），你（采购）的角色和职责是核实指定供应商的合理性：

1、应该指定供应商吗？

2、应该指定这家供应商吗？

3、这家供应商的价格合理吗？

采购小D：老板，您说得有道理！我都没想这么多。我马上去和申请人核实“客户指定”的证据...工作流好不容易批到这，就不退回申请人了行吗？

采购负责人：按照流程，是要把工作流退回申请人的。

来源：unsplash.com

不过还是那句话：你能站在用户的角度为他们着想是非常值得肯定的！但是，请避免无谓的替用户背锅——你替他们改正了错误，他们根本不知道，还以为他们做的是对的，甚至觉得我们帮他们做的就是应该的。这样不仅害了他们，也害了你自己，更有可能损害了采购部的形象和口碑——用户以为采购就应该是这样的。

谁犯的错误谁需要首先意识到，然后承担相应的责任和采取一些列行动——改正错误 (Correction)，纠正错误 (Corrective Action)，并且制定行动方案避免再次发生 (Preventive Action)。

就你这个case来说，我建议你至少把发生的一切告诉他们，告诉他们我批评你了，我不怕做黑脸。关键是不要让他们觉得这样做是对的。另外，请他们好好学习一下采购流程，意识到采购合规的重要性——效率和成本！

总结一下，采购怎么避免替用户背锅？

第一、精通采购流程；

第二、明确采购的角色和职责；

第三、聚焦关键问题，不为用户背书；

第四、发现不符合流程的情况，及时与用户沟通改正，必要时升级；

第五、没有特殊情况，严格按章办事；

第六、时刻扮演培训师的角色——帮助用户了解、熟悉采购流程，帮助用户做Q&A。

流程是采购对内的护城河。你的流程体系构建好了吗？执行的怎么样？

作者：卢山 来源：卢山说精进