外贸发邮件流程（跟客户写邮件的一些细节处理）

文/两又同齐

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繁忙的时候我们可能一个人要同时跟多个在线客户聊天或者回复邮件，而且在软件交流好之后最好再去给客户回复一封邮件来确定一下今天的聊天话题和结果，以及一些需要的资料等。

那么在跟踪和回复客户邮件的时候需要注意以下几点：

第一：标题的书写

我们最好简约明了的标注邮件的主要内容同时写上收件人信息，以及发件人信息。比如：“to sb about sth/from sb”或者是 "to sb as wechat confirm sth"

这样客户看到邮件就会有个印象是关于什么事情的，也有可能是客户问了很多供货商，压根不记得这回事，但是看到写有自己的名字或者公司的抬头，那肯定是以前接触过的，所以客户也会打开看一看而不是直接忽略掉。为了保准起见，我们写完邮件发送成功后，也最好在聊天软件上给客户留言让他主意查收。

说到标题的书写，那在写开发信的时候，看到很多文章教人如何写吸引客户的标题让客户打开邮件，但是要注意一点我们吸引客户打开邮件不是目的，目的是让客户对我们的产品感兴趣，有需求。所以最好少写一些跟内容无关的标题来吸引客户。

因为如果客户打开后跟自己想要的标题里的内容不一致，那除了浪费客户的时间外没有任何作用。比如有的建议写上标题“XXX促销”但是内容却是一封开发信，即没有说哪些产品优惠，也没有说优惠多少。那客户没有达到自己的预期可能会一怒之下将你的邮件归为垃圾邮件。所以简约明了的标题对于彼此都很重要，如果客户需要，自然会点开，如果不需要，也会节约彼此的时间。如果没有必要，尽量不要去写一些与邮件内容不符的标题。

这标题和内容就像我们常说的网站曝光点击率和询盘的关系。我们要知道曝光的目的是为了获得询盘，而不是为了曝光而曝光。很多人会舍本求末，写了很优秀的标题结果跟产品不相关，那么产品曝光到不需要这个产品的客户那里，又起到什么作用呢？曝光量很高，询盘很少。正如开发信发出去很多，回信很少。因为发出去的要么不是自己产品的需求客户，要么就是标题与内容不符。不要为了发信息而发信，也不要为了吸引而吸引。

第二，内容的回复。

邮件的内容主要是陈述聊天中的主要事项以及将来需要核实的问题。所以在书写的时候要分门别类，条例清晰地书写清楚。而不是将聊天内容全部呈现在邮件里。

其实邮件的书写就像我们上学时写的小作文或者解决应用题的方程式。将主要的，次要的，以及待解决的一一列清楚。

如果客户问题很多，那可以逐条写问题写答案，当然在问题和答案的时候可以利用不同的颜色或者字体来区分问题和答案。一般两种自己就可以，多了就会显得杂乱，就像我们人穿衣服搭配一样，色彩多了就会有乱花渐欲迷人眼的感觉。

如果问题一句两句解释不清楚，那就用个图标或者文档专门针对解决这个问题，这样也方便客户查看和存档。有的时候图表比语言更有说服力。邮件里的内容切忌太冗长。如果我们需要问客户的问题太多。那就先捡几个重要的问题，剩下的可以等客户回信后再询问。不要一次性将问题都呈现在一封邮件里。这样，谁看了都会有点抵触。

第三，落款问题

很多时候我们为了方便，直接就写上自己的名字就结尾了。如果和客户彼此印象深刻还好些。如果印象不深刻的话。再加上用同一个英文名字的人多，那么客户可能就会有混交的可能。

所以在书写的时间最好将公司的详细信息都写清楚，给客户加深印象。同时也显的自己专业。

除了公司信息，自己的名字最好也加上称谓，以便客户区分跟自己交流的人是男性还是女性。所以可以在名字后备注MR/Ms/Miss等加以区分。

其实在沟通中需要注意的细节还有很多，而且产品不同，细节的呈现方式也不一样。往往我们专不专业就是在这些细微的事情中得以体现。所以想要搞定客户就得做个有心的人。